Sous l’autorité du Directeur et Directeur adjoint des travaux publics, la personne titulaire du poste devra effectuer les opérations quotidiennes liées aux tâches d’agent(e) de bureau, notamment et sans y limiter : dans un ou plusieurs domaines tels que le budget, personnel, service au comptoir, dossiers et autres activités de support administratif et opérationnel, diverses tâches relatives au travail général de bureau.
Le tout sous réserve de la convention collective des cols blancs.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE :
Les principales responsabilités de la personne titulaire du poste seront les suivantes, sans s’y limiter :
- Tient des échéanciers, registres, index, fichiers, organigrammes administratifs, etc. dresse des tableaux, liste, etc.; assure le suivi des échéances de factures, de comptes, de rapports et autres documents relativement à des activités et exerce, par ces moyens, des contrôles d’ordre administratif et opérationnel.
- Ouvre, montre et maintient à jour des dossiers, coordonne leur cheminement et s’assure que les dossiers devant être traités contiennent les pièces et renseignements requis.
- Code et indexe, à l’aide de systèmes préétablis, des documents et autres données, établi au besoin, des renvois permettant de retracer des informations.
- Obtient de la documentation relative à des activités, exerce un contrôle sur la circulation de ladite documentation.
- Complète, vérifie ou certifie divers formulaires, bons de livraison, factures, réquisitions, feuilles de temps, lots de fiches, billets d’outillage, rapports d’accidents, cahiers d’examens, billets de contravention, avis et bordereaux, relevé d’assiduité; mise à jour des biens mobiliers, etc. et s’assure de leur conformité avec les pièces justificatives, les règlements ou les directives.
- Reçoit, dépouille et distribue le courrier ainsi que divers documents.
- Confectionne, à l'aide des données établies, des preuves de créances, des états d'ajustements, des avis, etc.
- Exerce un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances : effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
- Communique par téléphone ou au comptoir avec le public, les services municipaux et certains organismes, relativement à des informations reliées à ses activités; assiste les contribuables et autres requérants clans leurs démarches; transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, les règlements municipaux, les étapes à suivre, etc.
- Recueille et collige des données en provenance de diverses sources.
- Rédige et vérifie la correspondance et des rapports d’ordre courant pertinents à ses activités.
- Compulse de la documentation, le résumé, en extrait des données et en dégage des conclusions quant à sa distribution, à l’utilisation future, aux corrections et annotations à apporter.
- Effectue divers travaux relatifs à la tenue d’un inventaire du matériel et des fournitures de bureau; tient compte des besoins des utilisateurs, prépare les demandes d’approvisionnement et voit, lorsque requis, à leur distribution.
- Utilise au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l’emploie, tout en ayant recours à la programmation appropriée.
- Perçoit et encaisse, au besoin, certaines sommes d’argent lors des locations, des inscriptions, de la vente de différentes marchandises, etc., effectue les travaux relatifs à la tenue d’une petite caisse.
- Effectue et/ou vérifie, à l’aide de données établies et précises, des calculs de facturations, de coûts estimatifs et progressif de travaux, de frais de main-œuvres et de matériel, de prix de revient, d’intérêt etc., balance divers comptes et facture.
- Effectue toute autres tâches connexes.
Latitude d’action : le travail s’accomplit sous surveillance générale, suivant des instructions et des directives généralement complètes et selon des méthodes, techniques et procédés généralement bien établis ou connus du titulaire : le travail est contrôlé irrégulièrement et les problèmes inhabituels ou complexes sont soumis au supérieur.
COMPÉTENCES ET EXIGENCES REQUISES :
Instruction: Détenir un diplôme d’études secondaire
Expérience: Cumuler une (1) année expérience dans un travail permettant au titulaire de se familiariser avec le domaine de l’emploi.
QUALIFICATIONS REQUISES :
- Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.
- Traitement de texte dont la suite Office (Word et Excel) et Adobe.
- Avoir le souci du service à la clientèle et être capable de faire preuve de tact et de courtoisie
- Sens de service à la clientèle – diligence.
- À percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes.
- Communiquer aisément.
- À faire preuve d’initiative, de minuterie, de précision et de rigueur.
Rémunération : 25,03$ par heure
Avantages :
Question(s) de présélection:
- Disposez-vous d’un permis de travail valide ou d’un autre statut vous autorisant à travailler au Canada ?
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
