Résumé du poste :
Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Agit à titre de personne-ressource pour les politiques et procédures. Administre les comptes de l’unité. Contribue à l’organisation des activités de l’unité. Est responsable des documents et des dossiers de l’unité. Assure la tenue des systèmes d’information informatisés.
Fonctions et responsabilités :
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Participe au bon fonctionnement de l’unité d’horaire en coordonnant et en complétant les activités de planification tout au long de l’année, en recommandant des améliorations aux procédures et en assurant le suivi des décisions et des priorités établies.
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Agit à titre de personne-ressource pour les activités liées aux horaires et à la planification, en fournissant de l’information, en résolvant les problèmes relevant de son secteur de responsabilité et en assurant la liaison avec les différentes parties prenantes afin de garantir un échange de données exact et en temps opportun.
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Extrait et distribue les rapports liés aux salles et aux horaires. Vérifie la cohérence des données entre les différents systèmes et documents, en assurant l’exactitude et la conformité aux lignes directrices établies.
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Supervise, organise et contribue à la gestion des communications au sein des comptes de ressources, prépare et met en forme la documentation et veille à la clarté et à l’exactitude de la correspondance et des communications internes.
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Collabore avec les unités de services aux étudiants afin de résoudre les problèmes liés à l’inscription et au dépannage, et réfère les questions plus complexes aux personnes-ressources appropriées lorsque requis.
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Participe aux tests, à la validation et à la résolution de problèmes liés aux systèmes associés aux cours (p. ex. mises à niveau de logiciels, MyCourses, système d’enregistrement des cours), documente les problèmes et assure les suivis appropriés.
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Met à jour et maintient le site Web de l’horaire des cours, les listes de contacts et la documentation connexe pour les utilisateurs internes et externes, en veillant à ce que l’information soit à jour et accessible.
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Fournit des conseils, de l’assistance et de la formation aux utilisateurs finaux concernant les applications logicielles liées aux horaires, explique les procédures et veille au respect des processus établis.
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Maintient les données relatives aux bâtiments et aux salles, en veillant à ce que les dossiers soient exacts, complets et conformes aux normes institutionnelles.
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Produit les rapports quotidiens et hebdomadaires liés à l’horaire, analyse les résultats et prend les mesures appropriées afin d’apporter les ajustements nécessaires, en assurant l’exactitude des données et le respect des échéanciers et des exigences opérationnelles établis.
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Met à jour les renseignements sur les cours dans Banner, y compris les codes de frais et les attributs connexes, selon les informations fournies par le secrétaire du Comité des politiques académiques (APC), en veillant à ce que les dossiers soient exacts, complets et conformes aux politiques institutionnelles.
La liste des fonctions et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être effectuées par une personne dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et aptitudes requises :
Capacité démontrée à gérer simultanément plusieurs livrables opérationnels, à respecter les échéances et à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe. Excellentes compétences organisationnelles, capacité à établir les priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois. Capacité démontrée à communiquer efficacement avec tous les niveaux de personnel. Aptitude à identifier et résoudre des problèmes en faisant preuve d’initiative et de créativité. Capacité à travailler sans supervision et de façon autonome afin de respecter les échéances, planifier et établir les priorités de son propre travail. Capacité à travailler efficacement tout en intégrant de nouvelles connaissances et des améliorations de processus. Engagement démontré envers un service axé sur la clientèle et capacité à interagir efficacement avec une grande variété de personnes, y compris tous les membres de l’équipe globale des systèmes, projets et horaires de cours, grâce à de solides compétences interpersonnelles. Fort engagement envers la collaboration et le travail d’équipe afin de produire un horaire efficace dans les délais établis. Connaissance de l’environnement PC et maîtrise des logiciels de traitement de texte, des bases de données, de MS Word, d’Excel avancé, de Banner, de TPHI, etc. Excellentes aptitudes interpersonnelles faisant preuve de tact, de patience et de courtoisie. Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
Veuillez noter que le processus de recrutement pour ce poste peut inclure une composante de tests à la suite de l’entrevue.
En tant que l’un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
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Programme concurrentiel d’avantages sociaux (assurance maladie, dentaire et assurance vie) (si admissible)
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Régime de retraite à cotisation déterminée (avec contribution de l’employeur pouvant aller jusqu’à 10 %) (si admissible)
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Régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) et compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
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Politique de vacances concurrentielle
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Deux (2) journées personnelles
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Deux (2) congés flottants
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Neuf (9) « vendredis d’été » — journées de congé payées entre la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail
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Congé payé pendant la période des Fêtes de décembre
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Exonération des frais de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge
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Jusqu’à deux (2) journées de télétravail par semaine lorsque le poste le permet
