Vos responsabilités au quotidien
- Effectuer l’entrée et la mise à jour des budgets de construction dans les systèmes internes;
- Traiter les factures fournisseurs, valider leur conformité avec les bons de commande et assurer leur intégration au processus de facturation;
- Créer et assurer le suivi des bons de commande (P.O.);
- Participer au processus d’appels d’offres, aux demandes de prix et au suivi administratif des soumissions;
- Assurer la gestion administrative des ouvertures et fermetures de chantiers auprès de la CNESST et de la CCQ;
- Préparer, mettre à jour et maintenir la documentation obligatoire des projets (cartables santé-sécurité, attestations Revenu Québec, programmes de prévention, assurances chantier, etc.);
- Effectuer les demandes, suivis, validations, relances et le classement de la documentation des projets (contrats, devis, dessins d’atelier, rapports d’inspection, garanties, autorisations, factures, etc.);
- Développer, organiser et maintenir le système de classement numérique et physique des dossiers de projets (SharePoint et plate-forme gestion projet);
- Mettre à jour les différents tableaux de suivi des projets (bons de commande, dessins d’atelier, conformité des sous-traitants, appels d’offres, échéanciers et suivis administratifs);
- Assister la direction, les chargés de projet et les coordonnateurs dans leurs tâches administratives quotidiennes;
- Effectuer les recherches et la collecte d’informations requises pour les projets de construction;
- Assurer le suivi des retours d’appels, des demandes d’information et des diverses requêtes administratives;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Ce que nous cherchons
- Détenir une expérience dans le domaine de la construction;
- Minimum de 2ans d’expérience dans un poste similaire;
- Avoir un bon sens de l’organisation et en gestion du temps, être capable de travailler en équipe et s’adapter aux imprévus;
- Avoir une bonne capacité à exécuter rapidement les tâches tout en maintenant une qualité du travail élevée;
- Rigueur dans le suivi documentaire et administratif des projets.
- Maîtrise des logiciels MS Office;
- Une grande attention aux détails;
- Le français et l'anglais, parlé et écrit sont requis.
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Duties and responsibilities
· Enter and update construction budgets in internal systems;
- Process supplier invoices, validate their compliance with purchase orders, and ensure their integration into the billing process;
- Create and track purchase orders (P.O.);
- Participate in the tendering process, price requests, and administrative follow-up of bids;
- Handle the administrative management of construction site openings and closings with the CNESST and the CCQ;
- Prepare, update, and maintain mandatory project documentation (health and safety binders, Revenu Québec attestations, prevention programs, site insurance, etc.);
- Submit requests, follow up, validate, send reminders, and file project documentation (contracts, specifications, shop drawings, inspection reports, warranties, authorizations, invoices, etc.);
- Develop, organize, and maintain the digital and physical filing system for project files (SharePoint and project management platform);
- Update the various project tracking tables (purchase orders, shop drawings, subcontractor compliance, tenders, schedules, and administrative follow-ups);
- Assist management, project managers, and coordinators with their daily administrative tasks;
- Conduct research and gather information required for construction projects;
- Follow up on callbacks, information requests, and various administrative inquiries;
- Perform all other related tasks.
What we are looking for
- Experience in the construction industry;
- Minimum of 2 years of experience in a similar role;
- Strong organizational and time management skills, able to work effectively in a team and adapt to unexpected changes;
- Ability to execute tasks efficiently while maintaining high-quality work;
- Accuracy and diligence in project documentation and administrative follow-up;
- Good knowledge of MS Office;
- High attention to detail;
- Fluency in both French and English, spoken and written, is required.
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Programme d'Aide aux Employés
Lieu du poste : Télétravail hybride à Vaudreuil-Dorion, QC J7V 8W5
