(Version française à suivre)
TIME COMMITMENT: 30 HOURS PER WEEK
BASE COMPENSATION: $37.00 PER HOUR
DIRECT SUPERVISOR: Director of Development
Preference will be given to Indigenous (First Nations, Inuit and Métis) applicants.
DESCRIPTION
The Manager of Human Resources is a member of the Administration Team and reports directly to the Director of Development. The position works closely with the Directors and Management Team to ensure the lawful, consistent and effective administration of human resources, payroll, benefits, pension, labour relations and workplace policies. The Manager provides objective guidance, carries out processes in the best interests of NFCM and its mission, and ensures that HR practices reflect Indigenous values, cultural protocols and the organization’s commitment to Indigenous recruitment and employment. The position requires sound judgment, strict confidentiality, adaptability and compliance with applicable legislation, the collective agreement, and NFCM policies and procedures.
QUALIFICATIONS
- Bachelor’s degree or diploma in Human Resources Management, Industrial Relations, Business Administration or a related field, combined with 3 to 5 years of relevant experience. An equivalent combination of education and professional experience may be considered.
- Professional designation or accreditation in human resources or industrial relations, such as CHRP, CPHR or CRHA, is a strong asset.
- Strong knowledge of Quebec employment standards and legislation, including CNESST requirements, occupational health and safety, human rights, privacy, labour relations and employment law.
- Experience in recruitment, onboarding, performance management, employee development, workplace investigations, disciplinary processes and employee departures.
- Knowledge of payroll administration, employee benefits, pension plans, compensation and basic financial and budgeting principles.
- Experience in a unionized environment, including interpreting and applying a collective agreement, is a strong asset.
- Knowledge of Indigenous workplaces, Indigenous-focused recruitment and barriers faced by Indigenous candidates in conventional employment systems.
- Strong knowledge of Indigenous histories, cultures, values, protocols, perspectives and contemporary realities.
- Experience within an Indigenous organization, Indigenous-owned company or organization serving Indigenous communities is a strong asset.
- Training or certification in Indigenous cultural competency, cultural safety, anti-racism, trauma-informed practice or a related area is a strong asset.
- Excellent judgment, communication, conflict-resolution, organizational, documentation and time-management skills.
- Ability to maintain confidentiality, manage sensitive matters professionally and adapt to changing legislation, technologies, staffing needs and organizational needs.
- Full professional fluency in English and French, orally and in writing, is mandatory; knowledge of an Indigenous language is an asset.
- Proficiency with Microsoft Office, Google Workspace and payroll or HR information systems.
RESPONSIBILITIES
GENERAL HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
- Manage HR functions in alignment with NFCM’s mission, Indigenous values and protocols, organizational needs, applicable legislation, internal policies and the collective agreement.
- Provide objective advice to the Directors and Management Team while acting in the best interests of the organization and the Indigenous community it serves.
- Develop, review, communicate and enforce personnel policies, procedures, workplace standards.
- Maintain strict confidentiality and sound judgment when handling sensitive employee, payroll, medical, disciplinary, legal and organizational information.
- Adapt HR practices to changes in legislation, funding, staffing, technology, organizational and community needs.
RECRUITMENT, ONBOARDING AND DEVELOPMENT
- Manage recruitment, including job descriptions, advertisements, screening, interviews, reference checks and employment offers.
- Prioritize Indigenous recruitment and support the retention and development of Indigenous employees by building relationships with Indigenous organizations, businesses, educational institutions and networks.
- Coordinate onboarding and orientation so employees understand their roles, workplace expectations, organizational policies, Indigenous values and protocols, and health and safety requirements.
- Manage probationary periods, including deadlines, reviews, documentation and implementation of decisions approved by the appropriate Director.
- Identify training needs and ensure employees receive required orientation, job-specific training and required certifications within approved budgets.
PERFORMANCE MANAGEMENT AND EMPLOYEE RELATIONS
- Lead and support evaluations, performance-improvement plans, corrective action, disciplinary measures, termination processes and offboarding with the appropriate supervisor and Director.
- Support managers in addressing performance, attendance, conduct, conflict and policy-compliance concerns in a timely, fair and well-documented manner. Conduct or coordinate investigations involving harassment, bullying, discrimination, misconduct, workplace violence, confidentiality breaches and other HR concerns.
- Support conflict prevention and resolution through mediation, coaching, facilitated discussion or referral to external resources.
- Provide managers with practical guidance and tools related to supervision, documentation, employee wellness, labour relations and performance management.
UNION AND LABOUR RELATIONS
- Manage union relations and serve as the organization’s primary HR liaison with union representatives.
- Interpret and apply the collective agreement and support the Directors and Management Team in ensuring compliance.
- Represent and support the organization during Labour Relations Committee meetings, grievances, disciplinary matters, collective bargaining and other union-related proceedings.
- Prepare labour-relations correspondence, documentation, recommendations and proposed employer positions in consultation with the Directors, and coordinate external legal or professional advice when required.
PAYROLL, PENSION AND BENEFITS
- Manage payroll processes under the oversight of the Director of Development, including timesheets, hours, wages, leave balances, deductions, garnishments, compensation changes and related information.
- Ensure payroll information is accurate, timely, authorized and consistent with employment agreements, approved budgets and internal controls.
- Administer pension and group benefits, including enrolment, coverage changes, deductions, leaves, terminations, employee communication and coordination with service providers.
- Make HR and staffing recommendations that balance quality, organizational needs, employee well-being and cost-effectiveness.
EMPLOYEE WELLNESS, HEALTH AND SAFETY
- Monitor workplace factors affecting employee well-being, including attendance, workload, morale and retention, and recommend appropriate supports, accommodations, referrals or corrective measures.
- Support disability management, workplace accommodation and return-to-work processes with employees, managers, service providers, medical professionals and CNESST where applicable.
- Promote a physically, psychologically and culturally safe workplace grounded in respect, accountability, trauma-informed practice and Indigenous values.
- Ensure compliance with CNESST requirements, Quebec employment standards, occupational health and safety, human rights, privacy and other applicable legislation.
RECORDS, REPORTING AND ADMINISTRATION
- Maintain accurate, secure and confidential personnel files, including contracts, evaluations, disciplinary records, complaints, leave and training records.
- Ensure employment contracts, job descriptions, compensation information, schedules, reporting relationships and personnel records remain current.
- Prepare HR reports, workforce data, payroll information, training records and other documentation required for organizational, audit, funding or regulatory purposes.
- Perform other related duties as assigned by the Director of Development.
EMPLOYMENT CONDITIONS
The regular schedule is Monday through Thursday, 30 hours per week. Occasional evening or weekend work may be required. Attendance at events, meetings, training and workshops may be mandatory. The position is primarily on-site, with remote work possible when operationally appropriate and approved.
Employee benefits:
- Annual vacation after one year of uninterrupted service;
- Group insurance, including health, disability and life coverage;
- Pension plan with a 5% employer match; 18 paid wellness days, 6 paid cultural days for Indigenous employees, and 10 paid days during the annual winter closure;
- Access to on-site lunch service, subject to availability.
The successful candidate must hold a valid driver’s licence with a satisfactory driving record and successfully complete a Criminal Record Check and Vulnerable Sector Check.
IF INTERESTED, PLEASE SEND A COVER LETTER AND RESUME TO [email protected].
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ENGAGEMENT DE TEMPS : 30 HEURES PAR SEMAINE
RÉMUNÉRATION DE BASE : 37,00 $ DE L’HEURE
SUPERVISION DIRECTE : Directrice du développement
La préférence sera accordée aux personnes candidates autochtones, soit des Premières Nations, Inuit et Métis.
DESCRIPTION
La personne titulaire du poste de gestionnaire des ressources humaines est membre de l’équipe administrative et relève directement de la Directrice du développement. Elle travaille avec les Directrices et l’équipe de gestion afin d’assurer une administration conforme, cohérente et efficace des ressources humaines, de la paie, des avantages sociaux, du régime de retraite, des relations de travail et des politiques internes. Elle fournit des conseils objectifs, met en œuvre les processus dans l’intérêt supérieur du CAAM et de sa mission, et veille à ce que les pratiques reflètent les valeurs autochtones, les protocoles culturels et l’engagement de l’organisation envers le recrutement et l’emploi de personnes autochtones. Le poste exige du discernement, une stricte confidentialité, de l’adaptabilité et le respect des lois applicables, de la convention collective et des politiques du CAAM.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Baccalauréat ou diplôme en gestion des ressources humaines, en relations industrielles, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, combiné à 3 à 5 années d’expérience pertinente. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle pourra être considérée.
- Titre professionnel ou accréditation en ressources humaines ou en relations industrielles, notamment CRHA, CHRP ou CPHR, constitue un atout important.
- Solide connaissance des normes du travail et de la législation québécoise, notamment des exigences de la CNESST, de la santé et sécurité du travail, des droits de la personne, de la protection des renseignements personnels, des relations de travail et du droit de l’emploi.
- Expérience en recrutement, intégration, gestion du rendement, développement professionnel, enquêtes en milieu de travail, mesures disciplinaires et départs d’employés.
- Connaissance de l’administration de la paie, des avantages sociaux, des régimes de retraite, de la rémunération et des principes financiers et budgétaires de base. Expérience en milieu syndiqué, incluant l’interprétation et l’application d’une convention collective, constitue un atout important.
- Connaissance des milieux de travail autochtones, du recrutement axé sur les personnes autochtones et des obstacles rencontrés dans les systèmes conventionnels d’emploi.
- Solide connaissance des histoires, cultures, valeurs, protocoles, perspectives et réalités contemporaines des peuples autochtones.
- Expérience au sein d’une organisation autochtone, d’une entreprise autochtone ou d’une organisation desservant des communautés autochtones constitue un atout important.
- Formation ou certification en compétence ou sécurisation culturelle autochtone, en lutte contre le racisme, en approche tenant compte des traumatismes ou dans un domaine connexe constitue un atout important.
- Excellent jugement et solides compétences en communication, résolution de conflits, organisation, documentation et gestion du temps.
- Capacité à préserver la confidentialité, à traiter les situations sensibles avec professionnalisme et à s’adapter aux changements législatifs, technologiques et organisationnels.
- Maîtrise professionnelle complète de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit, obligatoire; la connaissance d’une langue autochtone constitue un atout.
- Maîtrise de Microsoft Office, de Google Workspace et des systèmes de paie ou de gestion des ressources humaines.
RESPONSABILITÉS
GESTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES:
- Gérer les fonctions de ressources humaines conformément à la mission du CAAM, aux valeurs et protocoles autochtones, aux priorités organisationnelles, aux lois applicables, aux politiques internes et à la convention collective.
- Fournir des conseils objectifs aux Directrices et à l’équipe de gestion tout en agissant dans l’intérêt supérieur de l’organisation et de la communauté autochtone qu’elle dessert.
- Élaborer, réviser, communiquer et appliquer les politiques, procédures, normes de travail et pratiques de ressources humaines.
- Préserver une stricte confidentialité et faire preuve de discernement dans le traitement de renseignements sensibles liés au personnel, à la paie, aux dossiers médicaux, aux mesures disciplinaires et aux affaires juridiques ou organisationnelles.
- Adapter les pratiques de ressources humaines aux changements législatifs, technologiques et organisationnels.
RECRUTEMENT, INTÉGRATION ET DÉVELOPPEMENT
- Gérer le recrutement, notamment les descriptions de poste, les offres d’emploi, la présélection, les entrevues, les vérifications de références et les offres d’embauche.
- Prioriser le recrutement autochtone et soutenir la rétention et le développement du personnel autochtone en créant des liens avec des organisations, entreprises, établissements d’enseignement et réseaux autochtones.
- Coordonner l’accueil et l’intégration afin que les employés comprennent leur rôle, les attentes, les politiques, les valeurs et protocoles autochtones ainsi que les exigences de santé et sécurité.
- Gérer les périodes de probation, y compris les échéances, évaluations, documents et décisions approuvées par la Directrice concernée.
- Déterminer les besoins de formation et veiller à ce que le personnel reçoive les formations, certifications et orientations requises dans les limites des budgets approuvés.
GESTION DU RENDEMENT ET RELATIONS AVEC LE PERSONNEL
- Diriger et soutenir les évaluations, plans d’amélioration, mesures correctives et disciplinaires, processus de fin d’emploi et départs, en collaboration avec la supervision et la Directrice concernées.
- Soutenir les gestionnaires dans les questions de rendement, d’assiduité, de conduite, de conflit et de respect des politiques de manière rapide, équitable et bien documentée.
- Mener ou coordonner des enquêtes portant sur le harcèlement, l’intimidation, la discrimination, l’inconduite, la violence, les atteintes à la confidentialité et autres préoccupations en ressources humaines.
- Soutenir la prévention et le règlement des conflits par la médiation, l’accompagnement, les discussions facilitées ou l’orientation vers des ressources externes.
- Fournir aux gestionnaires des conseils et outils liés à la supervision, à la documentation, au bien-être du personnel, aux relations de travail et à la gestion du rendement.
RELATIONS SYNDICALES ET RELATIONS DE TRAVAIL
- Gérer les relations syndicales et agir comme principale personne-ressource auprès des représentantes et représentants syndicaux.
- Interpréter et appliquer la convention collective et soutenir les Directrices et l’équipe de gestion dans son respect.
- Représenter et soutenir l’organisation lors des réunions du Comité des relations de travail, griefs, mesures disciplinaires, négociations collectives et autres procédures syndicales.
- Préparer la correspondance, la documentation, les recommandations et les positions proposées de l’employeur en consultation avec les Directrices, et coordonner les conseils juridiques ou professionnels externes au besoin.
PAIE, RÉGIME DE RETRAITE ET AVANTAGES SOCIAUX
- Gérer les processus de paie sous la supervision de la Directrice du développement, notamment les feuilles de temps, heures, salaires, soldes de congés, retenues, saisies et changements de rémunération.
- Veiller à ce que les renseignements de paie soient exacts, transmis à temps, autorisés et conformes aux contrats, budgets approuvés et contrôles internes.
- Administrer le régime de retraite et les assurances collectives, incluant les adhésions, modifications, retenues, congés, fins d’emploi, communications et coordination avec les fournisseurs.
- Formuler des recommandations de ressources humaines et de dotation conciliant la qualité, les besoins organisationnels, le bien-être du personnel et la rentabilité.
BIEN-ÊTRE DU PERSONNEL, SANTÉ ET SÉCURITÉ
- Surveiller les facteurs du milieu de travail influençant le bien-être, notamment l’assiduité, la charge de travail, le climat et la rétention, et recommander les soutiens, accommodements, références ou mesures appropriés.
- Soutenir la gestion de l’invalidité, les accommodements et les retours au travail avec les employés, gestionnaires, fournisseurs, professionnels de la santé et la CNESST, selon le cas.
- Promouvoir un milieu de travail sécuritaire sur les plans physique, psychologique et culturel, fondé sur le respect, la responsabilisation, les pratiques tenant compte des traumatismes et les valeurs autochtones.
- Veiller au respect des exigences de la CNESST, des normes du travail, de la santé et sécurité, des droits de la personne, de la protection des renseignements personnels et des autres lois applicables.
DOSSIERS, RAPPORTS ET ADMINISTRATION
- Tenir des dossiers du personnel exacts, sécurisés et confidentiels, incluant les contrats, évaluations, mesures disciplinaires, plaintes, congés et formations.
- Veiller à ce que les contrats, descriptions de poste, renseignements sur la rémunération, horaires, liens hiérarchiques et dossiers demeurent à jour.
- Préparer les rapports de ressources humaines, données sur les effectifs, renseignements de paie, dossiers de formation et autres documents requis à des fins organisationnelles, d’audit, de financement ou de conformité. Effectuer toute autre tâche connexe assignée par la Directrice du développement.
CONDITIONS D’EMPLOI
L’horaire régulier est du lundi au jeudi, 30 heures par semaine. Du travail occasionnel en soirée ou la fin de semaine peut être requis. La présence à des événements, réunions, formations et ateliers peut être obligatoire. Le poste est principalement exercé sur place, avec possibilité de télétravail lorsque cela est approprié et approuvé.
Avantages sociaux :
- Vacances annuelles après une année de service continu;
- Assurance collective, incluant la santé, l’invalidité et l’assurance vie; Régime de retraite avec contribution équivalente de 5 % de l’employeur;
- 18 journées de bien-être payées, 6 journées culturelles payées pour le personnel autochtone et 10 journées payées pendant la fermeture hivernale annuelle;
- Accès au service de dîner sur place, sous réserve de disponibilité.
La personne retenue doit détenir un permis de conduire valide avec un dossier satisfaisant et réussir une vérification du casier judiciaire et des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables.
SI CE POSTE VOUS INTÉRESSE, VEUILLEZ FAIRE PARVENIR UNE LETTRE DE PRÉSENTATION ET UN C.V. À [email protected].
Pay: $37.00 per hour
Benefits:
- Casual dress
- Company pension
- Disability insurance
- Discounted or free food
- Life insurance
- Paid time off
- RRSP match
Work Location: In person
