Qui nous sommes (English below)
Kelson Wealth Management est un cabinet de services financiers indépendant et familial, situé à Saint-Laurent. Nous accompagnons des entrepreneurs, des professionnels incorporés, des retraités et des familles dans leurs décisions en matière de placements, d’assurance, de planification de la retraite, de fiscalité et de succession. Notre approche va plus loin que ce que la plupart imaginent en pensant à un conseiller financier — planification holistique complète, stratégies d’assurance sophistiquées, planification corporative pour entrepreneurs, et construction de portefeuilles basée sur les données probantes.
Nous formons une petite équipe soudée — deux conseillers et du personnel de soutien sur les volets assurance et placement. Nous travaillons avec une clientèle exigeante sur de vrais enjeux, et nous tenons à bien faire les choses.
Nous sommes à la recherche d’un.e Adjoint.e à la pratique pour soutenir notre équipe à travers les différentes facettes de la pratique. Poste permanent à temps plein, de jour. Nous sommes flexibles sur la date d’entrée, mais nous avons hâte de trouver la bonne personne.
À quoi ressemble vraiment le rôle
Vous seriez le pilier opérationnel d’une pratique en croissance. Le travail couvre les différentes facettes de ce que nous faisons — autant le volet assurance que le volet placement — et vous donne une vraie occasion d’apprendre et de vous impliquer dans les dossiers clients lorsque cela s’y prête.
Nous fonctionnons avec Salesforce comme CRM et Conquest pour la planification, nous travaillons avec les principaux assureurs canadiens (iA, Manuvie, Sun Life, Canada Vie), et nous collaborons étroitement avec des comptables, notaires et notre agence de marketing.
Ce n’est pas un poste administratif statique. Le rôle est conçu pour évoluer — et l’étendue de vos responsabilités grandira avec vos forces, vos intérêts et les besoins de la pratique.
Responsabilités
- Gestion des dossiers clients pour les volets assurance et placement
- Tenue du CRM (Salesforce) et hygiène des données au quotidien
- Traitement des propositions d’assurance et ouvertures de comptes
- Transactions et prélèvements automatisés
- Accueil des nouveaux clients, du contrat signé jusqu’au financement du compte
- Suivi des dossiers — s’assurer que rien ne traîne
- Communication client au quotidien, par téléphone et courriel, dans les deux langues
- Coordination avec les assureurs, comptables, notaires et notre agence marketing
- Préparation légère des rencontres et suivi post-rencontre
- Collecte de documents, transferts sécurisés et tenue des archives
- Aide à l’amélioration et à la documentation de nos processus internes au fur et à mesure de la croissance
- Soutien aux projets d’équipe et aux initiatives ponctuelles, selon l’évolution de la pratique
- Tout ce qui joue à vos forces — gestion de projet, amélioration de processus, outils d’IA, expérience client — nous bâtirons cela dans le rôle
Profil recherché
- Expérience dans un rôle similaire, ou dans des tâches que vous pouvez démontrer comme étant pertinentes (une expérience en services financiers est un atout, non un requis)
- Parfaitement bilingue — excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit. Vous travaillerez de près avec des conseillers anglophones et une clientèle bilingue
- Souci marqué du détail — le genre de personne qui remarque la signature manquante, la mauvaise date, la virgule mal placée
- À l’aise avec la technologie — suite Microsoft Office, CRM, outils web, et idéalement un intérêt pour utiliser l’IA pour mieux travailler, pas juste pour travailler plus
- Autonome — capable de prioriser ses journées, de faire les suivis sans rappel, et de signaler ce qui demande de l’attention
- Bon esprit d’équipe et capacité à collaborer sans cacher les problèmes
- Professionnalisme, discrétion, et rigueur — nous travaillons avec des informations clients sensibles, et la barre est haute
Atouts
- Études ou parcours en services financiers, en administration, ou dans un domaine connexe
- Connaissance des portails des assureurs et de Dataphile
- Permis de l’AMF en assurance de personnes ou en épargne collective — nous appuyons volontiers la bonne candidature dans l’obtention de la licence
- Expérience avec Salesforce, Conquest, ou des outils de cabinet similaires
- Aisance avec les outils d’IA ou l’automatisation des processus
Ce que nous offrons
- Salaire compétitif, selon l’expérience — nous nous comparons aux meilleurs cabinets indépendants au Canada, pas aux postes administratifs en banque
- Boni de performance
- Trois semaines de vacances payées plus les jours fériés
- Assurance maladie et invalidité collective
- Poste permanent à temps plein, avec flexibilité d’horaire — l’objectif est l’efficacité, et plusieurs options sont possibles
- Principalement en présentiel à notre bureau de Saint-Laurent durant la période de formation initiale, avec une option hybride une fois bien installé.e dans le rôle
- Une petite équipe collaborative où vous verrez l’ensemble du portrait, pas seulement un coin
- Environnement boutique — direction accessible, vraie proximité avec le travail, et un mentorat qu’on ne retrouve pas dans une banque
- Formation continue et de la place pour grandir au sein de la pratique
Un mot sur la progression
Nous embauchons avec le long terme en tête. Si vous êtes quelqu’un qui veut évoluer vers un rôle plus spécialisé — opérations de placement approfondies, planification d’assurance, ou éventuellement un rôle licencié en planification financière — ce chemin est ouvert et nous vous appuierons. Si vous préférez rester dans un rôle administratif senior et devenir vraiment excellent.e dans ce que vous faites, c’est aussi une vraie carrière chez nous. Les deux chemins sont bienvenus. Ce qui nous importe, c’est de trouver quelqu’un qui s’intègre à l’équipe et qui fait le travail avec qualité.
Who we are
Kelson Wealth Management is a family-run, independent advisory practice based in Saint-Laurent. We help business owners, incorporated professionals, retirees, and families make better decisions across investments, insurance, retirement, tax, and estate planning. Our work goes deeper than what most people picture when they think “financial advisor” — full holistic planning, sophisticated insurance strategy, corporate planning for entrepreneurs, and evidence-based portfolio construction.
We’re a small, tight team — two advisors plus support staff across insurance and investments. We work with sophisticated clients on real problems and care about doing the work well.
We’re hiring a Practice Associate to support our team across the different parts of the business. Permanent, full-time, day shift. We’re flexible on a start date — but we’d love to find the right person soon.
What the role actually looks like
You’d be the operational backbone of a growing practice. The work spans the different parts of what we do — both the insurance side of the business and the investment side — and gives you a real opportunity to learn and get involved in client files when applicable.
We run on Salesforce and Conquest, work with the major Canadian carriers (iA, Manulife, Sun Life, Canada Life), and coordinate closely with accountants, notaries, and our marketing agency.
This is not a static admin job. The role is designed to evolve — and the scope of what you take on will grow based on your strengths, your interests, and where the business needs you.
Responsibilities
- Client file management across insurance and investment files
- CRM management and ongoing data hygiene in Salesforce
- Application processing and account openings
- Transactions and pre-authorized debits
- Onboarding new clients from signed engagement through to funded account
- Follow-up tracking — keeping outstanding items moving
- Day-to-day client communication, by phone and email, in both languages
- Coordination with carriers, accountants, lawyers, and our marketing agency
- Light meeting preparation and post-meeting follow-through
- Document collection, secure file transfers, and record-keeping
- Helping refine and document our internal processes as we grow
- Supporting team projects and ad-hoc initiatives as the practice evolves
- Anything else that plays to your strengths — project work, process improvement, AI tooling, client experience — we’d build that into the role
What we’re looking for
- Experience in a similar role, or in adjacent work you can show translates well (financial services background is a plus, not a requirement)
- Fully bilingual — strong professional French and English, written and spoken. You’ll work closely with English-speaking advisors and bilingual clients
- Real attention to detail — the kind of person who notices the missing signature, the wrong date, the comma in the wrong place
- Comfortable with technology — Microsoft Office, CRMs, web-based tools, and ideally an interest in using AI to make work better, not just busier
- Self-directed — you can prioritize your own day, follow through without reminders, and flag what needs attention
- A team player who collaborates well and doesn’t hide problems
- Professional, discreet, and serious about doing the work properly — we work with sensitive client information and the standard is high
Nice to have
- Studies or background in financial services, business, or a related field
- Familiarity with insurance carrier portals and Dataphile
- AMF licence in insurance of persons or in mutual funds — we’re happy to support the right candidate in getting licensed
- Experience with Salesforce, Conquest, or similar advisory tools
- Comfort with AI tools or workflow automation
What we offer
- Competitive compensation, based on experience — we benchmark against top Canadian independents, not against bank ops roles
- Performance bonus
- Three weeks of paid vacation plus statutory holidays
- Group health and disability insurance
- Permanent, full-time position with schedule flexibility — the goal is for you to be effective, and we have several scheduling options
- Primarily in-office at our Saint-Laurent location during the initial training period, with a hybrid option once you’re settled into the role
- A small, collaborative team where you’ll see the whole picture of the business, not just one corner of it
- Boutique environment — accessible leadership, real proximity to the work, and the kind of mentorship you don’t get in a bank
- Ongoing training and room to grow inside the practice
A note on growth
We hire with the long term in mind. If you’re someone who wants to grow into a more specialized seat — deeper investment operations, an insurance planning track, or a licensed planning role — that path is here for you, and we’ll back you. If you’d rather stay in a senior admin role and become really good at it, that’s a real career here too. Both paths are welcome. What we care about is finding someone who fits the team and does the work well.
Pay: $23.00-$38.00 per hour
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Paid time off
Ability to commute/relocate:
- Saint-Laurent, QC H4L 5G6: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Application question(s):
- Do you have either your LLPQ insurance license or CSC securities license ?
Language:
- French and English (required)
Work Location: Hybrid remote in Saint-Laurent, QC H4L 5G6
