Responsabilités principales / Key Responsibilities
FR :
- Maintenir à jour les dossiers locataires et les données dans les systèmes (Yardi, RentCafe, DashQ etc.).
- Préparer et envoyer les documents liés aux baux, renouvellements et modifications.
- Effectuer la perception des loyers et appliquer les procédures de suivi pour les soldes impayés.
- Gérer les relances et communications liées aux comptes à recevoir.
- Répondre aux demandes administratives des locataires (téléphone, courriel, portail).
- Coordonner les communications officielles, avis et lettres en collaboration avec le Directeur des Opérations.
- Effectuer la facturation des locations et valider l’exactitude des charges applicables.
- Gérer administrativement les déménagements (entrées et sorties) et les suivis documentaires.
- Produire divers rapports (baux, renouvellements, état locatif, comptes à recevoir).
- Saisir les factures liées aux immeubles et aux locataires.
- Préparer et suivre les dossiers du Tribunal administratif du logement (TAL).
- Assurer la coordination administrative avec les sous-traitants et fournisseurs.
- Collaborer avec les équipes internes pour assurer la fluidité des opérations.
- Travailler efficacement avec plusieurs logiciels et plateformes de gestion au quotidien afin d'assurer l'exactitude des données et la fluidité des opérations.
- Appliquer les politiques internes.
EN:
- Maintain accurate tenant files and update information in management systems (Yardi, RentCafe, DashQ, etc.).
- Prepare and send documents related to leases, renewals, and modifications.
- Process rent payments and follow up on outstanding balances in accordance with established procedures.
- Manage follow-ups and communications related to accounts receivable.
- Respond to administrative inquiries from tenants (phone, email, portal).
- Coordinate official notices, letters, and communications with the Director, Operations.
- Carry out billing for rentals and ensure the accuracy of applicable charges.
- Manage administrative tasks related to move-ins and move-outs, including documentation.
- Produce various tracking reports (leases, renewals, occupancy, receivables).
- Enter invoices related to buildings and tenants.
- Prepare and track files for the Administrative Housing Tribunal (TAL).
- Support administrative coordination with subcontractors and service providers.
- Collaborate with internal teams to ensure smooth operational flow.
- Work efficiently across multiple business software applications and management platforms while maintaining accurate data and documentation.
- Apply internal policies.
Profil recherché / Desired Profile
FR :
- Excellente organisation, rigueur et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
- Excellentes habiletés de communication orale et écrite.
- Bilingue - Anglais et français.
- Excellente aisance informatique et facilité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels de gestion.
- Aisance à travailler simultanément dans plusieurs logiciels et plateformes informatiques.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook) ; connaissance de Yardi (atout).
- Expérience en administration ou gestion locative (atout majeur).
- Sens du service et esprit d’équipe.
EN:
- Excellent organization, accuracy, and attention to detail.
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- Strong verbal and written communication skills.
- Bilingual - English and French.
- Strong computer aptitude and the ability to quickly learn new business software and management systems.
- Comfortable working across multiple software applications and business platforms simultaneously.
- Proficiency with Microsoft Office tools (Excel, Outlook); knowledge of Yardi is an asset.
- Experience in administration or leasing operations is a strong asset.
- Customer-service mindset and strong team spirit.
Job Type: Full-time
Pay: $45,000.00-$52,500.00 per year
Education:
Experience:
- Front desk: 1 year (preferred)
- Administrative: 5 years (required)
Work Location: In person
