Job Title: Agent(e) d’accueil et d’administration (bilingue)
Department: Services de développement communautaire
Status and Hours: Temps Plein (35h/semaine)
Pay scale: $23.364 à $27.489/h
Reports to: Manager, Community Health and Social Services
Qui sommes-nous?
Le Centre de santé communautaire Pinecrest-Queensway est un centre novateur, communautaire et multiservices. Nous nous efforçons de répondre aux besoins des communautés diversifiées que nous desservons. Nous travaillons en partenariat avec les individus, les familles et les communautés afin de leur permettre d’atteindre leur plein potentiel, en portant une attention particulière aux personnes les plus vulnérables et à risque. PQCHC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son personnel. Si, à toute étape du processus de sélection, vous avez besoin de mesures d’adaptation en raison d’un handicap, veuillez nous informer de la nature de l’adaptation requise.
Résumé du poste
L’agent(e) d’accueil et d’administration assure un soutien administratif et de coordination complet à une équipe de navigateurs de système qui accompagnent les clients dans l’accès aux services de santé, sociaux et communautaires. Ce rôle joue un rôle essentiel dans le bon déroulement des opérations quotidiennes, soutenir l’accueil des clients, les références, la documentation, la coordination des horaires et le maintien de dossiers et de systèmes de données exacts.
Dans un environnement dynamique centré sur la clientèle, l’adjoint(e) administratif(ve) agit comme personne-ressource clé entre les navigateurs de système, les services internes et les partenaires externes. Ce rôle exige de solides compétences organisationnelles et communicationnelles, un bon jugement et la capacité de gérer plusieurs priorités tout en maintenant la confidentialité et un niveau élevé de service.
Responsabilités spécifiques au poste
Soutien administratif et opérationnel
- Fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe de navigation des systèmes, y compris la gestion des calendriers, la coordination des réunions et la logistique.
- Préparer, mettre en forme et distribuer des documents, rapports et correspondances.
- Maintenir des systèmes de classement numériques et physiques organisés.
- Soutenir l’intégration des nouveaux employés et la coordination des ressources de l’équipe.
Accueil des clients et coordination
- Accueillir les clients avec professionnalisme, empathie et sans jugement lors de leur arrivée aux rendez-vous.
- Soutenir les processus d’accueil des clients, y compris la réception des références, la collecte des documents requis et la saisie d’informations dans les bases de données.
- Répondre aux demandes générales des clients et des partenaires et rediriger au besoin.
- Aider à planifier les rendez-vous et suivis des clients.
- Veiller à ce que les dossiers des clients soient exacts, complets et à jour.
Gestion des données et rapports
- Maintenir et mettre à jour les systèmes d’information des clients et les outils de suivi des services.
- Soutenir la collecte de données, l’analyse de base et la production de rapports pour le suivi et l’évaluation des programmes.
- Assurer l’intégrité des données et la conformité aux normes organisationnelles et de confidentialité.
Coordination de l’équipe et des partenaires
- Agir comme point de contact pour les équipes internes et les fournisseurs de services externes.
- Coordonner les réunions, conférences de cas et collaborations avec les partenaires.
- Faire le suivi des mesures à prendre et des livrables, au besoin.
Soutien financier et logistique
- Aider au traitement des factures, au suivi des dépenses et à la gestion des fournitures.
- Soutenir la logistique des événements, ateliers ou activités de sensibilisation communautaire, au besoin.
Confidentialité et conformité
- Traiter les renseignements sensibles des clients et de l’organisation avec un haut niveau de confidentialité.
- Assurer la conformité avec la législation sur la protection de la vie privée, les politiques organisationnelles et les normes de documentation.
Qualifications
Formation et expérience
- Diplôme ou certificat en administration de bureau, administration des affaires, administration de la santé ou domaine connexe.
- 2 à 4 années d’expérience dans un rôle administratif, de préférence dans le domaine de la santé, des services sociaux ou dans un milieu communautaire.
- Bilinguisme essentiel (anglais et français). La maîtrise de toute autre langue serait un atout.
Compétences et aptitudes
- Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps avec capacité à gérer des priorités concurrentes.
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
- Grand souci du détail et rigueur dans la saisie de données et la documentation.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et expérience avec les bases de données ou systèmes de gestion des clients (p. ex., PS Suites).
- Capacité à travailler de façon autonome et collaborative dans un environnement d’équipe.
- Capacité démontrée à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme.
Atouts recherchés
- Expérience en soutien à la navigation de systèmes, à la gestion de cas ou aux équipes de services aux clients.
- Connaissance des ressources communautaires et des systèmes de services sociaux.
- Certification valide en premiers soins et RCR (niveau C) requise.
