Chef de file philanthropique au service de l’humain, la Fondation du CHU de Québec fait la différence pour la santé des gens, de la naissance à la fin de vie, en appuyant financièrement l’humanisation des soins de santé du plus grand complexe de soins spécialisés au Québec. La Fondation soutient les équipes de soins du CHU de Québec-Université Laval afin qu’elles puissent offrir une meilleure qualité de services médicaux, qu’elles contribuent à la recherche et à l’enseignement tout en restant à la fine pointe des innovations technologiques.
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous l’autorité de la vice-présidente octrois et opérations, le coordonnateur(trice) aux octrois a comme responsabilité de coordonner l’ensemble du processus d’attribution des fonds et de gestion des octrois. Il est responsable du respect des orientations et de la politique d’attribution des fonds, en tenant compte notamment des politiques administratives du CHU de Québec-Université Laval. Il est également responsable de planifier, diriger, organiser et superviser l’ensemble des projets clés de l’organisation liés à la gestion et à l’attribution des fonds. Pour réaliser son mandat, il soutient de façon transversale les équipes de sollicitation et travaille donc en étroite collaboration avec différentes équipes (événements, dons individuels et corporatifs, communications, comptabilité, et opérations).
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES SPÉCIFIQUES
1. Gestion des octrois
1.1 Coordonner le processus de gestion des demandes d’octrois transmises par le responsable du CHU de Québec-Université Laval, notamment :
- Recevoir les demandes du CHU et analyser leur recevabilité en fonction de la politique d’attribution des fonds;
- Proposer des montages financiers pour le financement des projets, vérifier la disponibilité des fonds et obtenir les autorisations requises ;
- Préparer les dossiers de présentation pour le comité d'évaluation interne et le comité philanthropique des octrois;
- Coordonner les rencontres des comités d'évaluation et assurer le suivi des décisions;
- Travailler en étroite collaboration avec l’adjointe à la direction, octrois et opérations afin d’assurer la transmission des conventions d'octroi et tout autre document contractuel;
- Travailler en étroite collaboration avec la conseillère principale, philanthropie et octrois – recherche et innovation afin d’assurer les suivis concernant la recherche et la formation;
- Collaborer avec le personnel de la comptabilité afin de traiter les enjeux liés à la mise à disposition des fonds.
1.2 Suivis et reddition de comptes
- Assurer le suivi rigoureux des projets financés tout au long de leur réalisation;
- Recueillir, analyser et valider les rapports d'avancement et rapports finaux des bénéficiaires;
- Signaler toute dérogation, risque ou problématique à la direction dans les délais appropriés;
- Préparer des tableaux de bord et indicateurs de performance pour la direction et le conseil d’administration;
- Veiller au respect des modalités des conventions d'octroi par les bénéficiaires.
1.3 Gestion des données et des systèmes
- Maintenir à jour la base de données des octrois (dossiers, versements, suivis, rapports);
- Assurer l'intégrité et la confidentialité des données liées aux donateurs et aux bénéficiaires;
- Produire des rapports statistiques et analytiques périodiques à l'intention de la direction;
- Contribuer à l'amélioration continue des outils et processus de gestion des octrois;
- Archiver l'ensemble de la documentation selon les politiques de gestion documentaire en vigueur.
1.4 Relations avec les partenaires et les bénéficiaires
- Agir à titre de personne-ressource principale pour les demandeurs, bénéficiaires et membres des comités;
- Offrir un soutien conseil aux équipes cliniques et autres demandeurs lors du processus de candidature;
- Animer des séances d'information ou de formation sur les programmes d'octroi;
- Entretenir des relations professionnelles de qualité avec les parties prenantes internes et externes.
1.5 Conformité, gouvernance et amélioration continue
- S'assurer que les pratiques d'octroi respectent les lois, règlements et politiques applicables (fiscalité des organismes de bienfaisance, politiques internes, etc.);
- Participer à l'élaboration et à la révision des politiques et procédures d'octrois;
- Contribuer à l'évaluation de l'impact des programmes financés;
- Effectuer une veille sur les meilleures pratiques en gestion des octrois dans le secteur philanthropique;
- Collaborer avec l'équipe des communications et du développement des affaires pour valoriser les projets financés.
2. Général
- Développer et suivre des indicateurs de performance pour différents aspects de la gestion des octrois et des fonds
- Effectuer toutes autres tâches demandées par son supérieur immédiat.
PROFIL RECHERCHÉ :
Expérience et formation
- Formation universitaire dans une discipline pertinente;
- Un minimum de cinq années d’expérience pertinente;
- Excellente maîtrise de la langue française;
- Expérience en amélioration des processus;
- Expertise en rédaction de procédure;
- Maîtrise de la Suite Office;
- Connaissance d’un CRM un atout;
- Expérience dans le milieu de la santé et en philanthropie, un atout;
- Expérience de travail avec des comités, un atout.
Compétences et aptitudes
- Sens aigu de la confidentialité et de l’éthique professionnelle;
- Faire preuve d’analyse et d’esprit de synthèse;
- Gérer la pression et l’ambiguïté;
- Rigueur et souci du détail;
- Posséder d’excellentes habiletés relationnelles : le savoir-être aussi important que le savoir-faire;
- Viser l’atteinte et le dépassement des résultats;
- Capacité d’identifier les opportunités et les enjeux et d’oeuvrer de manière agile;
- Planifier et coordonner le travail de façon autonome;
- Capacité à mener plusieurs projets de front;
- Être fortement orienté vers le service client;
- Être doté d’une attitude positive et d’une habileté remarquée pour le travail en équipe.
- Bilinguisme parlé et écrit, un atout.
AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL
- Horaire de travail flexible du lundi au vendredi avec possibilité de faire du télétravail selon la politique en vigueur (en mode hybride, 2 jours en présentiel);
- Style de gestion axé sur l’humain et sur la conciliation travail-vie personnelle ;
- Ambiance d’entraide et de collaboration ;
- Programme d’assurances collectives compétitif, incluant l’assurance invalidité courte durée à la charge de l’employeur, les soins dentaires et la télémédecine ;
- REER collectif ;
- 7 jours de maladie/mobiles par année ;
- Salaire et offre de vacances compétitives en fonction de l’expérience et selon la politique d’équité interne en vigueur ;
- Disponibilité demandée en dehors des heures habituelles de travail de manière occasionnelle (particulièrement pour les événements de la Fondation ou lors d’activités de réseautage) ;
- Bureau moderne et lumineux
Rémunération : 69 000,00$ à 82 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Gym sur place
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : Télétravail hybride à Ville de Québec, QC
