Based in Sudbury, Ontario, Compass is the Lead Agency for child & youth mental health services for the districts of Sudbury and Manitoulin. Compass has a culture of caring, learning, and purpose where employees feel supported, where new ideas and innovation are welcomed, and where massive, intergenerational impact is made in the lives of children, youth, families, and communities at large. Culture, leadership, and development really matter at Compass. We're proud of bringing our culture to life through regular staff engagement, prioritizing employee wellness, and embodying the trauma-informed culture framework Sanctuary (www.thesanctuaryinstitute.org/about-us/the-sanctuary-model). The senior leadership team also engages its management team and key staff influencers in monthly leadership development related to the LEADS in a Caring Environment Framework (www.leadscanada.net).
Compass is a non-profit agency. At Compass, we are a culture of caring, learning and purpose. We believe in investing in our people and providing our employees with many opportunities for growth, development and learning. We are working together to create paths with children, youth and families to reach their full potential. We believe in making a positive impact on the lives of others, by genuinely caring about individuals and our community. Our guiding principles shape how we work with our clients, one another, and our partners.
The Executive Assistant is responsible for providing administrative support to the Senior Leadership Team.
RESPONSIBILITIES
Provides confidential administrative support to the Senior Leadership Team by:
- Supporting scheduling for the Senior Leadership Team
- Drafting correspondence, reports and memos
- Coordinating meetings, preparing agendas in support of committee chairs
- Recording minutes of leadership meetings, formatting and circulating to appropriate persons
- Proofreading documents as required
- Supporting the maintenance of agency policies manuals
- Making travel arrangements and preparing travel expense submissions
- Preparing monthly Visa reconciliation and expense reports for approval
- Managing and preparing Senior Leadership Team's reports for payroll approval
- Supporting various community and partnering tables/committees/working groups as directed
- Supporting Section 34 program by preparing requests for contract and working with the Finance Department.
- Coordinating Section 34 requests, and monthly reports to the Ministry
- Record Serious Occurrence and Follow up Reports in a project management software (Asana)
- Support the planning and coordination of agency and staff events as directed by Senior Leadership
- Back up support to other Executive Assistants within the agency
- Other duties as required
SKILLS
The incumbent will have the ability to:
- Work in a computerized environment, knowledge of Microsoft Suite, Project Management software
- Assess priorities, analyse and solve problems
- Demonstrate organisational skills and ability to meet deadlines
- Possess strong verbal and written communication in both official languages is required (English, French)
- Ability to work collaboratively with other experienced professionals including school boards, colleagues of other health and social service agencies, local politicians, etc.
- Ability to work independently
- Demonstrated interpersonal and leadership skills
- Experience working in a unionized environment
- Knowledge and appreciation of issues facing our diverse populations (i.e. Anishinabek cultures, Francophone, Immigrant/Refugee, LGBT2SQ, etc.)
- Required to act in accordance with the agencies principle/values
- Actively seeks opportunities and challenges for personal learning, character building, and growth
- Model qualities such as honesty, integrity, resilience, and confidence
- Ability to work certain irregular hours as required
- Maintain and protect sensitive and confidential information
- Ability to manage multiple priorities and thrive in a mission‐driven, collaborative environment
QUALIFICATIONS
- Post‐secondary diploma or degree in Business Administration, Office Administration, Public Administration, or a related discipline.
- 2 to 4 years of progressive experience in an executive assistant, senior administrative or board support role.
Successful applicants will be required to:
- Provide proof of eligibility to work in Canada
- Provide Criminal Record Check, including Vulnerable Sector Search
- A valid Ontario driver’s license and use of a reliable motor vehicle; insurability on vehicle as per policy
Benefits include:
- Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP)
- Paid vacation
- Paid float days
- Paid sick leave
- Dental, Vision and Extended Health benefits
- Life and Accidental Death and Dismemberment (AD&D) insurance
- Long Term Disability (LTD) Insurance
- Employee & Family Assistance Program (EFAP)
- On-site parking (paid by employer)
We offer one of Canada's best pension plans
We are proud to participate in the Healthcare of Ontario Pension Plan (HOOPP), offering our valued employees the security and peace of mind that comes with a defined benefit pension plan. We understand the importance of financial well-being and believe that a strong pension, like HOOPP, recognizes our employees and provides a stable foundation for their future as part of the overall compensation package. Join us and start building a future you can look forward to.
Application Process
Compass is committed to fostering a diverse, equitable, inclusive and anti-racist workplace culture where all employees are valued, respected, and empowered to contribute their unique perspectives and talents. We recognize that diversity and inclusion are essential to our success and are committed to creating an environment where everyone thrives and is protected from harm.
Compass is an equal opportunity employer and we value the importance of diversity, dignity and worth of every individual in the workplace. Compass is committed to creating a respectful, inclusive and barrier-free workplace that allows all of our people to reach their full potential. A diverse workforce is key to our success. Compass will engage in reasonable workplace accommodation, short of undue hardship, for any successful candidate who has a documented exemption under the Ontario Human Rights Code.
Compass offers accommodation for applicants with disabilities in its recruitment processes. If you are contacted by Compass regarding a job opportunity, please advise prior to the interview if you require accommodation. We welcome all qualified candidates to apply and hope you will choose Compass as your employer of choice.
We request that all applicants submit their cover letter and résumé quoting job posting number #1873 not later than May 29, 2026, clearly indicating how you meet the qualifications by email at [email protected] or at www.compassne.ca.
We thank all applicants however only those selected for an interview will be contacted.
Adjointe administrative ou adjoint administratif à la haute direction
Poste permanent à temps plein
Non syndiqué
37,87 $ à 46,58 $/heure
Affichage de poste no 1873
Basé à Sudbury, en Ontario, Boussole est l’agence principale pour les services de santé mentale pour enfants et jeunes dans les districts de Sudbury et Manitoulin. Boussole a une culture de bienveillance, d’apprentissage et de sens où les employés se sentent soutenus, où les nouvelles idées et l’innovation sont accueillies, et où un impact intergénérationnel massif est créé dans la vie des enfants, des jeunes, des familles et des communautés en général. La culture, le leadership et le développement sont des éléments essentiels chez Boussole. Nous sommes fiers de donner vie à notre culture à travers des engagements réguliers du personnel, en priorisant le bien-être des employés et en incarnant le cadre de culture informée par les traumatismes, le modèle Sanctuary (www.thesanctuaryinstitute.org/about-us/the-sanctuary-model). L’équipe de direction s’engage également auprès de son équipe de gestion et des principaux influenceurs internes dans des formations mensuelles liées au cadre LEADS dans un environnement bienveillant (www.leadscanada.net).
Boussole est une agence à but non lucratif. Chez Boussole, nous cultivons une culture de bienveillance, d’apprentissage et de sens. Nous croyons en l’investissement dans nos employés et offrons à notre personnel de nombreuses opportunités de croissance, de développement et d’apprentissage. Nous travaillons ensemble pour créer des parcours permettant aux enfants, aux jeunes et aux familles d’atteindre leur plein potentiel. Nous croyons en l’impact positif sur la vie des autres en prenant véritablement soin des individus et de notre communauté. Nos principes directeurs façonnent notre manière de travailler avec nos clients, nos collègues et nos partenaires.
L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif est responsable d’offrir un soutien administratif à l’équipe de la haute direction.
RESPONSABILITÉS :
Offre un soutien administratif confidentiel à l’équipe de la haute direction en :
- assurant le soutien à la gestion des horaires de l’équipe de la haute direction;
- rédigeant de la correspondance, des rapports et des notes de service;
- coordonnant les réunions et préparant les ordres du jour à l’appui de la présidence de comités;
- prenant les procès-verbaux des réunions de direction, puis assurant la mise en forme et la distribution aux personnes concernées;
- révisant et corrigeant des documents au besoin;
- soutenant la mise à jour des manuels de politiques de l’organisme;
- effectuant les réservations de voyage et préparant les demandes de remboursement de dépenses;
- préparant les conciliations mensuelles de cartes Visa et les rapports de dépenses aux fins d’approbation;
- gérant et préparant les rapports de l’équipe de la haute direction aux fins d’approbation de la paie;
- soutenant divers comités, tables communautaires, groupes de travail et partenariats, selon les directives reçues;
- soutenant le programme de l’article 34 en préparant les demandes de contrats et en collaborant avec le service des finances;
- coordonnant les demandes liées à l’article 34 ainsi que les rapports mensuels destinés au Ministère;
- consignant les incidents graves et les rapports de suivi dans un logiciel de gestion de projets (Asana);
- soutenant la planification et la coordination des évènements de l’organisme et du personnel, selon les directives de la haute direction;
- offrant un soutien de relève aux autres adjointes administratives et adjoints administratifs de l’organisme; et
- accomplissant toute autre tâche connexe, au besoin.
COMPÉTENCES :
La personne titulaire du poste doit être en mesure de :
- travailler dans un environnement informatisé et posséder une connaissance de la suite Microsoft ainsi que des logiciels de gestion de projets;
- établir les priorités, analyser des situations et résoudre des problèmes;
- démontrer de solides compétences organisationnelles et la capacité de respecter des échéanciers;
- démontrer d’excellentes habiletés de communication verbale et écrite dans les deux langues officielles (français et anglais);
- collaborer efficacement avec divers professionnels expérimentés, notamment des conseils scolaires, des collègues d’organismes de santé et de services sociaux, des représentants politiques locaux, etc.;
- travailler de façon autonome;
- démontrer de solides habiletés interpersonnelles et de leadership;
- posséder de l’expérience dans un milieu syndiqué;
- démontrer une connaissance et une appréciation des enjeux touchant diverses populations (p. ex., peuples Anishinabek, communautés francophones, personnes immigrantes ou réfugiées, communautés LGBT2SQ+, etc.);
- agir conformément aux principes et aux valeurs de l’organisme;
- rechercher activement des occasions d’apprentissage, de développement personnel et de croissance;
- incarner des qualités telles que l’honnêteté, l’intégrité, la résilience et la confiance;
- être en mesure de travailler selon un horaire irrégulier, au besoin;
- préserver et protéger les renseignements sensibles et confidentiels; et
- gérer plusieurs priorités dans un environnement collaboratif axé sur la mission de l’organisme.
QUALIFICATIONS :
- Diplôme ou grade d’études postsecondaires en administration des affaires, administration de bureau, administration publique ou dans un domaine connexe.
- De 2 à 4 années d’expérience progressive dans un rôle d’adjointe administrative ou adjoint administratif, de soutien administratif à la haute direction ou de soutien à un conseil d’administration.
Les candidatures retenues devront fournir :
- Preuve d’admissibilité à travailler au Canada.
- Permis de conduire valide de l’Ontario et accès à un véhicule fiable; couverture d’assurance du véhicule conforme à la politique.
- Vérification satisfaisante d’antécédents criminels pour le service auprès du secteur vulnérable.
Les avantages comprennent :
- Régime de retraite des employés de la santé de l’Ontario (HOOPP)
- Vacances payées
- Jours flottants payés
- Congés de maladie payés
- Avantages dentaires, de la vue et de santé étendue
- Assurance-vie et assurance en cas de décès accidentel et de mutilation
- Assurance invalidité de longue durée
- Programme d’assistance aux employés et à la famille
- Stationnement sur place (payé par l’employeur)
Nous offrons l’un des meilleurs régimes de retraite du Canada
Nous sommes fiers de participer au Régime de retraite des employés de la santé de l’Ontario (HOOPP), une pension à prestations déterminées qui offre sécurité et tranquillité d'esprit pour votre avenir. En tant que régime multi-employeurs, le HOOPP est transférable dans de nombreux organismes de soins de santé en Ontario, et tous les employés sont admissibles à y adhérer immédiatement après leur embauche. Pour chaque dollar que vous contribuez, l’employeur ajoute 1,26 $, ce qui signifie que le régime est financé à 55 % par l’employeur et à 45 % par vous. HOOPP est fier de reconnaître ses employés et de leur offrir une base solide pour leur avenir grâce à sa rémunération globale. Joignez-vous à nous et commencez à bâtir un avenir que vous pourrez envisager avec confiance !
Processus de demande
Boussole s’engage à favoriser une culture de travail diversifiée, équitable, inclusive et antiraciste où tout le personnel est valorisé, respecté et encouragé à contribuer avec ses perspectives et talents uniques. Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont essentielles à notre succès et nous nous engageons à créer un environnement où chaque personne prospère et est protégée contre les préjudices.
Boussole est un employeur offrant l’égalité des chances et nous valorisons l’importance de la diversité, de la dignité et de la valeur de chaque individu sur le lieu de travail. Boussole s’engage à créer un milieu de travail respectueux, inclusif et sans obstacle qui permet à tout notre personnel d’atteindre son plein potentiel. Une main-d’œuvre diversifiée est essentielle à notre succès. Boussole s’engagera à fournir des aménagements raisonnables en milieu de travail, sauf en cas de contrainte excessive, pour toute candidature retenue ayant une exemption documentée en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.
Boussole offre des aménagements aux candidatures en situation de handicap dans ses processus de recrutement. Si Boussole communique avec vous concernant une opportunité d’emploi, veuillez nous informer avant l’entretien si vous avez besoin d’un aménagement. Nous encourageons toutes les candidatures qualifiées à postuler et espérons que vous choisirez Boussole comme employeur de choix.
Nous demandons à toutes les candidatures de soumettre leur lettre de motivation et leur curriculum vitae en indiquant le numéro d’affichage de l’offre d’emploi no 1873, au plus tard le 29 mai 2026, en précisant clairement comment vous répondez aux qualifications par courriel à [email protected] ou sur le site www.compassne.ca.
Nous remercions toutes les candidatures, mais nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour un entretien.
Job Type: Full-time
Pay: $37.87-$46.58 per hour
Benefits:
- Company pension
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care
Work Location: In person
