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Spécialiste, événements et expérience (Montréal)
Le ou la spécialiste, événements et expérience apporte un soutien au programme de services d’accueil de la Sun Life, qui gère toutes sortes de réunions en personne, d’événements hybrides et de services d’expérience des employés. Vous fournissez une expertise qui nous aide à atteindre nos objectifs d’entreprise, nos normes de qualité et nos priorités en matière d’expérience des employés. Spécialiste des solutions créatives, vous avez de bonnes compétences en service à la clientèle. Vous assurez la prestation impeccable des programmes de restauration, des services aux employés et de la logistique événementielle. Vous coordonnez les aspects opérationnels et administratifs des activités sur place. Vous travaillerez sur place à deux emplacements : au siège social québécois de Montréal-Metcalfe et (à l’occasion).
Vous prendrez activement en charge les réunions et événements sur place pour divers partenaires d’affaires. Vous collaborerez avec les parties prenantes, les membres de l’équipe et les fournisseurs. Vous travaillerez directement avec les partenaires pour réserver les espaces, confirmer les commandes et faire le lien avec les fournisseurs. Sur place, vous veillerez au bon déroulement des activités, répondrez aux demandes de dernière minute ou aux demandes spéciales. Enfin, vous transmettrez les directives aux traiteurs et autres fournisseurs de service et ferez vos recommandations pour l’amélioration des services.
Vous relèverez du responsable, événements et expérience. Vous collaborerez avec les partenaires du Service des événements et de la diffusion, de la Gestion des installations et de la Stratégie immobilière ainsi qu’avec d’autres services de l’organisation.
Les fonctions
· Fournir un service attentionné et une expérience fluide à tous les employés et invités.
· Assurer le déroulement impeccable des événements, transmettre les directives aux équipes et aux fournisseurs concernés et faire les ajustements de dernière minute. Chapeauter l’organisation de toutes sortes d’événements, de réunions, d’assemblées et de réceptions sur place (réservation d’espaces, présentation de l’ordre du jour, communication avec les fournisseurs, gestion des services de restauration, installations, orientation, dotation en personnel, planification de la sécurité et rapports post-événement).
· En collaboration avec l’équipe Stratégie immobilière et aménagement, organiser l’accueil des participants et les commodités. Mesurer l’utilisation des services, transmettre des analyses et recommander des améliorations.
· Renseigner les employés sur les principes de l’avenir du travail et du travail basé sur les activités qui sous-tendent les attentes comportementales et le fonctionnement des espaces conçus selon ces principes.
· Organiser des visites des espaces conçus selon les principes de l’avenir du travail pour les entreprises et les visiteurs.
· Remplir les fonctions prévues de services aux invités dans les espaces conçus selon les principes de l’avenir du travail et les lieux achalandés. Assister les employés qui ont des demandes liées aux principes de l’avenir du travail, répondre à leurs questions et les encadrer. Les aider à obtenir des accès temporaires, à réserver des salles ou des bureaux ou à faire des arrangements de dernière minute sur place. Réceptionner et faire acheminer les livraisons et coordonner les services dans l’environnement de bureau.
· Collaborer avec la Gestion des installations pour assurer un haut niveau de propreté, de sécurité et d’hygiène, ainsi que pour repérer les dangers et régler les problèmes au fur et à mesure. Veiller à la sécurité et à la bonne organisation du bureau.
· Collaborer en continu avec les équipes des services d’audiovisuel et des technologies. Aider les partenaires à résoudre les problèmes touchant les systèmes libre-service et faire suivre les demandes de soutien à l’échelon supérieur au besoin.
· Coordonner les programmes de restauration sur place. Travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs et les intervenants sur place. Traiter les factures, faire les rapprochements et recommander des améliorations aux services.
· Gérer l’aspect administratif des réunions et des dépenses (rapprochement des cartes de crédit, bons de commande, approbations, rétrofacturation et traitement de toutes les transactions financières). Soutenir la gestion des stocks, maintenir les systèmes de ressources organisationnelles et opérationnelles et prendre part aux processus de vérification. Travailler en étroite collaboration avec l’équipe pour veiller à la tenue des plans et des registres et à l’entretien pour tout ce qui concerne l’équipement sur place.
· Veiller à la gestion sécuritaire, ordonnée et professionnelle du site dans le respect de la réglementation en matière d’emploi, de santé et sécurité, de prévention des incendies et de construction ainsi que dans le respect des procédures organisationnelles (sécurité, sécurité incendie, voies réservées aux pompiers, santé et de sécurité, etc.). Tenir un rôle de représentation en matière de santé et sécurité, agir comme responsable des évacuations et être en mesure de fournir les premiers soins sur place.
· Adhérer au code vestimentaire et superviser d’autres exigences en matière d’uniformes.
· Volonté d’améliorer continuellement les processus en les rendant aussi efficaces que possible, tout en produisant des résultats de qualité.
· Autres tâches, au besoin.
Les aptitudes pour réussir
· Vous manifestez un grand intérêt pour les événements d’entreprise et les services d’accueil. Spécialiste des événements ayant une feuille de route inspirante, vous avez l’habitude de travailler avec toutes sortes de lieux d’événements et de plateformes virtuelles. Vous savez collaborer étroitement avec des équipes de production, de soutien technique et de services multimédias.
· Vous avez au moins 2 ans d’expérience en service à la clientèle dans le milieu hôtelier, notamment dans l’organisation d’événements et de réunions.
· Vous faites preuve d’une grande minutie et aimez créer et tenir à jour des systèmes administratifs et opérationnels avec une précision exceptionnelle. Vous avez de l’initiative et de la volonté, et vous avez confiance en vos capacités.
· Vous avez fait vos preuves dans des environnements où le rythme est rapide, les échéances sont serrées et le volume de travail est élevé.
· Vous nouez des relations d’affaires solides avec les intervenants, fournisseurs, employés et coéquipiers; vous savez négocier pour résoudre habilement et efficacement les problèmes.
· Vous maîtrisez les outils technologiques, dont Excel, Word, Outlook et le reste de la suite MS Office. Vous êtes en mesure d’apprendre à utiliser toutes sortes de bases de données, de systèmes de gestion de la relation client (GRC), de sites Web et de plateformes d’événements virtuels.
· Vous savez faire le suivi des dépenses et les rapprochements de comptes.
· Vous pouvez lever des charges de 23 kg (50 lb) au besoin, et vous savez installer et démonter l’équipement.
· Vous avez ou allez obtenir les attestations nécessaires dans le domaine hôtelier (Smart Serve; formation sur la manipulation d’aliments et connaissance des pratiques exemplaires dans les hôtels et l’industrie des aliments et des boissons; secourisme et RCR-C).
· Vous accepteriez d’avoir un horaire de travail flexible ou de modifier votre horaire selon les événements pour être là tôt le matin ou en début de soirée.
Les compétences privilégiées
· Connaissance de l’équipement audiovisuel du secteur et de la terminologie qui lui est propre.
· Membre d’associations liées au domaine d’emploi
Exigence particulière pour Montréal
· Bilinguisme (parfaite maîtrise du français et de l’anglais).
· Vous devez obtenir la cote de fiabilité du gouvernement du Canada avant que nous puissions confirmer une date de début (vérification des antécédents et des empreintes digitales par la GRC).
ENGLISH
The Events & Experience Specialist supports business' hospitality service program, with a range of in-person meetings and hybrid events and employee experience services. The specialist provides expert knowledge to meet our corporate objectives, quality standards and business goals for our employee experience program. A creative solutions expert with strong customer service skills, the specialist ensures the superb delivery of food and beverage programs, employee experience services and event logistics, including the support of the operational and administrative coordination of the site activities. The specialist is an onsite role at one location: at the business' Quebec headquarters at Montreal Metcalfe.
The specialist takes a hands-on role coordinating key onsite meetings and events for a range of business partners, and collaborating with stakeholders, team members and vendors. The specialist works directly with business partners to reserve space, confirms event orders, liaises with vendors and is onsite to ensure the smooth delivery of key activities at this site, ready to support last minute and special requests. The specialist provides direction for catering partners and other vendor services as well as makes recommendations for service improvements.
Reporting to the onsite Lead, Event & Experience the specialist collaborates with partners in Broadcast & Event Services, Workplace Solutions, Workplace Strategy and other departments of the company.
What will you do?
· Thoughtfully providing a smooth experience for all employees and guests.
· Ensuring seamless event delivery, directing teams and vendors to ensure the completion of the event agenda and responds to last minute adjustments. Responsible for event/meeting coordination for range of on-site meetings, town halls and receptions including advising on space booking, detailing event agendas, communicating with vendors, food and beverage management, set-ups, wayfinding, staffing, safety planning and post-event reporting.
· Collaborating with Workplace Strategy & Design, coordinating hospitality experiences, support amenity & usage monitoring sharing insights and making recommendations for improvements.
· Educate employees on Activity Based Working and Future of Work Principles that form behavioral expectations and functional operation within Future of Work Spaces.
· Lead tours of Future of Work spaces with businesses and visitors to the space.
· Scheduled guest services duties at key FOW and high-traffic locations. Assisting employees with impromptu FOW support, questions & coaching. Assisting employees with occasional temporary access pass requests, room or desk bookings, and coordinating last minute onsite arrangements. Receiving and assisting with the distribution of deliveries and other services through the office environment.
· Ensuring assigned meeting spaces are neat and tidy, including the reset of furniture and equipment, and making custodial arraignments as required. Ensure workspaces in Future of Work renovated spaces are neat and tidy, including the placement of furniture and equipment to designated standards. Collaborating with the Workplace Solutions team to ensure high levels of cleanliness, safety, and hygiene are maintained as well as identifying hazards and addressing problems if they arise. Helping to ensure the security and organization of the office environment.
· Ongoing collaboration with the audio-visual services and technology teams, helping partners troubleshoot self-serve systems and escalating support requests as required.
· Onsite coordination of food and beverage programs, working closely with onsite vendors and stakeholders, processing invoices, reconciliations and making recommendations for service improvements.
· Administrative coordination of meeting and expenses including coordinating credit card reconciliations, purchase orders, approvals, chargebacks and ensuring any financial processing is completed. Support of site inventory management, maintaining organization and operational resource systems and participating in verification processes. Working closely with team members to ensure site equipment plans, logs and maintenance are properly coordinated.
· Ensuring that the venue is run in a safe, orderly and professional manner in accordance with the conditions of all employment, health and safety, fire, and building regulations, as well as company procedures that include, but are not limited to: security, fire code/fire lane policy and health & safety requirements. Health and Safety representative, Fire Warden and able to provide onsite First Aid
· Adhering to professional dress standards and supervising other uniform requirements
· Commitment to continuous improvement with the aim of making processes as efficient as possible, while delivering quality results
· Other duties as required.
What you need to succeed?
· A passion for corporate events and hospitality services. You’re an accomplished event professional, with an inspiring track record of using a wide range of venues and virtual event platforms, working in close collaboration with production, technical and multimedia teams.
· You have 2+ years of customer service experience in hospitality environments, contributing to events and meeting operations.
· You have an outstanding attention to detail and enjoy creating and maintaining administrative and operational systems with an exceptional degree of accuracy. You regularly show initiative and drive, as a self-starter you’re confident in your ability to get the job done.
· You have an excellent track record in fast paced, deadline driven and high-volume environments.
· You build strong business relationships with stakeholders, vendors, staff, and team members; you’ve got the ability to negotiate and resolve issues smoothly and effectively.
· You have strong technology abilities including strong Excel, Word, Outlook and other programs in the MS Office Suite, and the ability to adapt to learn a wide range of databases/CRM systems and web/virtual event platforms.
· You have experience tracking expenses and reconciling receipts.
· You are able to lift up to 50 lbs. as required, and comfortable with equipment set up/ and tear down duties.
· You have key hospitality industry certifications such as SmartServe certification; Food Handling Certification and familiarity with hotel/food/beverage industry best practices; First Aid: CPR-C; or willingness to complete certifications.
· You have willingness to work flexible hours, with shifting schedule to accommodate early morning or early evening events.
Type d'emploi : Permanent
Rémunération : 58 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Montréal, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
