Le français suit
Overview
The Canadian Journalism Collective (CJC-CCJ) is seeking a detail-oriented and highly organized Bookkeeper & Verification Support Officer to support our internal finance operations and assist in the verification process .
This role combines core bookkeeping responsibilities with operational support for eligibility verification, ensuring that financial data, documentation, and program assessments are accurate, complete, and audit-ready, including communication with applicants as needed.
The ideal candidate is meticulous, comfortable working with financial systems, and able to follow structured procedures with precision. This position reports to the Financial Controller.
Responsibilities
1. Core Bookkeeping (Weekly & Monthly)
- Allocate and record transactions in QuickBooks Online (QBO).
- Perform bank and credit card reconciliations across multiple accounts.
- Maintain Accounts Payable & Accounts Receivable lists.
- Prepare and process vendor payments, reimbursements, and disbursements.
- Support invoice creation, tracking, and follow-up.
- Maintain accurate documentation for all financial transactions.
- Assist with cashflow monitoring and routine financial hygiene tasks.
- Prepare and submit HST returns, ensuring timely and accurate remittances in accordance with federal requirements.
2. Payroll & Compliance Support
- Assist with biweekly payroll inputs (hours, wages, PTO, statutory calculations).
- Preparation of government remittances and annual forms (T4, RL-1, summaries).
- Help maintain compliance documentation and filing calendars.
3. Financial Reporting Support
- Prepare monthly standard reports in collaboration with the Financial Controller (balance sheet, income statement, AP/AR aging).
- Assist in preparing enhanced reports (budget vs actuals, disbursement detail reports).
- Ensure all reports are accurate, complete, and delivered on schedule.
4. Verification Process Support
Working under the Financial Controller, the Bookkeeper will support the internal verification workflow, including:
- Contribute to the verification process by applying CJC‑CCJ’s verification SOP, ensuring accuracy, completeness, and compliance.
- Assist in the design and development of the verification platform.
- Assist in contractors and temporary workers onboarding and training.
- Ensure compliance of the confidentiality and cybersecurity policies.
- Review employee lists, hours, and FTE calculations submitted by recipients.
- Compare recipient submissions with internal policies.
- Assist in identifying discrepancies, missing documentation, or inconsistencies.
- Ensure all verification steps follow the CJC-CCJ SOP and are fully documented and ensure all verification decisions are properly justified and recorded.
- Prepare clean, audit-ready files for internal review and external auditors.
- Maintain organized digital records in accordance with governance standards.
5. Administrative & Operational Support
- Maintain organized folders and documentation logs.
- Support communication with recipients for missing documents or clarifications.
- Assist with year-end preparation and audit readiness.
- Participate in internal process improvements and SOP updates.
- All other related tasks.
- Perform bank and credit card reconciliations across multiple accounts.
- Maintain Accounts Payable & Accounts Receivable lists.
- Prepare and process vendor payments, reimbursements, and disbursements.
- Support invoice creation, tracking, and follow-up.
- Maintain accurate documentation for all financial transactions.
- Assist with cashflow monitoring and routine financial hygiene tasks.
- Prepare and submit HST returns, ensuring timely and accurate remittances in accordance with federal requirements.
Qualifications
- Diploma or coursework in accounting, bookkeeping, finance, or related field.
- Minimum 4 years of bookkeeping experience (non-profit experience an asset).
- Strong proficiency with QuickBooks Online or similar accounting software, payment platform, etc.
- Strong IT skills.
- Excellent attention to detail and ability to follow structured procedures.
- Excellent communication skills.
- Strong organizational skills and ability to manage multiple deadlines.
- Comfort working with spreadsheets (Excel/Google Sheets) – Advanced skills in Excel.
- Ability to handle confidential information with discretion.
- Experience with verification, audit preparation, or compliance is an asset.
- Experience with Salesforce is an asset.
- Bilingualism: Proficiency in English and French is highly preferred.
Reporting
This role reports to the Financial Controller.
Location and Flexibility
The successful candidate will have the flexibility to plan their schedule, but we expect they will be available to work in Montreal 1-2 days per week at the CJC-CCJ’s Montreal office.
Compensation
● Hourly rate of $35-40CAD (starting at 51 000$ annually)
● Hours per week : 28 (more hours between October and January)
● Benefits: coverage by CJC-CCJ’s Group Benefits Plan
● Vacation: 2 weeks per year
● Office closure: 2 paid weeks around Christmas and New Years which are not counted
towards vacation time
Application Process
If you wish to be considered as CJC’s Bookkeeper & Verification support officer please submit your profile, including a resume and letter of interest via [email protected] .
Applications will be accepted until June 9, and will be reviewed all at once following the application closing date. Applications will be held in strictest confidence.
At all points throughout our hiring process, disability-related accommodations are available on request to [email protected]
Selected candidates will be invited to a phone interview. This initial round will address high-level questions and review key responsibilities to ensure alignment. Candidates advancing to the next round will be invited to a video conference interview.
Interested candidates may send their resume and cover letter to [email protected] by June 9, 2026.
The first round of interview will be conducted by phone and the second will be by video
call. They are both expected to be held between June 17 - 23, 2026.
Interviews can be conducted in English or French.
Reference checks : The top candidates will be contacted to provide names and contact
details for 3 references who can speak to their experience, qualifications, and
competencies for the role.
CJC-CCJ sincerely thanks all applicants for your expressed interest in our organization;
however, only those applicants selected for an interview will be contacted.
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L’OPPORTUNITÉ
Le Canadian Journalism Collective-Collectif canadien de journalisme (CJC-CCJ) se trouve à l’avant-garde d’un moment sans précédent dans les médias canadiens. En tant qu’organisme sans but lucratif constitué en personne morale au niveau fédéral, le CJC-CCJ a été fondé par une coalition diversifiée d’éditeurs et de diffuseurs de nouvelles avec pour mission de favoriser la durabilité et l’équité au sein de l’écosystème journalistique canadien.
Le CJC-CCJ est chargé de distribuer 500 M$ de financement de Google en vertu de la Loi sur les nouvelles en ligne, dont 100 M$ sont versés chaque année aux entreprises de presse jugées admissibles conformément à la Loi et à ses règlements.
LE POSTE
Le Collectif canadien de journalisme (CJC-CCJ) est à la recherche d’un(e) Technicien(ne) comptable & Agent(e) de soutien à la vérification pour appuyer les opérations financières internes et contribuer au processus de vérification de l’admissibilité.
Ce poste combine des responsabilités comptables essentielles avec un soutien opérationnel pour la vérification de l’admissibilité, en veillant à ce que les données financières, la documentation et les évaluations des programmes soient exactes, complètes et prêtes pour un audit, y compris les communications avec les candidat(e)s si nécessaire.
Le ou la candidat(e) idéal(e) est méticuleux(se), à l’aise avec les systèmes financiers et capable de suivre des procédures structurées avec précision. Ce poste relève du ou de la Contrôleur(euse) financier(ière).
Principales responsabilités
1. Tenue de livres principale (hebdomadaire & mensuelle)
● Affecter et enregistrer les transactions dans QuickBooks Online (QBO).
● Effectuer les rapprochements bancaires et de cartes de crédit sur plusieurs comptes.
● Maintenir les listes des comptes fournisseurs & clients.
● Préparer et traiter les paiements aux fournisseurs, les remboursements et les décaissements.
● Soutenir la création, le suivi et la relance des factures/fournisseurs.
● Maintenir une documentation précise pour toutes les transactions financières.
● Aider à la surveillance des flux de trésorerie et aux tâches courantes de gestion financière.
● Préparer et soumettre les déclarations de TVH, en assurant des versements opportuns et précis conformément aux exigences fédérales.
2. Soutien à la paie & à la conformité
● Saisir bimensuellement la paie (heures, salaires, congés payés, calculs légaux, etc).
● Préparer les versements gouvernementaux et les formulaires annuels (T4, RL-1, sommaires).
● Contribuer à la tenue des documents de conformité et des calendriers de dépôt.
3. Soutien aux rapports financiers
● Préparer les rapports mensuels standards en collaboration avec le ou la contrôleur(euse) financier(ière) (bilan, état des résultats, vieillissement des CP/CR, etc).
● Contribuer à la préparation de rapports avancés (budget vs réel, rapports détaillés des décaissements, etc).
● S’assurer que tous les rapports sont précis, complets et livrés dans les délais.
4. Soutien au processus de vérification
Sous la supervision du ou de la contrôleur(euse) financier(ière), le ou la technicien(ne) comptable soutiendra le flux de travail de vérification interne, notamment :
● Contribuant au processus de vérification en appliquant les procédures opérationnelles normalisées (PON) de vérification du CJC-CCJ, en veillant à l’exactitude, à l’exhaustivité et à la conformité.
● Participer à la conception et au développement de la plateforme de vérification.
● Aider à l’intégration et à la formation des travailleur(euse)s temporaires.
● Assurer le respect des politiques de confidentialité et de cybersécurité.
● Examiner les listes d’employé(e)s, les heures et les calculs d’équivalents temps plein soumis par les bénéficiaires.
● Comparer les soumissions des bénéficiaires avec les politiques internes.
● Aider à identifier les écarts, les documents manquants ou les incohérences.
● S’assurer que toutes les étapes de vérification suivent les POS du CCJ-CJC et sont entièrement documentées, et que toutes les décisions de vérification sont correctement justifiées et consignées.
● Préparer des dossiers propres et prêts pour la vérification à l’intention des vérificateur(trice)s internes et externes.
● Tenir des dossiers numériques organisés conformément aux normes de gouvernance.
5. Soutien administratif & opérationnel
● Tenir des dossiers et journaux de documentation organisés.
● Soutenir la communication avec les bénéficiaires pour les documents manquants ou les clarifications.
● Contribuer à la préparation de fin d’année et à la disponibilité pour la vérification.
● Participer aux améliorations de processus internes et aux mises à jour des PON.
● Toutes autres tâches connexes.
Qualifications et compétences principales
● Diplôme ou formation en comptabilité, tenue de livres, finance ou domaine connexe.
● Minimum 4 ans d’expérience en tenue de livres (expérience en OBNL, un atout).
● Excellente maîtrise de QuickBooks Online ou d’un logiciel comptable similaire, plateforme de paiement, etc.
● Solides compétences en informatique.
● Excellent souci du détail et capacité à suivre des procédures structurées.
● Excellentes aptitudes en communication.
● Fortes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs échéances.
● À l’aise avec les tableurs (Excel/Google Sheets) – compétences avancées en Excel.
● Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.
● Expérience en vérification, préparation d’audit ou conformité, un atout.
● Expérience avec Salesforce, un atout.
● Bilinguisme : la maîtrise du français et de l’anglais est fortement privilégiée.
Supervision
Ce poste relève du ou de la Contrôleur(euse) financier(ière).
Lieu de travail et flexibilité
La personne sélectionnée bénéficiera de la flexibilité de planifier son horaire, mais nous prévoyons qu’elle sera disponible pour travailler à Montréal 1 ou 2 jours par semaine dans les bureaux du CJC-CCJ.
Rémunération
● Taux horaire de 35-40$ CAD (débute à 51 000 $ annuellement)
● Heures par semaine : 28 (plus d’heures entre octobre et janvier)
● Avantages sociaux : couverture par le régime d’avantages sociaux collectifs du CJC-CCJ
● Vacances : 2 semaines par année
● Fermeture du bureau : 2 semaines payées lors des Fêtes de Noël et du Jour de l’An, non comptabilisées dans le temps de vacances
Processus de candidature
Si vous souhaitez être pris(e) en considération pour le poste de teneur de livres et agent(e) de soutien à la vérification du CJC-CCJ, veuillez soumettre votre profil, comprenant un curriculum vitæ et une lettre d’intérêt, à l’adresse : [email protected]
Les candidatures seront acceptées jusqu’au 9 juin et seront examinées toutes ensemble après la date de clôture. Les candidatures seront traitées en toute confidentialité.
À toutes les étapes de notre processus de recrutement, des mesures d’adaptation liées à un handicap sont disponibles sur demande à [email protected]
Les candidat(e)s sélectionné(e)s seront invité(e)s à un entretien téléphonique. Ce premier tour abordera des questions générales et passera en revue les principales responsabilités afin d’assurer une adhésion mutuelle. Les candidat(e)s passant au tour suivant seront invité(e)s à un entretien par vidéoconférence.
Les candidat(e)s intéressé(e)s peuvent envoyer leur curriculum vitæ et lettre de motivation à [email protected] avant le 9 juin 2026.
Le premier tour d’entretien sera mené par téléphone et le second par vidéoconférence. Ils sont tous deux prévus entre le 17 et le 23 juin 2026
Les entretiens peuvent se dérouler en anglais ou en français.
Vérification des références : Les candidat(e)s finalistes seront contacté(e)s afin de fournir les coordonnées de 3 références pouvant attester de leur expérience, de leurs compétences et de leurs aptitudes pour le poste.
Le CJC-CCJ remercie sincèrement tou(te)s les candidat(e)s de l’intérêt manifesté pour notre organisation ; toutefois, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour un entretien seront contacté(e)s.
Pay: $35.00-$40.00 per hour
Benefits:
- Dental care
- Employee assistance program
- Flexible schedule
- Work from home
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC
