Responsabilités clés :
- Gérer l’horaire du service et du directeur qualité
- Soutenir l’organisation d’événements et la planification logistique pour les journées qualité, des activités d’équipe du service, etc.
- Agir comme ressource administrative clé pour le service qualité
o Filtrer les demandes, les appels, les courriels (gérer la boîte de réception des courriels du service)
o Gérer l’utilisation des services de messagerie
o Effectuer les correspondances requises;
o Apporter le support nécessaire à l’équipe lors de la rédaction des différents types de documents, la recherche, ou toutes autres tâches connexes;
o Assurer le suivi de la traduction interne et externe des différents documents;
- Produire et diffuser de l’information sur l’intranet portant notamment sur les sujets suivants :
o Avis impactants le système qualité
o Articles de l’Ingénieux et Leçons apprises
o Alimenter le blog qualité
o Alimenter en photos et encarts les différentes sources (FdB, Linked, Intranet etc.) en collaboration avec le service des communications
- Gérer les articles promotionnels du service (sous la supervision du directeur qualité et en collaboration avec le service des communications) :
o Développer des idées pour de nouveaux articles promotionnels pour de multiples projets et événements
o Gérer les commandes d’articles promotionnels
- Effectuer des recherches sur les différents sujets qui touchent le service qualité (ex: dernière mise-à jour ISO, colloque traitant d’excellence opérationnelle et qualité, formations disponibles supportant les activités qualité de chantier, etc.)
- Organiser les réunions d’équipe et des diners spéciaux, effectuer les réservations requises.
Autres responsabilités :
- Recueillir l’information après chaque fin de projet pour transmettre et obtenir les résultats de satisfaction Client (maitriser certains logiciels);
- Maintenir les documents de l’intranet lié à la qualité à jour et accompagner les usagers dans leurs requêtes;
- Suivre un système de classification pour en faciliter le repérage et la consultation.
Formation, titres de compétences et expérience exigés :
- Certification ou diplôme : diplôme ou certificat en soutien administratif de bureau ou communication
- Expérience : de 1 à 3 ans d’expérience dans le soutien d’une équipe;
- Serait un atout: avoir soutenu une équipe en qualité ou en construction ou une unité de service; une expérience en planification d’événements ou en soutien logistique; avoir une facilité à former nos équipes sur des outils (logiciels) collaboratifs; avoir déjà travaillé avec un intranet.
- Connaissances/capacités :
o Compétences avancées dans l’utilisation de MS Office;
o Capacité d’adpatation rapide dans l’utilisation de logiciels internes;
o Capacités rédactionnelles, polyvalence et créativité;
o Fait preuve d’adaptabilité et d’excellence;
o Est méthodique, structuré(e), avec un grand sens de l'organisation et de l'autonomie;
o Est rigoureux(se) et capable de travailler avec de courts échéanciers;
o Capacité d’apprentissage et d’exécution rapide, respect des échéanciers;
o Aptitudes en communication et relations interpersonnelles, dynamique, esprit d'équipe, habileté en formation;
o Vise la satisfaction Client (interne et externe);
o Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
