Notre client, une entreprise du domaine religieux, est à la recherche d'une personne rigoureuse et organisée pour soutenir les activités de gouvernance à Montreal. Ce rôle contribue à la qualité des dossiers corporatifs, au suivi des obligations réglementaires et à la préparation des instances décisionnelles. La personne retenue jouera également un rôle clé dans la gestion documentaire, la coordination administrative et le maintien de pratiques conformes, efficaces et bien structurées.
Responsibilities:
- Assurer la mise à jour complète des registres corporatifs, incluant les documents constitutifs, les règlements internes, les registres des administrateurs et dirigeants ainsi que les cadres de gouvernance.
- Administrer les dossiers immobiliers de l’organisation en veillant au classement exact des titres, actes, baux et autres documents contractuels.
- Suivre les obligations prévues par les lois fédérales et provinciales applicables aux organismes sans but lucratif et aux organismes de bienfaisance afin de maintenir la conformité de l’organisation.
- Organiser les déclarations obligatoires, les dépôts annuels et les renouvellements requis auprès des autorités compétentes dans les délais prescrits.
- Participer à l’amélioration des politiques et procédures de gouvernance en proposant des ajustements adaptés aux besoins de l’organisation et aux bonnes pratiques du secteur.
- Mettre en place une documentation claire et facilement accessible des politiques, résolutions et décisions officielles, tout en assurant la mise à jour des bases de données corporatives et immobilières.
- Gérer les dossiers administratifs liés aux pensions et à certains suivis de fiscalité personnelle, avec un haut niveau de discrétion et de précision.
- Coordonner les réunions du conseil d’administration et des comités, préparer les ordres du jour et la documentation pertinente, puis rédiger et archiver les procès-verbaux et les résolutions.
- Offrir un soutien administratif aux initiatives spéciales en gouvernance et collaborer avec les conseillers juridiques externes ainsi qu’avec les responsables des communautés et des œuvres apostoliques au besoin.
Avantages du poste:
Assurances collectives + REER;
Trois (3) semaines de vacances + fermé entre Noël et jour de l'An;
Stationnement sur place et facile d'accès en transport en commun;
bureau fermé
Exigences du poste:
Minimum de 3 années d’expérience dans un poste administratif comportant des responsabilités en gestion documentaire, conformité ou soutien à la gouvernance;
Bilinguisme (français/anglais) pour communiquer quotidiennement avec les parties prenantes à travers le Canada;
Mode hybride - 2 jours de télétravail;
Expérience approfondie avec les responsabilités de procès verbaux
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