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Description de l'entreprise
Depuis plus de 20 ans, Manulife Wealth propose des stratégies financières personnalisées aux Canadiens, en s'appuyant sur la force mondiale de Manuvie et ses 1 300 milliards de dollars d'actifs sous gestion. Diligence Wealth Management, un cabinet d’élite au sein du réseau Manulife Wealth, gère plus de 13 milliards de dollars d'actifs. Notre équipe en pleine expansion se consacre à offrir des solutions d'investissement innovantes et à assurer la liberté financière de nos clients d'un bout à l'autre du pays.
Description du poste
Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) pour rejoindre notre équipe en pleine croissance. Ce rôle hybride à temps plein est essentiel à nos opérations quotidiennes, servant de lien critique entre nos conseillers, nos clients et nos services d'arrière-guichet (back-office). Vous gérerez le cycle de vie administratif des comptes clients — de l'ouverture et la conformité jusqu'aux rapports périodiques et à la correspondance personnalisée.
Structure de travail :
- Phase initiale : La formation se déroulera à distance ou à notre bureau de Dorval, QC.
- Flexibilité : Ce poste offre un horaire hybride, permettant un équilibre entre le travail collaboratif au bureau et le télétravail.
Responsabilités clés
- Gestion client : Faciliter l'ouverture de comptes, les transferts et la mise à jour de la documentation.
- Opérations : Agir en tant qu'intermédiaire principal entre les conseillers et le back/middle office pour assurer un traitement fluide des demandes.
- Conformité et rapports : Tenir des registres méticuleux et veiller à ce que toutes les activités respectent les normes réglementaires de l'industrie.
- Communication : Rédiger des correspondances professionnelles et gérer les suivis avec la clientèle.
- Organisation : Maintenir les systèmes de classement numériques et prioriser les flux de travail administratifs quotidiens.
Qualifications
- Expérience : Expérience confirmée en administration, de préférence dans le secteur des finances ou de la gestion de patrimoine.
- Compétences technologiques : Maîtrise avancée de Microsoft Excel, Word et Adobe Acrobat.
- Souci du détail : Une approche axée sur la précision et l'exactitude des données et de la documentation.
- Communication : Excellentes capacités de communication interpersonnelle et rédactionnelle.
- Adaptabilité : Capacité à travailler de manière autonome en télétravail tout en étant un joueur d'équipe collaboratif.
Atouts souhaités
- Bilinguisme : La maîtrise du français et de l'anglais est un atout majeur.
- Connaissance du secteur : Compréhension de l'environnement d'investissement canadien et des processus de planification financière.
- Développement professionnel : Un intérêt pour l'obtention du Cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CSC©) et du Manuel sur les normes de conduite (CPH©) est fortement valorisé.
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Company Description
Manulife Wealth has provided personalized financial strategies to Canadians for over 20 years, backed by the global strength of Manulife’s $1.3 trillion in assets under management. Diligence Wealth Management, an elite firm within the Manulife Wealth network, manages over $13 billion in assets. We are an ever-expanding team dedicated to offering innovative investment solutions and providing financial freedom to clients across the country.
Role Description
We are seeking a proactive Administrative Assistant to join our growing team. This full-time hybrid role is essential to our daily operations, serving as the critical link between our advisors, clients, and back-office departments. You will manage the administrative lifecycle of client accounts—from onboarding and compliance to ongoing reporting and high-touch correspondence.
Work Structure:
- Initial Phase: Training will be conducted remotely or at our Dorval, QC office.
- Flexibility: This role offers a hybrid schedule, balancing collaborative in-office days with remote work.
Key Responsibilities
- Client Management: Facilitate account openings, transfers, and documentation updates.
- Operations: Act as the primary intermediary between advisors and the back/middle office to ensure seamless processing.
- Compliance & Reporting: Maintain meticulous records and ensure all activities meet industry regulatory standards.
- Communication: Draft professional client correspondence and manage scheduling/follow-ups.
- Organization: Maintain digital filing systems and prioritize daily administrative workflows.
Qualifications
- Experience: Proven background in administration, preferably within finance or wealth management.
- Tech Savvy: Advanced proficiency in Microsoft Excel, Word, and Adobe Acrobat.
- Detail-Oriented: A "zero-mistake" mindset with a high level of accuracy in data entry and documentation.
- Communication: Exceptional interpersonal and written communication skills.
- Adaptability: Ability to work independently in a remote setting while remaining a collaborative team player.
Preferred Skills & Assets
- Bilingualism: Proficiency in both French and English is highly valued.
- Industry Knowledge: Understanding of the Canadian investment landscape and financial planning processes.
- Professional Development: An interest in pursuing the Canadian Securities Course (CSC©) and the Conduct and Practices Handbook (CPH©) is a significant asset.
Pay: $40,000.00-$45,000.00 per year
Benefits:
- On-site parking
- Paid time off
Education:
- Bachelor's Degree (preferred)
Language:
- French (required)
- English (required)
Location:
- Dorval, QC H9P 2V9 (required)
Work Location: In person
