Vous aimeriez rejoindre une équipe dynamique au sein d’un organisme reconnu pour la qualité des soins à domicile ? Votre parcours vous a permis d'acquérir et mettre à profit un ensemble diversifié de compétences, dont: préparation de la paie, soutien à la direction générale et à l'équipe RH, comptabilité et administration générale, service à la clientèle et réception? Vous avez à coeur le bien-être des clients et employés? Vous valorisez une approche basée sur le respect, la recherche de solution et vous vous montrez volontiers prêt·e à vous retrousser les manches? Joignez-vous à notre équipe !!
À propos de Nova Soins à domicile
Nova Soins à domicile est un organisme à but non lucratif dont la mission est d'offrir des soins de santé à domicile et des soins de soutien aux proches aidants. Nova Soins à domicile travaille conjointement avec les personnes malades, leurs familles et proches, les CLSC et les autres organismes de santé communautaire. Nova Soins à domicile offre des services dans les secteurs du CIUSSS Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal, du CIUSSS Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal et une partie du CIUSSS de l'Ouest-de-l'Île-de-Montréal.
Avantages liés au poste :
- Salaire compétitif
- Avantages sociaux : régime de retraite et d’assurances (médicale et dentaire)
- Environnement de travail inclusif et dans une atmosphère positive où la collaboration et le respect sont des valeurs fondamentales.
Description du poste :
Relevant de la directrice générale le/la coordonnateur.trice, Paie et administration répond aux demandes d’information générale (téléphone et courriel) ou les achemine aux personnes concernées pour résolution. De plus, il/elle prépare les instructions de paie, les transmet au cabinet de comptabilité externe et assure le suivi régulier de renseignements à propos des employés afin d’en assurer l’exactitude. Effectue diverses réconciliations périodiques en lien avec les conditions d’emploi des employés (assurance collective, régime de retraite, etc.) . Appuie la Directrice générale, de même que l’équipe d’administration pour l’organisation de rencontres, de formation et d’événements, etc. Appuie la directrice ressources humaines par un soutien administratif en lien avec des tâches ou processus RH/projets divers (recrutement, formation, préparation de correspondance, etc.).
Responsabilités et tâches :
1. Volet: Service à la clientèle et réception
- Répondre aux demandes d’information ou questions générales provenant de l’externe, y compris les clients existants ou potentiels, les familles, les références, les prestataires, les contracteurs, les organismes partenaires et autres contacts, ou les acheminer aux personnes concernées pour résolution.
- Fournir de l’information au sujet des services de Nova.
- Partager l’information au sujet des dons et assiste les personnes offrant des dons par téléphone, au besoin, à compléter le formulaire de don.
- Accueillir les visiteurs, recevoir le courrier au bureau de Nova et effectue les contrôles de sécurité au besoin.
2. VOLET Paie, RH et comptabilité
- Compiler les données relatives à la paie (entrée des heures totales, kilométrage, dépenses) et s’assurer du dépôt des documents en appui pour tous les remboursements de dépenses
- En collaboration avec la coordonnatrice clinique, valider l’information en lien avec les feuilles de temps afin d’en assurer la cohérence
- Préparer les instructions de paie, les transmettre au cabinet de comptabilité externe et assurer le suivi des dossiers
- Préparer les dossiers d’embauche, accueillir les nouveaux employés et agir comme personne-ressource auprès des employés
- Préparer les lettres pour les employés ayant un changement de statut, une promotion, un changement d’horaire ainsi que les confirmations d’emploi.
- Assurer le suivi des demandes de vérifications pré-emploi, ainsi que le suivi des banques de maladie et vacances.
- Effectuer des réconciliations mensuelles en lien avec la paie et les avantages sociaux.
- Effectuer le suivi régulier de renseignements à propos des employés afin d’en assurer l’exactitude et effectuer diverses réconciliations périodiques en lien avec les conditions d’emploi des employés.
- Effectuer des tâches en lien avec la comptabilité (p.ex. facturation, comptes à payer, chèques, etc.) et répondre aux questions du contrôleur financier quant à la paie et à la facturation. Effectuer la liaison et coordination avec le cabinet de comptabilité externe pour envoie des factures à payer ou dépôt de chèques reçus.
- Préparer divers rapports et saisir des données reliées au calcul de certains indicateurs.
- Appuyer la Directrice ressources humaines et gestion des bénévoles dans le développement ou la mise en œuvre de certaines initiatives.
3. VOLET Paie, RH et comptabilité
- Appuyer la Direction générale et le Conseil d’administration, au moyen de rapports et de correspondance, au besoin. (Rapports mensuels sur les activités de Nova, correspondance d’usage … etc.)
- Appuyer la Directrice clinique pour la validation, la production ou la diffusion d’information.
- Travailler en étroite collaboration avec la coordonnatrice clinique, notamment dans le cycle de préparation de la paie.
- Participer à la production et à la distribution de documents et de rapports en vue des réunions du Conseil d’administration, et à l’intention des résidences funéraires, des organismes partenaires, etc.
- Assurer la tenue des dossiers, du système de classement et des archives.
- Commander les fournitures et en dresser l’inventaire, en collaboration avec le personnel infirmier.
- Préparation de pochettes contenant les documents remis aux clients lors de la rencontre initiale
- Appuyer l’équipe d’administration en lien avec l’organisation d’événements spéciaux (réunions du Conseil et réunion générale annuelle, événements voués à l’appréciation du personnel, réception des Fêtes, paniers des Fêtes avec les infirmières, événements à l’intention des bénévoles … etc.), de rencontres ou de formations et en assurer le suivi post-événement (p.ex. préparer des attestations de participation aux formations, transmettre les questionnaires d’appréciation).
- Assurer au besoin le lien avec les représentants de l’édifice; effectuer le suivi des services d’entretien du bureau pour s’assurer qu’ils sont effectués tel que prévu.
- Assumer certaines tâches en lien avec l’administration ou le maintien du système téléphonique.
Profil recherché et qualifications
- Diplôme collégial en administration, comptabilité, ressources humaines ou autre domaine pertinent
- Formation de l’Association canadienne de la paie, un atout important
- Minimum 5-7 ans d’expérience dans un rôle similaire de coordination (paie, RH, comptabilité) et de soutien administratif et/ou service à la clientèle/réception
- Expérience dans le secteur de la santé et/ou dans un organisme communautaire ou OBNL d’envergure, un atout
- Bilinguisme français/anglais à l’oral et à l’écrit (niveau avancé)
- Maîtrise des outils de la suite Office 365 et autres outils informatiques couramment utilisés (p.ex. recherche internet, sites d’affichages de postes, etc.)
- Connaissance du système EmployeurD ou autres systèmes RH/Paie, un atout
- Habiletés marquées pour la communication, les relations interpersonnelles et le service à la clientèle
- Esprit d’équipe et aptitude à travailler en collaboration avec les membres d’une équipe interdisciplinaire; se montrer prêt à se retrousser les manches et mettre la main à la pâte
- Habileté démontrée pour la gestion des priorités et des suivis avec l’équipe
- Sens aiguisé de l’initiative, débrouillardise et autonomie. Rigueur et sens du détails en ce qui a trait aux données de paie et pour les dossiers d’employés pour en assurer la qualité et l’exactitude
- Haut degré d’organisation du travail et capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément, à faire preuve de rigueur et souci du détail
- Professionnalisme, discrétion et confidentialité, intégrité et faire preuve d’un excellent jugement.
- Désir de contribuer au sein d’une équipe qui valorise la diversité, l’inclusion, le respect et la bienveillance et qui cultive avec soin une atmosphère empreinte d’une attitude positive et de reconnaissance.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 35,00$ à 40,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Régime de retraite
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile
Lieu du poste : Télétravail hybride à Westmount, QC H3Z 2M9
