Sommaire du poste:
Joignez-vous à notre équipe dynamique en tant que gestionnaire documentaire et jouez un rôle de premier plan dans la supervision du cycle de vie complet de la documentation pour des projets d'envergure en ingénierie industrielle. Dans ce rôle, vous veillerez à ce que tous les dossiers d'ingénierie, d'approvisionnement, de construction et de gestion de projet soient adéquatement formatés, classifiés, stockés, suivis et distribués conformément aux normes du projet. Vous serez également responsable d'établir les procédures de contrôle documentaire, de maintenir les systèmes de documentation et d'assurer la conformité aux exigences de gouvernance à l'échelle de l'organisation du projet.
Responsabilités:
- Gouvernance et élaboration des procédures
- Élaborer, mettre en œuvre et maintenir les procédures de gestion et de contrôle documentaire, incluant les flux de travaux, les gabarits, les conventions de nommage, les systèmes de numérotation et les structures de classification.
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Assurer la conformité aux normes documentaires du projet, du client et de l’entreprise.
- Former les équipes de projet, les entrepreneurs et les partenaires externes aux processus, aux outils et aux exigences documentaires.
- Gestion et contrôle documentaire
- Superviser l’ensemble des documents de projet entrants et sortants, en assurant l'exactitude de l'enregistrement, du codage, du contrôle des révisions et du suivi des statuts.
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Gérer la mise en forme, la numérotation, l'attribution des métadonnées et la classification de tous les documents techniques et non techniques.
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Assurer une gestion rigoureuse des versions ainsi que la distribution et le rappel des documents contrôlés.
- Traitement documentaire et coordination des flux de travaux
- Coordonner les cycles de révision et d'approbation pour les livrables d'ingénierie, les documents des fournisseurs, les devis, les plans, les procédures et la correspondance.
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Assurer le suivi de la performance des flux de travaux et relancer les actions en suspens.
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Veiller à ce que les documents périmés ou remplacés soient retirés de la circulation.
- Administration des systèmes GED (Gestion électronique des documents)
- Gérer et administrer les plateformes GED telles qu'Aconex, ProjectWise, SharePoint ou Documentum.
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Configurer les dossiers de projet, les permissions, les structures de métadonnées et les flux de travaux.
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Soutenir le dépannage, l'intégration des utilisateurs (onboarding) et la conformité du système.
- Archivage et gestion des documents
- Assurer l’archivage adéquat, la rétention et la gestion du cycle de vie de l’ensemble des documents.
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Maintenir des archives structurées, tant numériques que physiques.
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Préparer les dossiers de documentation pour le transfert aux équipes de construction, de mise en service ou de l'exploitation.
- Qualité, conformité et soutien aux audits
- Réaliser des audits documentaires périodiques.
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Assurer la traçabilité documentaire, incluant l’historique des révisions et les registres d’approbation.
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Soutenir les processus AQ/CQ (Assurance Qualité / Contrôle Qualité) ainsi que les audits internes et externes.
- Rapports et soutien aux parties prenantes
- Produire des rapports d'état et des tableaux de bord hebdomadaires et mensuels relatifs à la documentation.
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Soutenir la direction de projet et les chefs de discipline pour tous leurs besoins documentaires.
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Fournir des rapports sur l'avancement, les goulots d'étranglement (bottlenecks) et la conformité de la documentation.
Les compétences et expertises que vous mettrez au service:
- Minimum de 5 ans d'expérience en gestion ou en contrôle documentaire au sein de projets d'envergure en ingénierie industrielle ou en infrastructures.
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Expérience dans l'élaboration et la mise en œuvre de procédures de contrôle documentaire, de systèmes de numérotation et de structures de classification.
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Excellente compréhension de la documentation d'ingénierie, incluant les plans (dessins), les devis, les fiches techniques, la correspondance et les dossiers techniques.
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Maîtrise des plateformes GED (Aconex, ProjectWise, Documentum, SharePoint).
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Grand sens de l'organisation et rigueur (souci du détail).
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Excellentes capacités de communication et de coordination.
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Capacité à gérer des volumes importants de documents tout en respectant des échéanciers serrés.
Atouts et qualifications souhaitées:
- Expérience dans des environnements de projets IAGC (Ingénierie, Approvisionnement, Gestion et Construction).
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Connaissance des normes de documentation ISO.
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Expérience dans la préparation de dossiers de transfert ou de remise d'ouvrages.
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Connaissance des exigences réglementaires en matière de conservation des documents (délais de rétention).
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Certifications en contrôle documentaire ou en gestion d'archives/documents.
Pour plus d’informations ou pour postuler directement, veuillez contacter :
Sabina Brietzke
Recruteur technique
[email protected]
Cadre s’engage à offrir un traitement équitable et des chances égales à toutes et à tous. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour les candidats qui participent à toutes les étapes du processus de sélection. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Summary of Position
Join our dynamic team as Document Manager and play a key role in overseeing the full lifecycle of project documentation for large-scale industrial engineering projects. In this position, you will ensure that all engineering, procurement, construction, and project management records are properly formatted, classified, stored, tracked, and distributed in accordance with project standards. You will also establish document control procedures, maintain documentation systems, and ensure compliance with governance requirements across the project organization.
Additional responsibilities include but are not limited to:
- Documentation Governance & Procedure Development
- Develop, implement, and maintain document management and control procedures, including workflows, templates, naming conventions, numbering systems, and classification structures.
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Ensure compliance with project, client, and corporate documentation standards.
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Train project teams, contractors, and external partners on documentation processes, tools, and requirements.
Document Management & Control
- Oversee all incoming and outgoing project documents, ensuring accurate logging, coding, revision control, and status tracking.
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Manage formatting, document numbering, metadata assignment, and classification of all technical and non‑technical documents.
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Ensure correct versioning and manage the distribution and recall of controlled documents.
Document Processing & Workflow Coordination
- Coordinate review and approval cycles for engineering deliverables, vendor documents, specifications, drawings, procedures, and correspondence.
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Monitor workflow performance and follow up on outstanding actions.
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Ensure obsolete or superseded documents are removed from circulation.
EDMS Administration
- Manage and administer EDMS platforms such as Aconex, ProjectWise, SharePoint, or Documentum.
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Configure project folders, permissions, metadata structures, and workflows.
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Support troubleshooting, user onboarding, and system compliance.
Archiving & Records Management
- Ensure proper archiving, retention, and lifecycle management of all documents.
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Maintain structured digital and physical archives.
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Prepare documentation packages for handover to construction, commissioning, or operations.
Quality, Compliance & Audit Support
- Conduct periodic documentation audits.
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Ensure document traceability, including revision histories and approval logs.
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Support QA/QC processes and internal/external audits
Reporting & Stakeholder Support
- Generate weekly and monthly document status reports and dashboards.
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Support project leadership and discipline managers with documentation needs.
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Provide reporting on document progress, bottlenecks, and compliance.
Requirements:
- Minimum 5 years of experience in document management or document control within large‑scale industrial engineering or infrastructure projects.
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Experience developing and implementing document control procedures, numbering systems, and classification structures.
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Strong understanding of engineering documentation, including drawings, specifications, datasheets, correspondence, and technical records.
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Proficiency in EDMS platforms (Aconex, ProjectWise, Documentum, SharePoint).
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Strong organizational skills and attention to detail.
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Excellent communication and coordination abilities.
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Ability to manage high volumes of documents under tight deadlines.
Nice‑to‑Have Qualifications:
- Experience in EPC project environments.
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Familiarity with ISO documentation standards.
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Experience preparing turnover or handover documentation.
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Knowledge of regulatory requirements for documentation retention.
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Certifications in document control or records management.
For further information or to apply directly, please contact:
Sabina Brietzke
Technical Recruiter
[email protected]Cadre is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. We thank all those who apply; however, only those candidates selected for interviews will be contacted.
INDONA
