Lieu de travail :
FÉDÉRATION DES CENTRES D'ASSISTANCE ET D'ACCOMPAGNEMENT AUX PLAINTES
400-265 rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 6E1
CANADA
Principales fonctions :
- Rédiger, mettre en forme via Canva, réviser et assurer la qualité linguistique de divers documents administratifs, informatifs et organisationnels, notamment des comptes-rendus, procès-verbaux, rapports, mémoires, présentations, guides, outils d'information destinés aux membres et autres documents de la Fédération;
- Assurer le premier contact avec les membres, les partenaires et les fournisseurs, au téléphone et par courriel, analyser leurs demandes, y répondre de façon appropriée ou les diriger vers la personne adéquate au sein de l’équipe, le cas échéant;
- Offrir un soutien administratif, logistique et technologique aux membres dans le cadre des activités, rencontres, formations, consultations et projets coordonnés par la Fédération.
- Traiter les demandes de remboursement des membres de la Fédération avec Power Automate et assurer le suivi administratif requis;
- Gérer l’agenda de la direction générale en planifiant les rencontres, en coordonnant les invitations, en effectuant les réservations nécessaires et en assurant des suivis auprès des participants;
- Assurer la mise à jour des calendriers organisationnels de la Fédération (conseil d’administration, assemblées générales, comités, formations, rencontres d’équipe, échéanciers, vacances et autres activités);
- Soutenir l’organisation des activités de la Fédération sur le plan logistique, notamment le congrès annuel, les assemblées générales, les formations, les webinaires, les comités de travail et les activités de représentation;
- Participer à la préparation des documents nécessaires aux réunions (convocations, ordres du jour, cahiers de réunion, listes de présence, documents de référence), assurer leur diffusion et effectuer les suivis administratifs découlant des rencontres;
- Préparer et transmettre les sondages d’évaluation à la suite des formations et des événements de la Fédération, compiler les résultats et produire des tableaux synthèses pour l’équipe;
- Coordonner les déplacements professionnels de l’équipe (transport, hébergement, inscription, réservation et préparation des documents nécessaires);
- Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
- Assurer une gestion rigoureuse des dossiers électroniques et des archives papiers de la Fédération selon les exigences de classement documentaire, de confidentialité et de conservation en vigueur;
- Effectuer la mise à jour des listes de diffusion, des répertoires de contacts, des bases de données et des différents outils administratifs utilisés par la Fédération;
- Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et contribuer au bon fonctionnement quotidien de la Fédération;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Exigences :
- Aucun certificat, diplôme ou grade requis;
- Posséder 5 ans ou plus d’expérience dans un poste de secrétaire ou d’adjoint administratif;
- Maîtriser Power Automate;
Conditions de travail :
- Salaire horaire de 36,00$;
- Horaire de 35 heures / semaine;
- Emploi permanent à temps plein;
- Langues parlées : Français ou anglais;
- Date prévue d’entrée en fonction : Le plus rapidement possible.
Avantages sociaux :
- Assurance de groupe;
- Régime enregistré d’épargne-retraite;
- Programme d’aide aux employés;
- Formation continue;
- 8 jours de congés mobiles;
- 2 semaines de congés payés à Noël;
- Ordinateur portable fourni;
- Possibilité de travail en mode hybride.
Pour postuler :
Seules les personnes qui sont légalement autorisées à travailler au Canada peuvent postuler à cet emploi. Si vous n’êtes pas actuellement autorisé à travailler au Canada, l’employeur ne considérera pas votre candidature.
Cet employeur cherche à promouvoir l’équité en emploi pour tous les candidats, y compris ceux qui s’identifient aux groupes suivants : Autochtones, Nouveaux arrivants au Canada, Vétérans, Minorités visibles et Jeunes.
Rémunération : 36,00$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
Lieu du poste : Télétravail hybride à Ville de Québec, QC G1K 6E1
