Offre d'emploi : Adjoint(e) administratif(ve)
La Coopérative d’Habitation Terrasse-Soleil (CHTS) est une entreprise coopérative d'envergure qui gère 228 logements locatifs dans l’arrondissement Pierrefonds-Roxboro, dans l’ouest de Montréal. Notre établissement se classe parmi les plus grands du mouvement coopératif d'habitation au Québec. Nos logements sont répartis dans trois bâtiments construits sur un magnifique terrain végétalisé et agrémenté d’une piscine extérieure.
La coopérative peut compter sur une équipe permanente composée de trois employés administratifs et de trois employés d’entretien, ainsi que sur un conseil d’administration dynamique et des membres engagés. Elle offre un environnement de travail humain et collaboratif au sein d’une organisation bien établie et financièrement saine.
Afin de soutenir la direction générale dans la réalisation des activités courantes, nous sommes à la recherche d’une personne rigoureuse, polyvalente, organisée et dotée d’un excellent sens du service pour pourvoir le poste d’adjoint(e) administratif(ve).
Sommaire du poste
Sous l’autorité de la direction générale et en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et comptable de premier niveau. Elle contribue également au service aux membres et aux locataires, à la gestion documentaire ainsi qu’au bon fonctionnement des comités de la coopérative.
Principales responsabilités
Gestion financière et comptabilité de premier niveau
- Assister la direction générale dans la perception des loyers, la préparation des dépôts bancaires, la production des rapports de perception et la transmission des avis de retard de paiement.
- Compiler et vérifier les feuilles de temps ainsi que les renseignements nécessaires au traitement de la paie par le fournisseur externe.
- Soutenir la préparation des conciliations bancaires mensuelles en rassemblant, en vérifiant et en classant les pièces justificatives requises.
- Participer à la saisie des écritures comptables courantes et assurer la tenue ainsi que le suivi de la petite caisse.
- Participer à la préparation, à la vérification et à la distribution annuelle des relevés 31 aux locataires.
Administration et gestion documentaire
- Assurer la gestion, la mise à jour, la confidentialité, le classement et l’archivage des registres officiels de la coopérative.
- Constituer et tenir à jour les dossiers des membres, des locataires et des candidats, notamment leurs coordonnées, les contrats de membre, les baux et les documents relatifs à leur renouvellement, les preuves d’assurance locataire, les dossiers de candidature ainsi que tout autre document requis.
- Recevoir, ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes dans le respect des règles de confidentialité et des responsabilités de chacun
- Assister la direction générale dans le traitement des dossiers de subventions d’aide au loyer et en assurer le suivi auprès des locataires et des organismes partenaires, notamment l’Office municipal d’habitation de Montréal (OMHM).
- Effectuer les achats de fournitures et de matériel de bureau, tenir l’inventaire à jour et veiller à l’utilisation responsable des ressources ainsi qu’au respect des budgets autorisés.
Accueil, communications et service aux membres
- Accueillir les membres, les locataires, les candidats, les fournisseurs et les autres visiteurs, préciser l’objet de leur visite, répondre à leurs demandes lorsque celles-ci relèvent de ses fonctions ou les diriger vers la personne responsable.
- Répondre avec diligence aux demandes de renseignements reçues par téléphone ou par courrier électronique et acheminer celles qui nécessitent un traitement particulier à la personne concernée.
- Consigner et transmettre les demandes de service, transférer les appels téléphoniques, prendre des messages complets et en assurer le suivi.
- Contribuer à la rédaction et assurer la révision, la traduction, la mise en page et la diffusion des communications administratives et officielles, notamment les avis aux locataires, les bulletins d’information, les notes de service, les lettres et les avis de convocation.
Soutien au conseil d’administration et aux comités
- Fournir un soutien administratif et logistique à la direction générale dans la préparation des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales, notamment en préparant, révisant, traduisant, mettant en page, reproduisant et distribuant les documents requis ;
- Assurer le classement et l’archivage numérique des documents du conseil d’administration et des assemblées générales, conformément aux pratiques de gestion documentaire de la coopérative ;
- Appuyer la direction générale dans la coordination administrative des comités et le suivi de leurs activités ;
- Coordonner, encadrer, former et accompagner, au besoin, les membres bénévoles participant aux activités de soutien administratif, notamment en leur transmettant les méthodes de travail, les consignes applicables et les règles de confidentialité à respecter ;
- Accomplir toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement administratif de la coopérative ;
Qualifications recherchées
Formation et expérience
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en comptabilité, un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou en bureautique, ou toute autre formation pertinente.
- Toute combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente pourra être considérée.
- Posséder au moins deux années d’expérience dans un poste d’adjoint(e) administratif(ve), d’adjoint(e) de direction ou dans une fonction comparable comportant des responsabilités diversifiées.
- Posséder de l’expérience en service à la clientèle ainsi que dans le traitement de renseignements personnels et confidentiels.
- Posséder une expérience en comptabilité de premier niveau, notamment en perception de paiements, en préparation de dépôts, en saisie de données comptables et en gestion de pièces justificatives.
- Une expérience dans le secteur de l’habitation, au sein d’une coopérative, d’un organisme communautaire ou d’un organisme sans but lucratif constitue un atout.
Compétences professionnelles
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi que de solides aptitudes en rédaction, en révision et en mise en page de documents.
- Bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit permettant de répondre aux demandes courantes et de traduire des communications administratives.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft 365, particulièrement Word, Outlook, PowerPoint, Teams et SharePoint, ainsi qu’une maîtrise intermédiaire ou avancée d’Excel.
- Connaissance de Google Workspace et aisance à apprendre et à utiliser différents logiciels de gestion et de comptabilité.
- Connaissance des principes de base de la comptabilité et capacité à rassembler, à vérifier et à classer les renseignements nécessaires au traitement de la paie et aux conciliations bancaires.
- Excellente capacité à organiser et à tenir à jour des dossiers administratifs, à gérer plusieurs échéances simultanément et à effectuer des suivis rigoureux.
- Excellentes aptitudes en communication, en accueil, en service aux membres et en relations interpersonnelles.
- Capacité à communiquer avec tact, diplomatie et respect auprès d’interlocuteurs variés.
- Capacité à accompagner et à former des membres bénévoles ainsi qu’à leur transmettre clairement les méthodes de travail, les consignes et les règles de confidentialité applicables.
Qualités personnelles
- Rigueur, sens marqué de l’organisation et souci du détail.
- Jugement, discrétion et respect absolu de la confidentialité.
- Polyvalence, autonomie, initiative et sens des responsabilités.
- Courtoisie, patience, diplomatie et approche orientée vers la recherche de solutions.
- Excellente capacité à établir les priorités, à gérer les interruptions et à travailler efficacement dans un contexte où les demandes sont nombreuses et diversifiées.
- Esprit d’équipe et aptitude à collaborer avec la direction générale, les employés, les administrateurs, les membres bénévoles, les locataires et les partenaires externes.
- Adhésion aux valeurs coopératives et intérêt pour la participation des membres ainsi que pour le travail au service d’un milieu de vie collectif.
Conditions de travail et avantages
- Statut : Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine).
- Horaire : Du lundi au vendredi (7 h/jour du lundi au vendredi).
- Salaire : À discuter selon l’expérience.
- Vacances et congés : 3 semaines de vacances après un an de service continu + 5 jours de congés personnels/maladie payés par année.
- Avantages sociaux : Adhésion au régime d’assurances collectives avantageux (médicaments, soins dentaires, invalidité longue durée) après la période de probation.
- Environnement de travail : Stationnement gratuit sur place. Bureau situé à moins de 10 kilomètres de la gare du REM (Réseau express métropolitain).
- Sélection : Période de probation de 3 mois. Une vérification des antécédents judiciaires et financiers sera effectuée.
Pour postuler
Veuillez transmettre votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation expliquant votre intérêt pour le milieu coopératif à l’adresse suivante : [email protected]
Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt. Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : à partir de 25,00$ par heure
Heures prévues : 35.0 par semaine
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Stationnement sur place
Question(s) de présélection:
- Êtes-vous prêt à travailler en présentiel 5 jours par semaine? Avez-vous la capacité à vous déplacer à Pierrefonds quotidiennement?
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)
Expérience:
- tant qu'adjoint(e) administratif(ve): 2 ans (Obligatoire)
Langue:
- Français (Obligatoire)
- anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
