Sommaire du poste
Sous la supervision de la direction, l'adjointe administrative assure un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement de la garderie. Elle veille à l'accueil des familles, à la gestion des dossiers administratifs, à la coordination des communications ainsi qu'au soutien des activités administratives, financières et opérationnelles, tout en respectant les normes de confidentialité et les exigences réglementaires.
Responsabilités principalesAdministration
- Assurer l'accueil des parents, visiteurs et fournisseurs.
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes d'information.
- Rédiger, corriger, mettre en page et transmettre divers documents administratifs.
- Effectuer la saisie de données et assurer la tenue à jour des dossiers.
- Classer et archiver les documents conformément aux politiques de la garderie.
- Maintenir la confidentialité des renseignements personnels.
Gestion des dossiers
- Créer et maintenir les dossiers des enfants et des employés.
- Assurer le suivi des documents obligatoires.
- Préparer les documents requis lors des inspections ou des vérifications administratives.
- Veiller à l'exactitude des informations administratives.
- Gestion des " Portail d"inscription".
- Suivi des dossiers de subventions et des exigences du Ministère de la Famille.
- Préparation des documents lors des inspections ministérielles.
- Suivi des dossiers de vérification des antécédents judiciaires (VAE).
- Gestion des présences, des contrats de services et de la facturation.
- Utilisation des logiciels de gestion de garderie .
Soutien à la direction
- Assister la direction dans les tâches administratives quotidiennes.
- Préparer les rapports, tableaux, statistiques et autres documents.
- Organiser les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus au besoin.
- Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la direction.
Soutien financier
- Préparer les factures et assurer le suivi des paiements.
- Effectuer la conciliation de certaines données administratives.
- Collaborer avec le service de comptabilité et les fournisseurs.
- Assurer le suivi des commandes et des fournitures de bureau.
Soutien aux ressources humaines
- Préparer les documents liés à l'embauche et à l'intégration des employés.
- Mettre à jour les dossiers du personnel.
- Effectuer le suivi des formations, certificats et documents obligatoires.
- Apporter un soutien administratif à la gestion des horaires.
Qualifications requises
- DEC ou AED en techniques d’éducation à l’enfance; Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou collégiales en bureautique, administration ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Expérience comme éducatrice en petite enfance
- Expérience pertinente en soutien administratif.
- Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- La connaissance de l'anglais constitue un atout.
Compétences recherchées
- Sens de l'organisation et des priorités.
- Excellentes aptitudes en communication.
- Professionnalisme et courtoisie.
- Rigueur et souci du détail.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Autonomie et sens de l'initiative.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Esprit d'équipe et excellent service à la clientèle.
Conditions de travail
- Horaire de travail selon les besoins de la garderie.
- Travail principalement en présentiel.
- Utilisation quotidienne d'un ordinateur et des logiciels de bureautique.
- Interaction régulière avec les parents, les employés, les fournisseurs et les organismes gouvernementaux.
Exigences
- Posséder au moins un (1) an d'expérience à titre d'éducatrice.
- Détenir une carte de RCR valide.
- Détenir une vérification valide des antécédents judiciaires.
- Excellente maîtrise du français, à l'oral et à l'écrit. La connaissance de l'anglais constitue un atout
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les enfants, les familles et les collègues.
Rémunération : 24,04$ à 29,00$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
