En tant qu’Adjoint(e) exécutif(ve) de SPB Solutions et Farinart, vous serez un.e allié.e pour assurer l’alignement entre les priorités de la direction et et celles de l’entreprise. Véritable bras droit d’abord au Président, ce rôle demande une solide compréhension des enjeux d’affaires, une approche proactive pour résoudre les problèmes et la capacité de relier les éléments à travers l’organisation afin de générer un impact au plus haut niveau. Est un point de contact pour les employés des établissements à Boucherville, St-Liboire et en Ontario (Petersburgh et Peterborough)
La maîtrise de la suite MS Office est primordiale ainsi que pour les technologies de l’information (TI) La personne qui occupe ce poste est parfaitement bilingue à l’oral et à l’écrit, et est dotée d’un excellent jugement, de compétences en communication exceptionnelles et d’un esprit vif qui anticipe les besoins avant qu’ils n'émergent et qui permet à nos dirigeants de se concentrer sur l’essentiel. Il est nécessaire d’avoir une expérience dans la gestion d’environnements complexes, dans l’influence sans autorité et dans l’avancement d’initiatives stratégiques. Occasionnellement, il faudra accompagner et supporter des membres de la direction dans diverses demandes.
Responsabilités :
- Réaliser des tâches administratives (gestion des agendas, correspondances électroniques, organiser les réunions, prendre les minutes, conférences téléphoniques ou virtuelles, organiser les déplacements d’affaires ou voyages, dépenses, etc.) et toutes les activités connexes servant à faciliter le rôle du Président et les membres exécutifs et de la direction.
- Organiser diverses rencontres stratégiques (Conseils d’administration, Conseils exécutifs, Comités divers…), préparer les documents, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux.
- Préparer différentes présentations et documents pour les fins de rencontres avec des clients, ou des employés.
- Servir d’intermédiaire auprès des dirigeants, des employés ainsi que des clients auprès du Président.
- Planifier diverses réunions et prendre les dispositions nécessaires quant au bon déroulement (accueil des participants, réservation des salles, traiteur, etc.).
- Coordonner et gérer les communications relatives au Président et l’exécutif, ainsi que le maintien et la gestion des relations internes et externes avec des collaborateurs clés.
- Coordonner les arrangements de divers déplacements d’affaires et voyages, fournir tous les documents requis et les détails logistiques, à savoir les itinéraires, les billets, la location de voiture, réservations au restaurant, etc. et transcrire toutes les informations dans l’agenda.
- Assister le Président dans la préparation, la rédaction ou la révision de divers documents.
- Gérer le classement et la mise à jour de l’ensemble des dossiers et documents du président.
- Collaborer à la logistique de certains projets et événements.
- Être un support de première ligne pour les usagers et coordonner ou prioritiser les billets/demandes, en collaboration avec la firme externe en TI.
- Effectuer la comptabilité de base pour les immeubles ou suivi de factures d’honoraires professionnels ou autres.
- Traiter les comptes de dépenses, les factures à payer
- Communiquer, faire le pont avec les départements de comptabilité, production, ventes et des ressources humaines.
- Se déplacer occasionnellement entre les opérations de Boucherville et Saint-Liboire ou en Ontario.
- Participer à toute autre activité, projet ou tâche connexe au besoin.
Formation et Éducation :
- Formation de niveau postsecondaire ou un diplôme dans un domaine pertinent
- Plus de 10 années d’expérience dans emploi similaire
- Expérience en comptabilité de base sera considéré comme un atout.
- Français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
- Suite Microsoft Office (Excel, Word, Power Point, CANVA…)
Exigences :
- Forte capacité d’adaptation aux environnements et personnalités
- Expérience dans une entreprise familiale est un atout
- Bon sens de l’organisation, des priorités
- Capacité à travailleur sous pression ou à gérer de multiples priorités et projets
- Souci du détail et ordonné
- Grande discrétion
- Esprit d’initiative
- Axé sur le service à la clientèle
- Capacité à travailler seul.e ou en équipe
Rémunération : à partir de 60 000,00$ par an
Avantages :
- Company pension
- Dental care
- Disability insurance
- Life insurance
- Vision care
Lieu du poste : En présentiel
