Position Overview
We are seeking a highly organized, conscientious, and detail-oriented Administrative Assistant to support a busy financial services practice. Preference will be given to candidates with experience working in the financial industry, particularly those who have previously supported a financial advisor or financial planning team.
The ideal candidate is technologically savvy, able to work independently in a remote environment, and possesses excellent communication and interpersonal skills. This individual will play a key role in supporting advisors, maintaining client records, coordinating appointments, and ensuring the smooth day-to-day operation of the practice.
Key Responsibilities
- Manage advisor calendars and schedule client appointments.
- Communicate with clients by phone and email in a professional and courteous manner.
- Assist advisors with administrative and client service tasks.
- Prepare, organize, and maintain digital client files and records.
- Maintain and update client information within the CRM system.
- Create, update, and manage spreadsheets and reports.
- Coordinate document collection, processing, and follow-up activities.
- Draft and send client correspondence and communications.
- Support marketing initiatives, including email campaigns, social media content, and client events.
- Ensure accuracy and completeness of all administrative records.
- Assist with special projects and other duties as required.
Qualifications
- Previous administrative experience, preferably within the financial services industry.
- Experience supporting a financial advisor or advisory team is considered a strong asset.
- Proficiency with Microsoft Office, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint.
- Experience working with CRM software and cloud-based applications.
- Strong computer skills and the ability to quickly learn new technology platforms.
- Excellent organizational and time-management skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
- Self-motivated with the ability to work independently and remotely.
- Professional, reliable, and client-focused.
- Experience with marketing and client communication initiatives is an asset.
Language Requirements
- Fluency in both English and French (spoken and written) is required.
Personal Attributes
- Professional and personable demeanor.
- Strong interpersonal and communication skills.
- Highly organized and dependable.
- Proactive problem solver.
- Discreet when handling confidential client information.
- Positive attitude and willingness to support team success.
Working Hours
- Monday to Friday
- 9:00 a.m. to 5:00 p.m.
- Hybrid position (in-office and remote)
Compensation
- Remuneration will be commensurate with experience and qualifications.
This position offers an opportunity to work in a collaborative and client-focused environment while providing meaningful support to advisors and helping clients achieve their financial goals.
_________________________________________________________________________________________________
Adjoint(e) administratif(ve) – Services financiers
Aperçu du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e), consciencieux(se) et minutieux(se) pour soutenir un cabinet de services financiers en pleine activité. Une préférence sera accordée aux candidats ayant de l’expérience dans le secteur financier, particulièrement auprès d’un conseiller financier ou d’une équipe de conseillers.
Le candidat idéal est à l’aise avec les technologies, capable de travailler de façon autonome dans un environnement à distance et possède d’excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles. Cette personne jouera un rôle clé dans le soutien aux conseillers, la gestion des dossiers clients, la coordination des rendez-vous et le bon fonctionnement quotidien du cabinet.
Horaire de travail
- Du lundi au vendredi
- De 9 h à 17 h
- Poste hybride (en présentiel et en télétravail)
Principales responsabilités
- Gérer les agendas des conseillers et planifier les rendez-vous avec les clients.
- Communiquer avec les clients par téléphone et par courriel de manière professionnelle et courtoise.
- Assister les conseillers dans leurs tâches administratives et le service à la clientèle.
- Préparer, organiser et maintenir les dossiers numériques des clients.
- Mettre à jour et maintenir les renseignements des clients dans le système CRM.
- Créer, mettre à jour et gérer des feuilles de calcul et des rapports.
- Assurer le suivi de la documentation et coordonner le traitement des dossiers.
- Rédiger et transmettre la correspondance destinée aux clients.
- Participer aux initiatives de marketing, notamment les campagnes courriel, les médias sociaux et les événements destinés aux clients.
- Veiller à l’exactitude et à l’intégrité des dossiers administratifs.
- Participer à divers projets spéciaux et accomplir toute autre tâche connexe.
Qualifications
- Expérience administrative pertinente, idéalement dans le domaine des services financiers.
- Expérience auprès d’un conseiller financier ou d’une équipe de conseillers constitue un atout important.
- Excellente maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
- Expérience avec les logiciels CRM et les applications infonuagiques.
- Excellentes compétences informatiques et capacité d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
- Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances.
- Autonomie et capacité à travailler efficacement à distance.
- Professionnalisme, fiabilité et orientation vers le service à la clientèle.
- Expérience en marketing et en communication avec la clientèle constitue un atout.
Exigences linguistiques
- Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Qualités recherchées
- Attitude professionnelle et approche chaleureuse.
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- Personne organisée, fiable et responsable.
- Esprit d’initiative et capacité à résoudre des problèmes.
- Discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.
- Attitude positive et désir de contribuer au succès de l’équipe.
Rémunération
- La rémunération sera établie en fonction de l’expérience et des qualifications du candidat.
Ce poste représente une excellente occasion de travailler dans un environnement collaboratif et axé sur le client, tout en apportant un soutien essentiel aux conseillers et à la croissance du cabinet.
Benefits:
- Casual dress
- Flexible schedule
- On-site parking
Work Location: In person
