Adjoint de direction principal bilingue
(Vice-présidence, Développement des affaires)
Faites une différence dans un environnement dynamique du secteur de l’assurance où chaque journée est différente. Cette occasion en mode hybride offre une grande diversité de responsabilités, allant de la coordination exécutive et de la gestion des déplacements au soutien administratif et aux communications, tout en travaillant étroitement avec la haute direction dans un environnement bilingue et collaboratif.
Ce qu’il y a pour vous :
- Salaire horaire de 47-57$.
- Tarif pour entreprise incorporée : 56-66$ par heure.
- Contrat de 14 mois pour un remplacement de congé de maternité.
- Horaire de jour de 37,5 heures par semaine.
- Travail hybride avec 1 journée par semaine au bureau.
Responsabilités :
- Fournir un soutien administratif efficace et de grande qualité à la vice-présidence du développement des affaires et soutenir les réunions en personne au besoin.
- Gérer l’ensemble de l’agenda de la vice-présidence, en veillant à la priorisation adéquate des rencontres avec les clients, partenaires d’affaires et intervenants internes et externes.
- Organiser tous les déplacements et assurer la coordination complète des voyages.
- Soutenir la vice-présidence de façon proactive et prendre certaines décisions en son nom lorsque requis.
- Gérer les activités liées au budget administratif, notamment les remboursements de dépenses et les bons de commande.
- Répondre aux besoins opérationnels quotidiens, notamment la commande de repas, la réservation de salles de réunion et la coordination logistique.
- Collaborer avec les autres adjoint(e)s de direction par l’entremise de Teams afin d’assurer l’alignement et un soutien harmonieux.
- Démontrer de solides compétences en coordination dans le soutien aux gestionnaires et aux équipes interfonctionnelles.
- Assurer le suivi des courriels de la vice-présidence et gérer les demandes liées à la planification des réunions.
- Anticiper les besoins de la vice-présidence dans un environnement dynamique et en constante évolution.
- Participer à la préparation, à la révision du contenu en français et à la diffusion des communications internes et externes.
- Soutenir l’organisation d’événements et accomplir d’autres tâches administratives au besoin.
Ce dont vous aurez besoin pour réussir:
- 8 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) de direction auprès de hauts dirigeants.
- Expérience démontrée dans la gestion complète d’un agenda exécutif, incluant la priorisation des rencontres, la résolution de conflits d’horaire et l’optimisation du temps.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
- Excellentes capacités de réflexion stratégique et de résolution créative de problèmes afin de soutenir l’efficacité des dirigeants.
- Capacité à traiter des renseignements hautement confidentiels et sensibles avec intégrité et discrétion.
- Excellentes habiletés relationnelles permettant d’établir de solides relations de travail et de collaborer efficacement avec diverses équipes tout en travaillant de façon autonome.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités dans un environnement comportant de multiples demandes.
- Bilinguisme français-anglais afin de communiquer efficacement avec les intervenants internes et externes et de soutenir les communications bilingues.
Pourquoi Recrute Action?
Recrute Action (permis d’agence : AP-2504511) offre des services de recrutement fondés sur un accompagnement de qualité et une approche personnalisée. Dans le cadre du processus de sélection, certaines candidatures peuvent être analysées à l’aide d’outils d’intelligence artificielle. Seules les candidatures répondant aux critères du poste seront contactées.
///
Bilingual Senior Executive Assistant
(VP, Business Development)
Make an impact in a fast-paced insurance environment where no two days are the same. This hybrid opportunity offers a diverse range of responsibilities, from executive coordination and travel management to communications and business support, while working closely with senior leadership in a collaborative bilingual setting.
What is in it for you:
- Salaried: $47-57 per hour.
- Incorporated Business Rate: $56-66 per hour.
- Contract position for 14 months to cover a maternity leave.
- Day schedule, 37.50 hours per week.
- Hybrid work model with 1 day per week in the office.
Responsibilities:
- Provide efficient and high-quality administrative support to the VP of Business Development and support in-person meetings as required.
- Manage all aspects of the VP’s calendar, ensuring meetings are appropriately prioritized with internal and external clients and business partners.
- Manage all travel arrangements and take ownership of travel coordination.
- Proactively support the VP and make decisions on behalf of the leader when required.
- Manage administrative budget activities, including expense reimbursements and purchase orders.
- Support day-to-day operational needs, including ordering meals, booking meeting rooms, and coordinating logistics.
- Collaborate with other Executive Assistants through Teams chats to ensure alignment and seamless support.
- Demonstrate strong coordination skills while supporting leaders and cross-functional teams.
- Monitor the VP’s emails and manage requests related to meeting scheduling.
- Anticipate the VP’s needs in a dynamic and fast-paced environment.
- Assist with the preparation, review of French content, and distribution of internal and external communications.
- Support events and perform other administrative duties as required.
What you will need to succeed:
- 8 years of experience as an Executive Assistant supporting senior leaders.
- Demonstrated ability to manage and own an executive calendar, including prioritizing meetings, resolving conflicts, and optimizing time management.
- Advanced proficiency with Microsoft Office Suite, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint.
- Demonstrated strategic thinking and creative problem-solving skills to support leader effectiveness.
- Ability to handle highly confidential and sensitive information with integrity and discretion.
- Exceptional interpersonal skills with the ability to build strong relationships and collaborate effectively across teams while working independently.
- Strong organizational and time management skills with the ability to manage competing priorities effectively.
- Bilingual in English and French to communicate effectively with internal and external stakeholders and support bilingual communications.
Why Recruit Action?
Recruit Action (agency permit: AP-2504511) provides recruitment services through quality support and a personalized approach. As part of the screening process, some applications may be reviewed using artificial intelligence tools. Only candidates who meet the hiring criteria will be contacted.
#RA1
Rémunération : 47,00$ à 66,00$ par heure
Avantages :
Expérience:
- Adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs: 8 ans (Obligatoire)
- Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint): 5 ans (Obligatoire)
Langue:
- Bilingue français et anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC
