Adjoint(e) administrative
Le poste
En tant qu'adjoint(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle central en fournissant un soutien administratif afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau. Vous serez chargé(e) de gérer diverses tâches visant à faciliter l'efficacité du flux de travail, l'organisation et la communication au sein des agences Omnicom sur le lieu de travail.
Ce que vous ferez concrètement :
Soutien administratif :
- Aider à planifier les rendez-vous, les réunions et les conférences, co-ordonner les calendriers et envoyer les invitations.
- Préparer et distribuer des documents, des rapports et des présentations à la demande de la direction ou des membres de l'équipe.
- Gérer les préparatifs de voyage et l'hébergement du personnel, y compris la réservation des vols, des hôtels et des transports.
- Gérer les rapports de dépenses pour la haute direction.
- Aider à la préparation et à la distribution des communications internes, des bulletins d'information et des annonces.
- Aider à organiser les initiatives culturelles de l'entreprise, les événements, les déjeuners-conférences et les réunions avec les clients en collaborant avec les fournisseurs, les traiteurs et les invités spéciaux.
- Soutenir l'intégration et le départ des employés, y compris la configuration et le retour du matériel, les visites des bureaux et les procédures générales.
Saisie de données et tenue des dossiers :
- Effectuer des tâches de saisie de données avec précision et efficacité, en saisissant les informations dans des bases de données, des feuilles de calcul ou d'autres plateformes informatiques selon les besoins.
- Tenir à jour les dossiers, les registres et les bases de données, en veillant à leur exactitude, à leur exhaustivité et à leur confidentialité.
- Aider à l'organisation et à la maintenance des systèmes de classement électronique.
Opérations de bureau :
- Assurer les tâches d'accueil, accueillir les visiteurs, gérer les besoins en matière de courrier entrant et sortant
- Gérer l'inventaire des fournitures de bureau en vérifiant les niveaux de stock, en anticipant les besoins et en passant des commandes au besoin.
- Veiller à la propreté et à l'organisation des locaux, y compris les espaces communs tels que la cuisine et les salles de réunion.
- Assurer la liaison avec la direction de l'immeuble au besoin, y compris la gestion des cartes d'accès de sécurité pour toutes les agencies.
- S'assurer que les équipements technologiques du bureau fonctionnent correctement ; assurer la liaison avec le service informatique au besoin.
Communication et coordination :
- Assurer la liaison avec les services internes et les parties prenantes externes, en facilitant la communication et la collaboration au besoin.
- Transmettre les messages et les informations entre les membres du personnel et les services, en veillant à une communication rapide et précise.
- Coordonner la logistique des réunions et des événements, y compris la réservation des salles, la restauration et l'installation du matériel audiovisuel.
Comptabilité/Finances :
- Créer des bons de commande et les approuver dans les limites des seuils autorisés.
- Examiner la boîte de réception des comptes fournisseurs, classer les factures et les acheminer vers le responsable de l'approbation approprié.
- Transmettre les factures des fournisseurs à l'équipe des services partagés.
- Préparer et soumettre les formulaires de demande de nouveaux fournisseurs, en collaborant avec les fournisseurs et les services partagés pour la mise en place si nécessaire.
- Extraire et analyser les rapports financiers mensuels.
Tâches diverses :
- Fournir un soutien administratif général aux membres de l'équipe et à la direction, notamment en photocopiant, numérisant et classant des documents.
- Participer à des projets et initiatives spéciaux selon les besoins, en contribuant à l'atteinte des objectifs organisationnels.
- Gérer les tâches et les demandes ponctuelles au fur et à mesure qu'elles se présentent, en faisant preuve de flexibilité et d'une volonté de s'adapter à l'évolution des priorités.
Nous recherchons :
- Expérience préalable en administration de bureau
- Maîtrise parfaite des applications Microsoft Office : Word, Excel, Office et PowerPoint
- Excellentes compétences en communication orale et écrite (français et anglais)
- Excellentes compétences en service à la clientèle
- Très organisé(e) et capable de mener plusieurs tâches de front
- Professionnel, fait preuve d'initiative et a le souci du détail
- Capacités d'analyse exceptionnelles
- S'épanouit dans un environnement dynamique axé sur les échéances.
- Excellentes compétences en gestion du temps
- Permis de conduire valide
L'entreprise
McCann Canada s'engage à favoriser la diversité de son effectif en tant qu'employeur sous le régime de l'équité en matière d'emploi (femmes, personnes handicapées, Autochtones et minorités visibles) et vise à maintenir un milieu de travail inclusif et équitable où les employés se sentent valorisés, respectés et soutenus. Si vous avez besoin d'un aménagement, nous serons heureux de collaborer avec vous pour répondre à vos besoins.
Administrative Assistant
The Role
As Administrative Assistant you will play a pivotal role in providing administrative support to ensure the smooth operation of the office. You will be responsible for handling various tasks to facilitate efficient workflow, organization, and communication supporting the Omnicom agencies within the workplace.
What You'll Actually Be Doing:
Administrative support:
- Assist in scheduling appointments, meetings, and conferences, coordinating calendars and sending invitations.
- Prepare and distribute documents, reports, and presentations as requested by management or team members.
- Handle travel arrangements and accommodations for staff, including booking flights, hotels, and transportation.
- Manage expense reporting for senior management.
- Assist in the preparation and distribution of internal communications, newsletters, and announcements.
- Help organize company cultural initiatives, events, Lunch & Learns, and client meetings by working with vendors, caterers, and special guests.
- Support employee onboarding and offboarding including equipment set-up and returns, office tours and general procedures.
Data Entry and record-Keeping:
- Perform data entry tasks accurately and efficiently, entering information into databases, spreadsheets, or other computer platforms as needed.
- Maintain and update files, records, and databases, ensuring accuracy, completeness, and confidentiality.
- Assist in the organization and maintenance of electronic filing systems.
Office operations:
- Handle reception duties, greeting visitors, manage incoming and outgoing courier needs
- Maintain office supplies inventory by checking stock levels, anticipating needs, and placing orders as required.
- Ensure the tidiness and organization of the office space, including common areas including the kitchen and meeting rooms.
- Liaise with building management as needed including management of security access cards for all agencies
- Ensure office technology is working; liaise with IT as needed
Communication and coordination:
- Liaise with internal departments and external stakeholders, facilitating communication and collaboration as necessary.
- Relay messages and information between staff members and departments, ensuring timely and accurate communication.
- Coordinate logistics for meetings and events, including room bookings, catering, and audiovisual equipment setup.
Accounting/Finance:
- Create Purchase Orders and approving within approved threshold.
- Reviewing AP Inbox, coding invoices and routing them to the appropriate approver.
- Traffic vendor invoices to the Shared Services team.
- Prepares & submits new vendor request forms, working with Vendors and Shared Services on set-up where necessary.
- Pull and analyze monthly finance reports.
Miscellaneous tasks:
- Provide general administrative support to team members and management, including photocopying, scanning, and filing documents.
- Assist with special projects and initiatives as assigned, contributing to the achievement of organizational goals.
- Handle ad-hoc tasks and requests as they arise, demonstrating flexibility and willingness to adapt to changing priorities.
We're Looking For:
- Previous Office Administration experience
- Fully proficient in Microsoft Office applications: Word, Excel, Office & PowerPoint
- Impeccable verbal and written communication skills (French and English)
- Excellent customer service skills
- Highly organized with strong multi-tasking skills
- Professional, takes initiative and detail-oriented
- Exceptional analytical skills
- Thrives in a fast-paced deadline-oriented environment.
- Expert time management skills
- A valid driver’s license
The Company
McCann Canada is committed to a diverse workforce as an Employment Equity employer (Women, People with Disabilities, Aboriginal Peoples, and Visible Minorities) and aims to maintain an inclusive and equitable workplace where employees feel valued, respected, and supported. If you require an accommodation, we would be happy to work with you to meet your needs.
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