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Adecco est actuellement à la recherche d'un(e)
Spécialiste en gestion documentaire pour l'un de ses clients œuvrant dans le secteur de la défense. Cette opportunité est idéale pour une personne organisée, rigoureuse et expérimentée en gestion documentaire, en gestion de configuration et en administration de données techniques dans un environnement hautement sécurisé.
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Salaire : 94 000 $ à 124 000 $ par année
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Lieu : Gatineau, QC (100 % présentiel)
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Horaire : Lundi au vendredi, de 8 h à 16 h 30
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Type de poste : Temps plein | Contrat temporaire de 1 an
Responsabilités :
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Soutenir les activités de gestion des changements et de contrôle des données du Maritime Helicopter Project
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Agir à titre de personne-ressource en matière de pratiques et procédures de gestion documentaire
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Participer aux revues techniques, audits et activités de conformité documentaire
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Contribuer au développement et à l'amélioration des outils, plans et suivis de gestion documentaire
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Participer aux groupes de travail en gestion documentaire et formuler des recommandations d'amélioration
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Maintenir le système Records Document Information Management System (RDIMS) conformément aux procédures établies
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Rechercher, récupérer, organiser, mettre à jour et archiver les documents dans RDIMS
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Répondre aux demandes courantes liées à RDIMS et acheminer les dossiers plus complexes aux personnes responsables
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Préparer des présentations, rapports, notes d'information et documents de soutien liés aux activités de gestion documentaire
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Documenter les procédures et assurer le transfert des connaissances pour les futurs employés ou contractuels
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Maintenir la bibliothèque des publications techniques, contractuelles et administratives du projet
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Contrôler, organiser, sécuriser et archiver les documents techniques, administratifs et contractuels, sous format papier et électronique
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Coordonner la réception, la distribution et le suivi des documents classifiés, des marchandises contrôlées et des informations réglementées
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Assurer la conformité des activités avec les exigences gouvernementales en matière de sécurité documentaire
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Préparer la documentation nécessaire au traitement des demandes de visite (Visit Clearance Requests)
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Coordonner les visites d'installations et collaborer avec les différentes parties prenantes internes et externes
Profil recherché :
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Être légalement autorisé à travailler et à résider au Canada.
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Diplôme universitaire en administration des affaires, commerce ou dans un domaine connexe
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Détenir une cote de sécurité Secret valide du gouvernement du Canada
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Être admissible au Programme des marchandises contrôlées (CGP)
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Minimum d'un an d'expérience récente avec RDIMS ou un système équivalent de gestion documentaire du gouvernement du Canada
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Minimum d'un an d'expérience récente dans la gestion de documents assujettis au Programme des marchandises contrôlées canadien ou à la réglementation américaine ITAR
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Minimum de cinq ans d'expérience en gestion d'un centre de ressources documentaires techniques
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Minimum de cinq ans d'expérience en gestion documentaire incluant :
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Détermination de plans de classement pour des documents techniques
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Application et amélioration de procédures normalisées (SOP)
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Gestion de l'archivage physique de documents
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Traitement, suivi et distribution de livrables documentaires
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Minimum de trois ans d'expérience en gestion de configuration et contrôle des révisions de documentation technique
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Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel
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Expérience avec Microsoft Visio et les outils de gestion documentaire (atout)
Compétences personnelles :
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Excellent sens de l'organisation et de la gestion documentaire
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Grande rigueur et souci du détail
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Capacité à gérer des documents confidentiels et classifiés
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Excellentes habiletés de communication
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Esprit d'analyse et capacité à résoudre des problèmes
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Autonomie et sens des responsabilités
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Capacité à collaborer efficacement avec plusieurs intervenants
Ce poste vous intéresse? Postulez dès maintenant! Notre équipe de recruteurs dynamique est prête à vous accueillir et à vous accompagner sur la voie de la réussite!
* * L'utilisation du genre féminin/masculin a été adoptée afin d'alléger la lecture du texte et n'a aucune intention discriminatoire
- Seules les candidatures retenues seront contactées.
Chez Adecco, notre objectif est simple: faire en sorte que l'avenir fonctionne pour tout le monde. Nous vivons nos valeurs - Passion, Collaboration, Inclusion, Courage et Clients au cœur; en favorisant un milieu de travail où la diversité est célébrée et où chaque voix compte. Nous encourageons les candidatures de personnes issues de tous horizons et identités. Ensemble, nous façonnons un avenir qui fonctionne pour tous.
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English version:
Adecco is currently hiring a
Document Management Specialist for a 1-year contract opportunity with one of our clients in the defence industry located in
Gatineau, QC. This position is ideal for an organized and detail-oriented professional with extensive experience in document management, configuration management, and technical data administration within a highly secure environment.
In this role, you will support document control and configuration management activities for a major defence project while ensuring compliance with government security requirements and document management best practices.
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Pay Rate: $94,000 - $124,000 per year
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Location: Gatineau, QC (100% Onsite)
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Schedule: Monday to Friday, 8:00 AM - 4:30 PM
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Employment Type: 1-Year Temporary Contract
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Vacancy Status: This posting is for an existing vacancy.
Responsibilities
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Support document control and change management activities for the Maritime Helicopter Project.
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Serve as a subject matter expert on document management policies, procedures, and best practices.
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Participate in technical reviews, audits, and document compliance activities.
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Assist in developing and improving document management tools, plans, and tracking processes.
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Participate in document management working groups and recommend process improvements.
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Maintain the Records Document Information Management System (RDIMS) in accordance with established procedures.
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Retrieve, organize, update, archive, and maintain documents within RDIMS.
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Respond to routine RDIMS inquiries and escalate complex issues when required.
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Prepare presentations, reports, briefing notes, and supporting documentation related to document management activities.
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Document procedures and support knowledge transfer for future employees and contractors.
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Maintain the project's technical, contractual, and administrative publications library.
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Control, organize, secure, and archive technical, administrative, and contractual documents in both electronic and paper formats.
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Coordinate the receipt, distribution, and tracking of classified documents, Controlled Goods, and regulated information.
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Ensure compliance with Government of Canada security requirements for document handling and records management.
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Prepare documentation required for Visit Clearance Requests (VCRs).
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Coordinate facility visits and collaborate with internal and external stakeholders.
Qualifications
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Must be legally eligible to work and reside in Canada.
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Bachelor's degree in Business Administration, Commerce, or a related field.
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Valid Government of Canada Secret Security Clearance.
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Eligible for the Controlled Goods Program (CGP).
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Minimum of one (1) year of recent experience using RDIMS or an equivalent Government of Canada document management system.
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Minimum of one (1) year of recent experience managing documentation subject to the Canadian Controlled Goods Program or U.S. ITAR regulations.
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Minimum of five (5) years of experience managing a technical document resource centre.
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Minimum of five (5) years of document management experience, including:
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Developing classification structures for technical documentation.
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Applying and improving Standard Operating Procedures (SOPs).
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Managing physical document archives.
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Processing, tracking, and distributing document deliverables.
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Minimum of three (3) years of experience with configuration management and technical document revision control.
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Strong proficiency with Microsoft Office, particularly Excel.
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Experience with Microsoft Visio and document management software is considered an asset.
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Excellent organizational skills and exceptional attention to detail.
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Strong analytical, communication, and problem-solving abilities.
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Ability to manage confidential and classified information with professionalism and discretion.
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Ability to work independently while collaborating effectively with multidisciplinary teams.
Why Apply
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Work on a high-profile defence project supporting critical government operations.
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Join a collaborative team in a highly specialized and secure environment.
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Utilize your expertise in document management, configuration management, and technical data administration.
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Competitive salary and comprehensive professional experience.
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Gain valuable experience within Canada's defence sector.
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At Adecco, our purpose is simple: to make the future work for everyone. We live our values - Passion, Collaboration, Inclusion, Courage, and Customer-Centricity - by fostering a workplace where diversity is celebrated and every voice matters. We encourage applications from people of all backgrounds and identities. Together, we are shaping a future that works for everyone.
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