SOMMAIRE
Le coordonnateur de l'affectation des équipages contribue à la continuité des opérations de la flotte en coordonnant l'affectation des ressources maritimes selon les exigences de certification, les effectifs réglementaires et les besoins opérationnels propres à chaque navire.
Il ou elle coordonne les affectations, les changements d'équipage, les certifications, les formations, les déplacements et les besoins de recrutement liés aux opérations maritimes.
De mai à novembre, le titulaire assure le suivi quotidien des besoins de la flotte. Durant l'intersaison, il prépare les équipages pour la saison suivante en planifiant les besoins en personnel, les formations et les certifications.
RESPONSABILITÉS
Planification et coordination des équipages
- Assurer le suivi des évaluations de l’équipage et maintenir les dossiers de formation à jour.
- Planifier les besoins en personnel pour l'ensemble de la flotte.
- Coordonner les affectations des membres d'équipage selon les exigences réglementaires et opérationnelles de chaque navire.
- Veiller au respect des effectifs minimaux et des certifications requises.
- Maintenir à jour les listes d'équipage, horaires de rotation et calendriers d'affectation.
- Comprendre les exigences propres à chaque poste à bord et les qualifications nécessaires.
- Identifier les besoins futurs et anticiper les remplacements requis.
Planification et suivi des équipages
- Identifier les besoins en personnel maritime selon les différents navires et suggérer les candidats disponibles.
- Assurer que tous les membres d’équipage possèdent les certifications et qualifications nécessaires avant l’embarquement.
- Maintenir les normes de formation maritime conformément aux règlements de Transports Canada et aux politiques internes. Effectuer l'entrée des données dans les systèmes internes (CFM, MarControl ou équivalent).
- Assurer la conformité documentaire avant toute affectation.
Support opérationnel et logistique
- Organiser les déplacements des équipages (vols, hébergement, transport terrestre et autres besoins logistiques).
- Coordonner les changements d'équipage dans les différents ports desservis.
- Assurer la mobilisation du personnel vers les destinations nordiques et arctiques.
- Communiquer l'ensemble des informations nécessaires aux employés avant leur déplacement.
Communication et relations
- Travailler étroitement avec les gestionnaires pour bâtir un climat de travail respectueux et soutenir les efforts de rétention.
- Développer et maintenir des relations efficaces avec les collèges, institutions, réseaux sociaux et partenaires de recrutement.
- Assurer la communication efficace avec les employés et candidats et représenter l’entreprise lors d’événements externes.
Autres
- Toutes autres tâches connexes.
COMPÉTENCES
- Excellentes aptitudes organisationnelles et interpersonnelles.
- Capacité à gérer un volume élevé de travail et plusieurs priorités simultanément.
- Maîtrise des logiciels de gestion des équipages (ex : CFM, MarControl) un atout
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ainsi qu’Adobe.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais (Anglais fonctionnel requis pour communiquer avec les membres d'équipage, candidats et partenaires maritimes au Canada et à l'international.)
FORMATION, EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS
- Formation en études maritimes, logistique, transport ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Minimum d'une (1) année d'expérience dans un environnement maritime, opérationnel, logistique ou de coordination.
- Expérience en mer ou dans un environnement maritime un atout considérable.
- Connaissance des exigences réglementaires et des procédures liées au personnel maritime, incluant la conformité avec les conventions internationales et les lois canadiennes.
- Connaissance de la réglementation maritime canadienne (Transports Canada, ISM, ISPS, OMI, Loi sur la marine marchande) est un atout.
CAPACITÉS ET APTITUDES REQUISES
- Proactif, positif, motivé et autonome.
- Travail d’équipe, collaboration et entregent.
- Discrétion, confidentialité et jugement professionnel.
- Esprit critique, rigueur, sens des responsabilités et souci du détail.
- Capacité à gérer le flux de travail et les priorités dans un environnement dynamique et multitâches.
- Capacité à agir comme modèle pour les employés.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Temps plein, possibilité de télétravail occasionnel
- Heures de bureau hebdomadaires avec disponibilité en soirée, fins de semaine et rotations selon les urgences.
- Déplacements ponctuels possibles sur les navires et sites portuaires. (Bécancour, Trois-Rivière, Montréal)
SUMMARY
The Crew assignment Coordinator contributes to the continuity of fleet operations by coordinating the assignment of maritime personnel in accordance with certification requirements, regulatory crewing levels, and the operational needs of each vessel.
The incumbent coordinates crew assignments, crew changes, certifications, training, travel arrangements, and recruitment needs related to maritime operations.
From May to November, the position is responsible for the daily monitoring of fleet staffing needs. During the off-season, the incumbent prepares crews for the following season by planning staffing requirements, training, and certifications.
RESPONSIBILITIES
Crew Planning and Coordination
- Monitor crew evaluations and maintain up-to-date training records.
- Plan staffing requirements for the entire fleet.
- Coordinate crew assignments based on the regulatory and operational requirements of each vessel.
- Ensure compliance with minimum manning levels and required certifications.
- Maintain current crew lists, rotation schedules, and assignment calendars.
- Understand the requirements specific to each onboard position and the qualifications needed.
- Identify future staffing needs and anticipate replacement requirements.
Crew Planning and Monitoring
- Identify maritime staffing needs across the various vessels and recommend available candidates.
- Ensure all crew members possess the required certifications and qualifications prior to boarding.
- Maintain maritime training standards in accordance with Transport Canada regulations and internal policies. Enter data into internal systems (CFM, MarControl, or equivalent).
- Ensure all required documentation is compliant before any assignment.
Operational and Logistical Support
- Organize crew travel arrangements (flights, accommodations, ground transportation, and other logistical needs).
- Coordinate crew changes at the various ports served.
- Ensure personnel mobilization to northern and Arctic destinations.
- Communicate all necessary travel-related information to employees prior to departure.
Communication and Relationships
- Work closely with managers to foster a respectful work environment and support employee retention efforts.
- Develop and maintain effective relationships with colleges, institutions, social networks, and recruitment partners.
- Ensure effective communication with employees and candidates and represent the company at external events.
Other Duties
- Perform any other related duties as assigned.
SKILLS
- Excellent organizational and interpersonal skills.
- Ability to manage a high volume of work and multiple priorities simultaneously.
- Proficiency with crew management software (e.g., CFM, MarControl) is an asset.
- Proficiency with Microsoft Office applications (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) as well as Adobe products.
- Excellent verbal and written communication skills in both French and English. (Functional English is required to communicate with crew members, candidates, and maritime partners across Canada and internationally.)
EDUCATION, EXPERIENCE, AND QUALIFICATIONS
- Education in maritime studies, logistics, transportation, or a related field, or equivalent experience.
- Minimum of one (1) year of experience in a maritime, operational, logistics, or coordination environment.
- Seagoing experience or experience in a maritime environment is considered a significant asset.
- Knowledge of regulatory requirements and procedures related to maritime personnel, including compliance with international conventions and Canadian legislation.
- Knowledge of Canadian maritime regulations (Transport Canada, ISM, ISPS, IMO, Canada Shipping Act) is an asset.
REQUIRED COMPETENCIES AND QUALITIES
- Proactive, positive, motivated, and self-sufficient.
- Teamwork, collaboration, and strong interpersonal skills.
- Discretion, confidentiality, and professional judgment.
- Critical thinking, diligence, accountability, and attention to detail.
- Ability to manage workflow and priorities in a dynamic, fast-paced, and multitasking environment.
- Ability to serve as a role model for employees.
WORKING CONDITIONS
- Full-time position with occasional remote work opportunities.
- Regular office hours with availability required for evenings, weekends, and rotational coverage in emergency situations.
- Occasional travel to vessels and port facilities. (Bécancour, Trois-Rivières, Montréal)
Rémunération : 67 500,00$ à 82 500,00$ par an
Avantages :
- Aide au Transport Quotidien
- Assurance Dentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC (Montréal)
