Vous souhaitez aller plus loin dans votre rôle d’adjoint.e administratif.ive et vivre une expérience professionnelle humaine ? Dans ce poste, vous soutiendrez directement la mission du Phare en accompagnant au quotidien la directrice générale dans la réalisation de ses mandats. Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre esprit d’équipe ne sont plus à prouver et notre mission vous interpelle, alors ce poste est pour vous!
Description du poste
Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint.e administratif.ive apporte un soutien essentiel à la direction générale, au comité de gestion, aux instances de gouvernance et à la direction des dons majeurs. Elle assure la bonne organisation des dossiers, le suivi administratif des comités et la gestion documentaire.
Principales responsabilités
Soutien administratif et documentaire - Direction générale
·Soutenir la direction générale, le comité de direction, le conseil d’administration et ses comités.
·Rédiger divers documents (correspondance, lettres, rapports, notes de synthèse, comptes rendus).
·Organiser la logistique des rencontres : convocations, ordres du jour, préparation et diffusion de documents, coordination virtuelle, procès-verbaux et suivis.
·Gérer le courrier : analyser, prioriser, préparer la documentation et rédiger la correspondance.
·Assurer le classement et l’archivage des documents (numérique et papier).
·Appuyer le suivi des dossiers et des statistiques de l’organisation.
·Réaliser toute autre tâche administrative confiée par la direction générale.
Soutien administratif et documentaire – Direction dons majeurs
-Planification de la communication auprès des donateurs
-Rédaction de contenu (infolettres et lettres de remerciement)
-Compléter des formulaires de demandes de dons
-Coordination des activités de reconnaissance aux dons majeurs
-Suivi auprès de fondations
Tâches cléricales et administratives
·Répondre aux appels, courriels et demandes générales.
·Effectuer la mise en page, la révision et le suivi de documents internes.
·Maintenir un système de classement efficace, rigoureux et conforme aux pratiques organisationnelles.
·Assurer la confidentialité et l’intégrité des dossiers.
·Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant l’efficacité et la fluidité des opérations.
·Offrir un soutien ponctuel aux autres directions, selon les besoins.
Profil recherché
·Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou domaine connexe. Une combinaison d’expérience pertinente sera considérée.
·Minimum de 3 ans d’expérience en soutien administratif.
·Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et aisance avec les bases de données.
·Familiarité avec les plateformes de gestion (ex. horaires, suivi, communication).
·Excellente organisation, rigueur et souci du détail.
·Capacité à gérer des échéanciers serrés et à s’adapter aux imprévus.
·Habileté à communiquer clairement, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais).
·Discrétion, autonomie, sens de la confidentialité et grand esprit de collaboration.
·Excellente approche client.
Conditions de travail
·Poste permanent, temps plein (37,5 h/semaine)
·Salaire annuel à partir de 48 680$ (salaire selon expérience)
·Accès à un stationnement gratuit
·Des repas employés au prix de 7$
·5 journées personnelles payées annuellement
·4 semaines de vacances annuellement
·Environnement de travail humain, collaboratif et engagé auprès des enfants et des familles.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : à partir de 48 680,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
