#WorkwithImpact
About Us
Castlemain supports people and communities to understand and access class action settlements and community programs through clear, trauma-informed, and culturally grounded communication. With more than 200 team members, many of whom are Indigenous, we deliver services in English, French, and several Indigenous languages across the country.
At Castlemain, we are committed to creating a workplace where people feel respected. To learn more about who we are visit https://www.castlemain.com/ (https://www.castlemain.com/)
As a Senior Specialist, Experience, Technology and Compliance (Customer Relationship Management), you will work as part of the Experience, Technology and Compliance team to structure and manage data in customer relationship management systems, complete quality assurance related to data standards and accuracy and manage email and SMS campaign deployment across a range of initiatives. The role sits at the intersection of audience experience and campaign performance and helps ensure digital tools stay functional, aligned, compliant, scalable and optimized to support growth and success. This is not a developer role. You understand how platforms work and configure, administer and improve them.
This is a full-time, permanent position offered in Toronto, Calgary, Vancouver, Hybrid or remote.
About the Opportunity
- Platform administration and optimization: Administer HubSpot (forms, consent and subscription types, contacts and segmentation, workflows, automation, reporting dashboards) and support data quality and management across platforms.
- Systems configuration (non-development): Implement platform updates and enhancements without custom coding, translate business requirements into configuration (properties, workflows, permissions), and document configurations, decisions and change logs in a clear, repeatable format.
- Governance, privacy and security: Support compliance with regulatory and internal frameworks (PIPEDA, SOC readiness, WCAG 2.1 AA), maintain data integrity, naming conventions and configuration standards, and support governance processes including roadmaps, change requests, testing protocols and release checklists.
- Performance and analytics: Participate in QA for new pages, forms, workflows and releases; maintain dashboards in HubSpot, SharePoint or similar tools; support performance tracking and reporting with trend and exception analysis; and identify and recommend optimization opportunities across experience streams.
- User enablement and support: Provide internal training, guides and documentation on platform features and standard tasks, and support troubleshooting and issue resolution across CMS, CRM and related tools, escalating when needed.
About You
You bring 3-5 years of experience working with HubSpot or similar platforms and:
- College or university degree in Marketing, Digital Communications or a related field, or an equivalent combination of education and experience
- Strong technical aptitude without a need for developer level coding skills.
- Experience configuring workflows, forms, permissions and automation in CRM platforms.
- Strong documentation skills and a systems thinking approach to platforms and data.
- Ability to translate business needs into technical configuration with clear rationale.
- Experience working across multiple platforms, teams and business units, while following governance, standards and roadmaps for web and digital platforms and coaching others on platform use and configuration standards.
- Ability to travel occasionally to internal meetings or client engagements.
Successful candidates will be required to complete a Criminal Record Check as a condition of employment.
Compensation
Starting annual compensation of $55,500-$77,000 plus rewarding benefits package. The offered compensation will take into account the candidate’s skills, experience, qualifications, location, and internal equity.
How to Apply
We invite you to submit your resume to https://www.castlemain.com/about/careers/ (https://www.castlemain.com/about/careers/)
At Castlemain, we know not everyone’s experience fits a checklist. If this role interests you and you feel you can contribute, we encourage you to apply. We value curiosity, and the unique perspectives people bring.
Castlemain is committed to making our hiring process accessible and supportive. If you need accommodation at any stage of the application or interview process, please let us know. We are happy to work with you to ensure your needs are met.
#ContribuerÀLaMission
À propos de nous
À Castlemain, nous aidons les gens et les communautés à comprendre en quoi consistent les règlements d’actions collectives et les programmes communautaires, à y accéder et à y participer grâce à une communication transparente, tenant compte des traumatismes et ancrée dans leur culture. Avec plus de 200 membres au sein de notre équipe, dont plusieurs sont Autochtones, nous offrons des services en français, en anglais et dans plusieurs langues autochtones partout au pays.
À Castlemain, nous contribuons à créer un lieu de travail où les gens se sentent respectés. Pour en savoir plus à notre sujet, rendez-vous au https://www.castlemain.com/fr. (https://www.castlemain.com/fr.)
En tant que spécialiste principal(e), Expérience, technologie et conformité (gestion des relations-clients), vous travaillerez au sein de l’équipe Expérience, technologie et conformité afin de structurer et de gérer les données dans les systèmes de gestion des relations-clients, d’effectuer l’assurance qualité des normes et de l’exactitude des données et de gérer le déploiement des campagnes par courriel et SMS dans le cadre de diverses initiatives. Ce poste se situe à la croisée de l’expérience utilisateur et du rendement des campagnes, et contribue à garantir que les outils numériques restent fonctionnels, cohérents, conformes, évolutifs et optimisés pour favoriser la croissance et le succès. Il ne s’agit pas d’un poste de développeur(-euse). Vous comprenez le fonctionnement des plateformes et savez les configurer, les administrer et les améliorer.
Il s’agit d’un poste permanent à temps plein offert à Toronto, Calgary, Vancouver, en mode hybride ou à distance.
À propos de l’occasion d’emploi
- Administration et optimisation de la plateforme : administrer HubSpot (formulaires, types de consentement et d’abonnement, contacts et segmentation, flux de travaux, automatisation, tableaux de bord de production de rapports) et soutenir la qualité et la gestion des données sur l’ensemble des plateformes.
- Configuration des systèmes (en stagnation) : mettre en œuvre les mises à jour et les améliorations des plateformes sans codage personnalisé, traduire les exigences opérationnelles en configuration (propriétés, flux de travaux, autorisations), et documenter les configurations, les décisions et les journaux des changements dans un format clair et reproductible.
- Gouvernance, confidentialité et sécurité : assurer la conformité aux cadres réglementaires et internes (conformité à la LPRPDE et aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.1 AA et préparation à un examen des contrôles de systèmes et organisationnels (SOC)), maintenir l’intégrité des données, les conventions de nommage et les normes de configuration, et soutenir les processus de gouvernance, notamment les feuilles de route, les demandes de modification, les protocoles de test et les listes de contrôle de mise en production.
- Rendements et analyses : participer à l’assurance de la qualité des nouvelles pages, des formulaires, des flux de travaux et les versions; gérer les tableaux de bord dans HubSpot, SharePoint ou des outils similaires; soutenir le suivi des rendements et la production de rapports à l’aide d’analyses des tendances et des exceptions; et cerner et recommander des possibilités d’optimisation à travers les flux d’expériences.
- Autonomie et assistance des utilisateurs : fournir des formations internes, des guides et de la documentation sur les fonctionnalités de la plateforme et les tâches courantes, et participer au dépannage et à la résolution des problèmes dans l’ensemble des systèmes de gestion de contenu (SGC) et de relations-clients (GRC) et des outils connexes, en les signalant aux échelons supérieurs au besoin.
À propos de vous
Vous apportez de trois (3) à cinq (5) ans d’expérience de la plateforme HubSpot ou d’autres plateformes similaires. Vous possédez aussi les compétences et atouts suivants :
- Diplôme universitaire ou collégial en marketing, en communication numérique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
- Solides aptitudes techniques; des compétences en codage de niveau développeur(-euse) ne sont pas requises.
- Expérience de la configuration de flux de travail, de formulaires, d’autorisations et d’automatisation dans des plateformes GRC.
- Solides compétences en documentation et approche systémique des plateformes et des données.
- Capacité à traduire les exigences opérationnelles en configuration technique en fournissant une justification claire.
- Expérience de travail sur plusieurs plateformes, au sein de différentes équipes et unités fonctionnelles, tout en respectant les règles de gouvernance, les normes et les feuilles de route relatives aux plateformes Web et numériques, et en fournissant un encadrement aux autres relativement à l’utilisation des plateformes et aux normes de configuration.
- Capacité à se déplacer occasionnellement pour assister à des réunions internes ou à des rendez-vous avec des clients.
Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à une vérification de casier judiciaire comme condition d’emploi.
Rémunération
Rémunération annuelle de départ de 55 000 $ à 77 000 $ incluant un ensemble d’avantages sociaux intéressants. La rémunération offerte tiendra compte des compétences, de l’expérience, des qualités et de l’emplacement de la candidate ou du candidat ainsi que de l’équité interne.
Comment postuler
Nous vous invitons à soumettre votre CV et une lettre de candidature au https://www.castlemain.com/fr/a-propos/carrieres/. (https://www.castlemain.com/fr/a-propos/carrieres/)
Chez Castlemain, nous savons que l’expérience de chacun ne correspond pas forcément à une liste de critères. Si ce poste vous intéresse et que vous pensez pouvoir apporter votre contribution, nous vous encourageons à postuler. Nous accordons de la valeur à la curiosité dont fait preuve chaque personne et à ses perspectives uniques qu’elle offre.
Castlemain contribue à rendre notre processus d’embauche accessible et accueillant. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à tout moment au cours de la procédure de candidature ou d’entrevue, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous serons ravis de collaborer avec vous pour répondre à vos besoins.
