Dans le cadre de l’ouverture d’une nouvelle clinique médicale en octobre, nous recherchons une secrétaire médicale ou agente administrative expérimentée souhaitant contribuer activement au développement de ce nouveau milieu.
Principale ressource administrative, la personne retenue collaborera étroitement avec la médecin responsable pour structurer, organiser et soutenir la croissance de la clinique.
Puisqu’il s’agit d’un site satellite d’un GMF, elle assurera également la coordination avec le GMF principal, les suivis administratifs et l’application des processus propres au fonctionnement du site.
Ce poste offre l’occasion de s’impliquer dès le départ dans l’organisation du milieu de travail, de contribuer aux façons de faire et de voir ses responsabilités évoluer avec la croissance de la clinique.
Nous recherchons une personne organisée, autonome, proactive et à l’aise de prendre des initiatives.
Principales responsabilités
· Accueillir les patients avec professionnalisme et courtoisie;
· Répondre aux appels, courriels et demandes, puis en assurer le suivi;
· Gérer les horaires du médecin et des autres professionnels de la clinique;
· Planifier, confirmer et modifier les rendez-vous afin d’optimiser les plages disponibles;
· Coordonner les disponibilités et favoriser un parcours patient fluide;
· Utiliser le dossier médical électronique (DME) et prioriser les tâches administratives reçues;
· Traiter et acheminer les requêtes, consultations, formulaires, résultats et autres documents;
· Effectuer les suivis auprès des patients, professionnels et partenaires du réseau;
· Suivre les demandes, listes d’attente, communications et échéances;
· Préparer les documents, formulaires et outils de suivi nécessaires;
· Agir comme personne-ressource administrative auprès du GMF principal et assurer les suivis avec le CIUSSS et les partenaires du réseau;
· Soutenir les activités du programme GMF : inscriptions, reddition de comptes et respect des exigences;
· Faciliter la circulation de l’information entre la clinique et le réseau;
· Gérer les fournitures, le matériel, les commandes et les besoins administratifs;
· Cerner les enjeux administratifs et proposer des solutions;
· Respecter la confidentialité et protéger les renseignements personnels.
Un rôle à construire en collaboration
Comme il s’agit d’une nouvelle clinique, plusieurs processus restent à mettre en place.
La personne retenue collaborera avec le médecin responsable pour structurer les processus administratifs, les suivis, les horaires, les communications, le DME et le parcours administratif des patients.
Elle pourra proposer des méthodes de travail et des améliorations adaptées aux besoins et exigences de la clinique.
Elle devra travailler de façon autonome, tenir le médecin informé des opérations et reconnaître les situations nécessitant son intervention ou son approbation.
Une fonction appelée à évoluer
La clinique accueillera progressivement d’autres professionnels et, éventuellement, du personnel administratif.
La personne recrutée dès l’ouverture contribuera aux méthodes de travail et développera une connaissance approfondie des opérations. Son rôle pourra évoluer avec la clinique.
Profil recherché
· Excellent sens de l’organisation et des priorités;
· Autonomie et sens des responsabilités;
· Initiative, débrouillardise et approche axée sur les solutions;
· Bon jugement dans la gestion des situations administratives courantes;
· Communication claire et structurée avec le médecin responsable;
· Bonne connaissance des cliniques médicales et du milieu GMF;
· Bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel et Teams;
· Aisance avec les outils numériques de collaboration, de communication et de suivi;
· Expérience avec un DME exigée; connaissance de MYLE, un atout;
· Facilité à apprendre de nouveaux outils technologiques;
· Rigueur, fiabilité et souci du détail;
· Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle;
· Professionnalisme, discrétion et respect de la confidentialité.
Formation et expérience
L’un des profils suivants est requis :
· DEP en secrétariat médical ou formation équivalente, avec 3 à 5 ans d’expérience pertinente, idéalement en GMF;
OU
· Sans DEP, au moins 5 ans d’expérience pertinente en clinique médicale ou en GMF.
Une expérience en GMF et une bonne compréhension de son fonctionnement seront privilégiées.
Exigences linguistiques
- Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit;
- Bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, permettant de communiquer efficacement et d’offrir les services requis à une clientèle anglophone.
Conditions
- Poste permanent;
- 30 heures ou plus par semaine;
- Travail en présentiel;
- Disponibilité obligatoire le samedi matin;
- Entrée en fonction prévue en vue de l’ouverture de la clinique en octobre;
- Horaire et autres conditions à discuter.
Rémunération : 21,00$ à 23,00$ par heure
Expérience:
- cabinet médical: 1 an (Obligatoire)
Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
