Aperçu du rôle
En tant que Planificateur(trice) de production / Coordonnateur(trice) de réponse chez Spector, vous serez le lien de coordination en temps réel entre le Service à la clientèle, la Production et la Planification. À l’aide d’outils tels que Thermo (planification de capacité) et les systèmes ERP / Traveler de l’entreprise, vous veillerez à ce que les horaires de production soient continuellement optimisés et que les communications demeurent claires, rapides et efficaces.
Vous gérerez les ajustements quotidiens au plan de production, traiterez les mises à jour urgentes internes et clients, et maintiendrez des tableaux de bord en temps réel montrant la capacité des lignes, les goulots d’étranglement et les changements de priorités. Ce rôle combine une discipline analytique de planification avec de fortes compétences en communication de service, afin d’assurer une parfaite cohérence entre les engagements clients et les contraintes opérationnelles.
Responsabilités principales
1. Planification & Gestion de la capacité
- Maintenir et ajuster les horaires de production selon les nouvelles commandes, urgences ou annulations.
- Utiliser Thermo et ERP / Traveler pour visualiser, prévoir et équilibrer la capacité par ligne et centre de travail.
- Identifier les conflits d’horaire, les capacités sous-utilisées et les réaffectations rapides (« quick wins ») pour améliorer le flux.
- Coordonner l’équilibrage de charge à court terme entre les départements (ex. : journaux, stylos, emballage).
- Soutenir le processus S&OP avec des données précises en temps réel pour les cycles de planification quotidiens et hebdomadaires.
2. Communication & Coordination rapides
- Servir de premier point de contact pour le Service à la clientèle et les Ventes concernant les délais de production ou l’état des commandes.
- Fournir des réponses le jour même (objectif : < 1 heure) à toutes les demandes internes et clients liées à la planification ou à la livraison.
- Escalader les retards potentiels de manière proactive avec données et options de mitigation.
- Maintenir un rapport transparent « ce qui a changé aujourd’hui » pour les superviseurs de production et les responsables de planification.
3. Gestion des données & systèmes
- Assurer la synchronisation et l’exactitude des données entre Thermo, ERP et Traveler.
- Générer et maintenir des tableaux de bord visuels (ex. : Power BI ou vues Thermo) pour le suivi en direct du respect des horaires, du WIP et des délais.
- Suivre les KPIs : plan vs réel quotidien, variance des délais de commande, temps de réponse aux courriels.
- Soutenir l’analyse des causes fondamentales lors d’expéditions manquées ou de replanifications.
4. Soutien interfonctionnel
- Collaborer avec les superviseurs de production pour reprioriser les lignes sans compromettre la qualité ou l’efficacité des setups.
- Travailler avec le Service à la clientèle, le S&OP et la Logistique pour aligner l’expédition, l’étiquetage et la planification des transporteurs avec l’état réel de la production.
- Participer aux réunions quotidiennes Tier et communiquer les exceptions ou opportunités de planification.
5. Amélioration continue
- Contribuer aux événements Kaizen / Sprints SOP en fournissant des données sur les goulots de planification ou les retards de communication.
- Recommander des changements de processus pour améliorer la fiabilité des horaires et la réactivité client.
- Aider à documenter les procédures standard de planification et les protocoles de gestion des courriels.
Indicateurs de performance clés (KPIs)
- Temps de réponse aux courriels : ≥ 90 % des demandes internes/clients liées à la planification répondues en moins de 60 minutes.
- Respect du plan : ≤ 2 % d’écart par rapport au plan quotidien publié.
- Utilisation de capacité : ≥ 90 % sur les lignes clés tout en minimisant les heures supplémentaires.
- Exactitude des livraisons à temps (OTD) : > 98 % grâce à une planification proactive.
- Réactivité inter-départements : participation à 100 % aux réunions quotidiennes Tier 2.
Qualifications & Compétences
Formation
- Diplôme collégial ou universitaire en gestion des opérations, génie industriel, chaîne d’approvisionnement ou domaine connexe.
Expérience
- 3+ ans en planification de production, planification ERP ou coordination dans un environnement manufacturier ou d’impression.
- Expérience avec Thermo, ERP (Macola ou équivalent) et Traveler (atout).
Compétences techniques
- Solide compréhension de la planification de capacité, de la logique de routage, de la gestion des délais et de la priorisation des commandes.
- Maîtrise d’Excel / SSRS / Power BI et des rapports de données.
- Connaissance des principes Lean / Kaizen et de la gestion visuelle. Yellow Belt préféré.
Compétences interpersonnelles
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches sous pression.
- Communicateur(trice) clair(e) et professionnel(le), à l’oral comme à l’écrit, avec une forte orientation client.
- Capacité à collaborer efficacement entre plusieurs départements et à escalader de manière proactive.
Langues
- Bilinguisme anglais/français fortement préféré.
Structure hiérarchique
- Relève de : Directeur(trice) général(e) de la production / Responsable S&OP
- Département : Opérations
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Production Scheduler / Response Coordinator
Role Overview
As the Production Scheduler / Response Coordinator at Spector, you will serve as the real-time coordination link between Customer Service, Production, and Planning. Using tools like Thermo (Capacity Planning) and the company’s ERP / Traveler systems, you will ensure production schedules are continuously optimized and communication lines remain clear and responsive.
You will manage daily adjustments to the production plan, handle rapid internal and customer updates, and maintain real-time dashboards showing line capacity, bottlenecks, and priority shifts. This role combines analytical scheduling discipline with strong service communication skills, ensuring that both customer commitments and operational constraints stay perfectly aligned.
Key Responsibilities
1. Scheduling & Capacity Management
- Maintain and adjust daily production schedules based on new orders, rush jobs, or cancellations.
- Use Thermo and ERP / Traveler to visualize, forecast, and balance capacity by line and work center.
- Identify schedule conflicts, underutilized capacity, and “quick-win” reassignments to improve flow.
- Coordinate short-term load leveling between departments (e.g., journals, pens, packaging).
- Support S&OP with accurate real-time inputs for daily and weekly planning cycles.
2. Rapid Communication & Coordination
- Act as the first-response contact for Customer Service and Sales regarding production timing or order status.
- Provide same-day answers (target <1 hour) to all internal and key customer inquiries related to scheduling or delivery.
- Escalate potential delays or changes proactively with data and mitigation options.
- Maintain a transparent “what changed today” report for production supervisors and planning leads.
3. Data & Systems Management
- Ensure synchronization and data accuracy between Thermo, ERP, and Traveler.
- Generate and maintain visual dashboards (e.g., Power BI or Thermo views) for live monitoring of schedule adherence, WIP, and lead times.
- Track KPIs on daily plan vs. actual, order lead-time variance, and email response time.
- Support root-cause analysis of missed shipments or rescheduling events.
4. Cross-Functional Support
- Partner with Production Supervisors to re-prioritize lines without compromising quality or setup efficiency.
- Collaborate with Customer Service, S&OP, and Logistics to align dispatch, labeling, and carrier planning with real production readiness.
- Participate in daily Tier meetings and communicate updates on scheduling exceptions or opportunities.
5. Continuous Improvement
- Contribute to Kaizen / SOP Sprint events by providing data on scheduling bottlenecks or communication delays.
- Recommend process changes that improve schedule reliability and customer responsiveness.
- Assist in documenting standard work for scheduling procedures and email handling protocols.
Key Performance Indicators (KPIs)
- Email Response Time: ≥ 90% of customer or internal schedule-related inquiries answered within 60 minutes.
- Schedule Adherence: ≤ 2% deviation from published daily plan.
- Capacity Utilization: Maintain ≥ 90% utilization on key lines while minimizing overtime.
- On-Time Delivery Accuracy: Support > 98% OTD through proactive scheduling.
- Cross-Department Responsiveness: 100% participation in daily Tier 2 planning meetings.
Qualifications & Skills
Education:
- College or university degree in Operations Management, Industrial Engineering, Supply Chain, or related field.
Experience:
- 3+ years in production scheduling, ERP planning, or coordination within a manufacturing or printing environment.
- Experience with Thermo, ERP (Macola or equivalent), and Traveler systems preferred.
Technical Expertise:
- Solid understanding of capacity planning, routing logic, lead-time management, and order prioritization.
- Strong command of Excel / SSRS / Power BI dashboards and data reporting.
- Familiarity with Lean / Kaizen principles and visual factory management. Yellow Belt prefered.
Soft Skills:
- Exceptional organizational and multitasking abilities under time pressure.
- Clear, professional communicator, both written and verbal, with customer-oriented mindset.
- Able to collaborate effectively across multiple departments and escalate proactively.
Language:
- Bilingual English/French strongly preferred.
Reporting Structure
- Reports To: General Manager of Production / S&OP Lead
- Department: Operations
Pay: $55,000.00-$65,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site gym
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care
Work Location: In person
