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Résumé du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat aux activités administratives et aux affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Est responsable de la gestion des documents et des dossiers de l’unité. Agit comme personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures. Coordonne les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la diplomation. Conseille les étudiantes et étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents afin d’en assurer la qualité grammaticale et l’exactitude. Administre les comptes de l’unité.
Principales fonctions et responsabilités :
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Participe au bon fonctionnement de l’unité. Recueille et présente des renseignements factuels liés à son domaine de responsabilité et recommande des changements de procédures visant à améliorer l’efficacité des opérations de l’unité. Collabore avec le superviseur et les autres membres du personnel pour établir les priorités de travail. Effectue les suivis nécessaires et veille à la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
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Reçoit les étudiantes et étudiants et leur fournit des renseignements détaillés et des explications. Contrôle les inscriptions aux cours. Participe à l’organisation des admissions et des inscriptions. Prépare, examine et vérifie les dossiers d’admission et d’inscription liés aux cours et aux programmes. Remplit et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programme, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires, ainsi que les programmes de résidence et de stage.
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Conseille les étudiantes et étudiants relativement à leurs dossiers. Résout les problèmes. Veille à l’application des règlements académiques et au respect des échéances. Selon les besoins de l’unité, prépare les horaires de rotation des résidences et d’autres activités étudiantes.
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Produit des rapports et des statistiques. Rédige et met en forme divers documents tels que la correspondance, les rapports, les notes de service, etc. Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que des brochures promotionnelles, des guides départementaux et des rapports annuels, y compris la mise à jour et l’entretien des pages Web. Rédige de la correspondance et d’autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et en révise l’orthographe, la grammaire et l’exactitude. Signe certains documents. Gère l’agenda du superviseur, fixe les rendez-vous, lui rappelle ses engagements et organise son emploi du temps en fonction des priorités.
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Planifie les réunions, communique avec les participantes et participants et réserve les salles. Contribue à la préparation des ordres du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions relevant de son champ de responsabilité.
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Utilise divers logiciels. Assure la gestion des systèmes d’information informatisés et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des activités de l’unité.
La liste des fonctions et responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être accomplies par une personne dont le poste correspond à cette description générique d’emploi.
Autres compétences et aptitudes requises :
La personne candidate doit être orientée vers la clientèle et le service, faire preuve d’un haut niveau de tact, de diplomatie et de professionnalisme, et démontrer une capacité éprouvée à établir des relations de travail productives avec les membres du personnel et les résidentes et résidents. Capacité démontrée d’écoute et d’accompagnement des résidentes et résidents dans la résolution de problèmes. Aptitude démontrée à travailler de manière autonome ainsi qu’au sein d’une équipe. Grand souci du détail et capacité éprouvée à relire et à réviser la correspondance et d’autres documents en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. Discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels. Capacité à travailler efficacement sous pression. Aptitude à travailler dans un environnement informatique sur PC utilisant des bases de données spécialisées, des logiciels de traitement de texte, des tableurs, des logiciels de présentation, le courrier électronique et des outils de maintenance Web. Connaissance du français et de l’anglais : l’Université McGill est une université de langue anglaise où les responsabilités quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Admissions Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-06-14
Date limite pour postuler :
2026-08-06
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
