Poste : Agent administratif
Lieu de travail : CHSLD Château Westmount (presentiel)
Statut : Permanent
Horaire : Temps plein 35 heures par semaine
Description du poste
L’agent administratif assure un soutien essentiel aux gestionnaires et au département des ressources humaines. Ce rôle comprend des tâches administratives variées, la gestion de documents, la mise à jour d’informations organisationnelles, ainsi que la participation à la coordination du personnel. Il s’agit d’un poste clé dans le bon fonctionnement quotidien de l’établissement.
Responsabilités principales
Volet administratif – Soutien aux gestionnaires
- Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux.
- Préparer, envoyer et afficher différents documents administratifs (mémos, formulaires, communications internes).
- Participer à la préparation de rapports administratifs et de documents pour la direction.
- Mettre à jour les politiques, procédures et documents organisationnels.
- Tenir à jour les bases de données administratives et les listes de contacts.
- Compiler des données, statistiques et autres informations administratives.
- Répondre aux demandes d’information des employés et des gestionnaires.
- Préparer des présentations et documents administratifs.
- Assurer un soutien à la réception
- Contribuer à différents projets administratifs selon les besoins de l’organisation.
Volet ressources humaines – Soutien au département RH
L’assistant(e) polyvalent(e) soutient les activités du département des ressources humaines et participe aux processus administratifs liés à la gestion du personnel.
Gestion administrative RH
- Maintenir à jour les dossiers des employés.
- Maintenir à jour les calendriers d’évaluation de performance.
- Compiler et transmettre certaines statistiques RH.
- Maintenir à jour les disponibilités des employés.
Recrutement et intégration
- Participer au processus de recrutement (affichage des postes, tri des candidatures, organisation des entrevues).
- Participer à l’intégration administrative des nouveaux employés.
- Assurer le suivi des périodes d’essai et des documents d’embauche.
Formation et développement
- Assurer le suivi administratif des formations obligatoires et internes.
- Tenir à jour les registres de formation des employés.
- Effectuer les rappels nécessaires concernant les formations à compléter ou à renouveler.
- Collaborer à l’organisation logistique des formations (inscriptions, convocations, documentation, suivis).
- Compiler les données relatives à la formation et produire les suivis administratifs requis.
Exigences du poste :
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, techniques de bureau, ressources humaines ou domaine connexe ou toute combinaison équivalente d’expérience ;
- Minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans un poste administratif ou similaire au Canada;
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
- Bilinguisme exigé (français et anglais, à l’oral et à l’écrit).
Profil recherché :
- Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités;
- Excellentes aptitudes rédactionnelles ;
- Rigueur, autonomie et discrétion ;
- Sens de l’organisation, capacité de gestion du temps et des priorités ;
- Flexibilité, initiative et esprit d’équipe ;
- Solides compétences interpersonnelles et communicationnelles ;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
Conditions de travail
- Salaire selon l’expérience (25,61 $ – 28,65$)
- 4 semaines de congés payés
- 9,6 jours maladie
- 13 jours férié
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 25,61$ à 28,65$ par heure
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
Question(s) de présélection:
- Si les études ont été réalisées en dehors du Québec, disposez-vous de l'évaluation comparative ?
Expérience:
- poste similaire au Canada: 2 ans (Obligatoire)
Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
