Mandat
**** Concours réservé au personnel de Santé Québec ****
Sous l’autorité de Coordonnatrice des mécanismes d’accès et de liaison aux services médicaux de première ligne (DASPL), la personne titulaire de ce poste aura à travailler en étroite collaboration avec différents partenaires internes et externes (médecins, gestionnaires de cliniques ou groupes de médecine familiale, autres directions du CISSS, etc.).
Ses champs d'activités visent essentiellement à :
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Soutenir la DTMF et contribuer au respect du plan régional des effectifs médicaux
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Développer et soutenir l’utilisation d’outils clinico-administratifs de planification, d’évaluation, de suivi et d’aide à la décision liés notamment aux activités médicales particulières (AMP)
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Développer et supporter les projets d’amélioration de l’accès aux services de première ligne
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Elle assume tout autre mandat ou responsabilité à la demande ou avec l’accord de son supérieur immédiat.
DÉTAIL DES FONCTIONS
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Participe à différents projets à la demande de son gestionnaire immédiat selon les échéances et priorités.
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Assure la planification, le déploiement, le suivi et l’amélioration continue de ses différents mandats selon les meilleures pratiques.
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Participe et anime des rencontres de déploiement de projet avec les cliniques.
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Évalue ses interventions en s’appuyant sur les critères et indicateurs de performance et de qualité établis.
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Adapte et réalise des activités d’enseignement, de formation et de développement des compétences.
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Soutient les cliniques dans l'utilisation de logiciel ou application sous sa responsabilité.
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Élabore et met à jour les différents processus sous sa responsabilité.
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Anime les comités sous sa responsabilité.
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Participe aux rencontres d’équipe et salle de pilotage.
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Participe au déploiement de plans de communication adaptés aux projets qu’elle soutient
Planification des effectifs médicaux:
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Participe à l’évaluation des besoins en effectifs médicaux pour la planification régionale d’effectifs médicaux.
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Met à jour et dépose sur le site internet les informations requises, en collaboration avec le service des communications.
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Fait les demandes au comité paritaire pour la garde en disponibilité et toute autre demande de désignation.
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Effectue le suivi des demandes des médecins en collaboration avec le directeur médical, la direction des services professionnels (DSP) du Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS), la technicienne en administration et le gestionnaire immédiat au besoin.
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Assure la coordination des événements de recrutement régionaux annuels en médecine de famille, en collaboration avec les membres du DTMF et la DSP.
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Participe aux événements organisés pour la médecine de famille (Journée Carrière, Colloque en médecine de famille) et produit du matériel de communication en collaboration avec les partenaires.
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Assure la complétion de la liste des candidats potentiels, en continu.
Support aux cliniques, dans les différents projets :
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Coordonne les rencontres et les communications entre les différentes parties prenantes pour faciliter la résolution des enjeux.
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Élabore et diffuse les tableaux de bords de suivi des données.
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Analyse les données et enjeux pour transmettre des recommandations au besoin.
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Diffuse les orientations ministérielles et du CISSS.
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Informe son gestionnaire immédiat et les différentes instances des enjeux régionaux.
Support aux GMF, en collaboration avec la technicienne en administration ou agente administrative:
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Explique le programme GMF, cadre de référence GMF-U ou l’accès réseau aux futurs GMF/GMF-U.
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Effectue les démarches requises avec des différentes instances pour la demande d’adhésion GMF/GMF-U ou accès réseau.
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Effectue la demande d’évaluation du nombre de consultation et de patient inscrits et de patients pondérés.
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Demande la reconnaissance d’une mission universitaire intra-muros et hors établissement.
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Effectue les demandes de désignation l’accès réseau, d’ajout et de retrait de site, de déménagement de site, cueillette des horaires des Fêtes et d’avis de changement de médecin responsable des GMF/GMF-U.
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Analyse et accompagne les GMF dans leur demande de révision annuelle.
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Organise le financement des GMF avec la direction des ressources financières et la DSP.
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Assure la mise à jour de la base de données GMF du MSSS (information conforme, ajout des pièces jointes, extraction des documents, etc.).
Relations avec les partenaires
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Assure une image de marque du service dans les relations avec les partenaires internes et externes, ainsi que tout autre instance
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Offre du soutien-conseil aux gestionnaires et intervenants
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Mobilise les partenaires et contribue à l'harmonisation des pratiques
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Effectue des plans de communications et communique les avancements des projets autant aux partenaires internes qu'externes
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Coordonne la logistique des projets avec les partenaires internes et externes.
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Fait preuve de diplomatie et d’habiletés politiques dans ses interactions avec les partenaires des différents paliers
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Démontre de l’initiative dans ses tâches et une aptitude à travailler en grande autonomie
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Collabore et demande de l’aide si nécessaire tout en mettant l’accent sur le travail d’équipe afin de contribuer au succès de tous les projets du DTMF
TÂCHES GÉNÉRALES
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Assure l’application des règles relatives à la confidentialité, la conservation, et la circulation des dossiers.
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Assure le suivi des discussions TEAMS dans le cadre de ses dossiers (MSSS, autres directions, etc.).
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Avise l’équipe administrative du DTMF de toute nouvelle information pour mettre à jour les listes et procédures de l’équipe.
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Avise son gestionnaire immédiat de tout dossier complexe et/ou problématique.
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Travaille en collaboration avec ses collègues APPR et l’équipe soutien GMF selon les besoins.
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Travaille en collaboration avec l’équipe de gestion en faisant preuve de respect, d’engagement, d’intégrité et de bienveillance envers ses collègues et partenaires.
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Respecte les rôles et responsabilités spécifiques qui lui sont confiés.
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Après entente avec son gestionnaire immédiat et selon la convention collective, module son horaire en fonction des besoins du service, effectue les changements à son horaire Logibec et avise ses collègues.
Baccalauréat dans une discipline universitaire appropriée, par exemple : administration, sciences de la santé et sciences sociales.
Titulaire d’un diplôme de second cycle sera considéré comme un atout
Une expérience en gestion de projet/amélioration continue constitue un atout
Maîtrise du français oral et écrit
Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (niveau intermédiaire)
Doit réussir un test powerpoint et une entrevue de sélection spécifique à la fonction
