L’adjoint.e administratif.ve s’occupe en grande partie de la gestion des dossiers client. Elle/Il a un grand sens de l’organisation afin d’effectuer le suivi et classement des dossiers virtuels et papier, de bien connaître les types/demandes des clients et d’y répondre rapidement et efficacement.
Ce poste est primordial pour la bonne poursuite des activités de l'étude notariale. Nous sommes à la recherche d'une personne en mesure de prendre ce rôle comme sa carrière principale.
Cette fonction exige de la diligence et une communication efficace avec diverses parties telles que les intervenants sociaux, les partenaires d'affaires, les notaires, les clients.es et les organismes publics/privés. De plus, il/elle doit tenir la notaire informée des développements quotidiens des demandes provenant de la clientèle.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
- Accueil des clients en s'assurant de pouvoir se lever et ouvrir la porte, le cas échéant
- Soutien pour les appels téléphoniques et courriels électroniques
- Planification /gestion des agendas pour les rencontres et en assurer le suivi
- Effectuer la mise à jour des informations des clients dans la base de données (en continu)
- Impression des dossiers corporatifs/professionnels en format papier ou PDF
- Numérisation des documents pour une approche dans papier
- Avoir la capacité d'agir en tant que commissaire à l'assermentation. les frais reliés à l'inscription sont payés en entier par l'étude notariale
- Remplir les formulaires ou aider à la préparation des documents en collaboration avec la notaire
- Préparation aux rencontres de la notaire : s'assurer de réserver les plages horaires à l'agenda, s'occuper du bon maintien de la salle d'attente et donner les indications administratives aux clients.es
- Participer en collaboration avec la notaire dans la création de procédures administratives
- Préparer les copies certifiées conformes des actes notariés
- Toutes autres tâches connexes liées au volet administratif
EXIGENCES :
- ESSENTIEL : au moins 1 à 3 ans d'expérience en tant qu’adjoint.e administratif.ve en cabinet juridique privé au Québec
- ESSENTIEL : diplôme en secrétariat juridique ou technique en secrétariat
- ESSENTIEL : excellente communication orale et écrite en français
- ESSENTIEL : les candidats formés à l'extérieur du Québec doivent fournir une attestation d'équivalence ou une reconnaissance des compétences
- Connaissance du système administratif québécois, des organismes publics et des procédures notariales
- Avoir un excellent sens de l’organisation et un souci de la planification
- Rapidité d’exécution et excellente gestion du stress et des priorités
- Bonne connaissance de la Suite Microsoft et habile pour apprendre de nouveaux logiciels
- Fortes habiletés interpersonnelles, entregent et désir d’aider la clientèle
- Esprit d'équipe
- Avoir des aptitudes avec les systèmes informatiques et les photocopieurs
Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel
Rémunération : 19,00$ à 25,00$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
Exigences linguistiques souples :
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)
Expérience:
- Service à la clientèle: 1 an (Obligatoire)
- administration: 1 an (Obligatoire)
- soutien téléphonique: 1 an (Obligatoire)
Langue:
Permis/certificat:
- diplôme en secrétariat ou connexe (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
