Adjointe administrative - remplacement congé de maternité
entrée en poste dès le 22 juin 2026
Raison d'être du rôle:
Relevant de la directrice générale, l’adjointe administrative offre un soutien dans l’exécution de tâches administratives pour l’organisation.
Elle assure le traitement du cycle complet de la paie et des avantages sociaux pour l’ensemble des salariés de l’organisation.
Par sa polyvalence, l’adjointe administrative assure également le traitement des opérations comptables pour La Re-Source (maison d’hébergement de phase 1 et la maison de 2e étape).
Elle assiste la direction dans l’exercice de ses fonctions en offrant du soutient dans toutes les tâches administratives.
Soutien administratif et paie (55%)
Administration:
- Offrir un soutien à la direction et aux membres de l’équipe dans la réalisation de tâches administratives.
- Participer et contribuer aux rencontres du Comité de gestion et aux rencontres administratives de l’organisme.
- Collaborer à la préparation des budgets annuels de l’organisme et au suivi des balises budgétaires.
- Collaborer à la préparation des demandes de subvention et des rapports requis par les bailleurs de fonds et créanciers.
- Élaborer des fichiers et des tableaux d’analyse. Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés à divers comités et auprès du conseil d’administration.
- Réviser, rédiger et mettre en page des documents et de la correspondance variée. Recevoir, examiner, acheminer et classer les documents.
- Coordonner la réception et la comptabilisation des dons. Préparer les lettres de remerciement et les reçus afférents.
- Coordonner, affranchir, trier et poster la correspondance et les colis.
- Tenir l’inventaire des fournitures de bureau (papeterie) et procéder aux commandes des produits manquants.
- Effectuer des photocopies, numériser et archiver des documents et des dossiers.
- Tenir à jour les dossiers des employées et émettre les lettres de changements de poste/remplacement
- Tenir à jour la liste des membres de l’organisme, le cartable des PV du CA.
Traitement de la paie:
- Procéder à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés et en effectuer la mise à jour.
- Effectuer le suivi des entrées de temps et des validations (autorisations) pour l’ensemble des salariées de l’organisation.
- Gérer les activités en lien avec le traitement de la paie, telles que les changements de salaire, les vacances, la gestion des banques de maladie et d’heures, les jours fériés, les assurances collectives, etc.
- Produire des rapports préliminaires visant à balancer la paie. S’assurer de l’exactitude et de l’intégrité du traitement de la paie et analyser les écarts. Transmettre les données de la paie via le logiciel de paie EMPLOYEUR D.
- Faire les écritures comptables liées au traitement de la paie.
- Gérer les remises gouvernementales relatives aux saisies de salaire (retenues à la source, pensions alimentaires, etc.).
- Préparer et émettre les relevés d’emploi lorsque requis. Transmettre les relevés de fin d’année aux employés et aux instances gouvernementales.
- Comptabiliser et transmettre à la CNESST la Déclaration des salaires selon les délais prescrits.
- Produire la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES) selon les délais prescrits.
- Répondre aux demandes de renseignements auprès du personnel et des instances gouvernementales.
Opérations comptables (environ 35%)
- Assurer la tenue de livres et effectuer les écritures comptables et de régularisation requises.
- Préparer les états financiers de l’organisme (bilans, états des résultats, états des flux de trésorerie).
- Mettre à jour le registre des loyers et faire le suivi des dépôts pour la phase 2.
- Préparer, comptabiliser et faire les dépôts bancaires.
- Assurer la gestion et la distribution des petites coupures (petite caisse) pour les maisons d’hébergement de phase 1 et de phase 2.
- Voir à la comptabilisation des comptes fournisseurs : analyser les factures reçues, balancer les états de compte et faire le suivi de la réception des factures. Vérifier les approbations des factures. Codifier et entrer les données dans le logiciel comptable. Imprimer les chèques ou préparer les paiements électroniques, obtenir la signature ou l’autorisation des signataires et les préparer pour l’envoi aux fournisseurs.
- Faire les conciliations bancaires mensuelles.
- Traiter et comptabiliser les comptes de dépenses et les comptes de cartes de crédit de l’organisme.
- Préparer divers rapports et tableaux d’analyses comptables et financières.
- Préparer les documents de fin d’année à l’intention de la firme comptable. Agir à titre de personne-ressource auprès les vérificateurs comptables externes.
- Mettre à jour les budgets en collaboration avec la direction.
Activités et responsabilités diverses (environ 10%)
- Participer activement aux initiatives, comités internes, réunions, activités et projets de l’organisme.
- Adopter des comportements propices au maintien d’un climat de travail harmonieux et d’entraide. Incarner les valeurs de l’organisation (approche féministe, intégrité, respect, flexibilité).
- Accomplir toutes autres tâches et responsabilités connexes à son rôle.
Formation et expérience
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou attestation d’études collégiales (AEC) en comptabilité, un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de comptabilité et de gestion ou tout autre diplôme pertinent. Une combinaison adéquate de formation académique et d’expérience pertinente sera considérée ;
- Expérience minimale de deux à trois années (2 à 3 ans) dans un rôle similaire ;
- Accréditation de Spécialiste en conformité de la paie (S.C.P.) délivrée par l’Association canadienne de la paie (un atout).
Connaissances
- Très bonne connaissance du cycle complet de la paie et des lois du travail applicables au traitement de la paie et des avantages sociaux ;
- Bonne connaissance des principes comptables généralement reconnus ;
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite ;
- Très bonne maîtrise des outils de la suite Office (Word, Excel, Outlook), du logiciel comptable Acomba et des outils de bureautique.
- Très bonne maîtrise du logiciel de paie Employeur D et le logiciel Accès — D Affaires de Desjardins (un fort atout)
- Bonne connaissance en gestion d’un régime de retraite et d’assurance.
Compétences et aptitudes essentielles
- Esprit de collaboration
- Sens des responsabilités
- Rigueur et minutie
- Capacité d’analyse et résolution de problèmes
- Planification, sens de l’organisation, gestion des délais et des priorités
- Respect des règles et conformité
- Autonomie et initiative
- Habileté de rédaction/communication
- Éthique professionnelle et discrétion
Rémunération : à partir de 26,87$ par heure
Avantages :
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Question(s) de présélection:
- Connaissez-vous Acomba et EmployeurD?
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)
Expérience:
- soutien administratif et comptabilité: 2 ans (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
