Sommaire du poste:
Joignez-vous à notre équipe dynamique en tant que gestionnaire documentaire et jouez un rôle de premier plan dans la supervision du cycle de vie complet de la documentation pour des projets d'envergure en ingénierie industrielle. Dans ce rôle, vous veillerez à ce que tous les dossiers d'ingénierie, d'approvisionnement, de construction et de gestion de projet soient adéquatement formatés, classifiés, stockés, suivis et distribués conformément aux normes du projet. Vous serez également responsable d'établir les procédures de contrôle documentaire, de maintenir les systèmes de documentation et d'assurer la conformité aux exigences de gouvernance à l'échelle de l'organisation du projet.
Responsabilités:
- Gouvernance et élaboration des procédures
- Élaborer, mettre en œuvre et maintenir les procédures de gestion et de contrôle documentaire, incluant les flux de travaux, les gabarits, les conventions de nommage, les systèmes de numérotation et les structures de classification.
- Assurer la conformité aux normes documentaires du projet, du client et de l’entreprise.
- Former les équipes de projet, les entrepreneurs et les partenaires externes aux processus, aux outils et aux exigences documentaires.
- Gestion et contrôle documentaire
- Superviser l’ensemble des documents de projet entrants et sortants, en assurant l'exactitude de l'enregistrement, du codage, du contrôle des révisions et du suivi des statuts.
- Gérer la mise en forme, la numérotation, l'attribution des métadonnées et la classification de tous les documents techniques et non techniques.
- Assurer une gestion rigoureuse des versions ainsi que la distribution et le rappel des documents contrôlés.
- Traitement documentaire et coordination des flux de travaux
- Coordonner les cycles de révision et d'approbation pour les livrables d'ingénierie, les documents des fournisseurs, les devis, les plans, les procédures et la correspondance.
- Assurer le suivi de la performance des flux de travaux et relancer les actions en suspens.
- Veiller à ce que les documents périmés ou remplacés soient retirés de la circulation.
- Administration des systèmes GED (Gestion électronique des documents)
- Gérer et administrer les plateformes GED telles qu'Aconex, ProjectWise, SharePoint ou Documentum.
- Configurer les dossiers de projet, les permissions, les structures de métadonnées et les flux de travaux.
- Soutenir le dépannage, l'intégration des utilisateurs (onboarding) et la conformité du système.
- Archivage et gestion des documents
- Assurer l’archivage adéquat, la rétention et la gestion du cycle de vie de l’ensemble des documents.
- Maintenir des archives structurées, tant numériques que physiques.
- Préparer les dossiers de documentation pour le transfert aux équipes de construction, de mise en service ou de l'exploitation.
- Qualité, conformité et soutien aux audits
- Réaliser des audits documentaires périodiques.
- Assurer la traçabilité documentaire, incluant l’historique des révisions et les registres d’approbation.
- Soutenir les processus AQ/CQ (Assurance Qualité / Contrôle Qualité) ainsi que les audits internes et externes.
- Rapports et soutien aux parties prenantes
- Produire des rapports d'état et des tableaux de bord hebdomadaires et mensuels relatifs à la documentation.
- Soutenir la direction de projet et les chefs de discipline pour tous leurs besoins documentaires.
- Fournir des rapports sur l'avancement, les goulots d'étranglement (bottlenecks) et la conformité de la documentation.
Les compétences et expertises que vous mettrez au service:
- Minimum de 5 ans d'expérience en gestion ou en contrôle documentaire au sein de projets d'envergure en ingénierie industrielle ou en infrastructures.
- Expérience dans l'élaboration et la mise en œuvre de procédures de contrôle documentaire, de systèmes de numérotation et de structures de classification.
- Excellente compréhension de la documentation d'ingénierie, incluant les plans (dessins), les devis, les fiches techniques, la correspondance et les dossiers techniques.
- Maîtrise des plateformes GED (Aconex, ProjectWise, Documentum, SharePoint).
- Grand sens de l'organisation et rigueur (souci du détail).
- Excellentes capacités de communication et de coordination.
- Capacité à gérer des volumes importants de documents tout en respectant des échéanciers serrés.
Atouts et qualifications souhaitées:
- Expérience dans des environnements de projets IAGC (Ingénierie, Approvisionnement, Gestion et Construction).
- Connaissance des normes de documentation ISO.
- Expérience dans la préparation de dossiers de transfert ou de remise d'ouvrages.
- Connaissance des exigences réglementaires en matière de conservation des documents (délais de rétention).
- Certifications en contrôle documentaire ou en gestion d'archives/documents.
Pour plus d’informations ou pour postuler directement, veuillez contacter :
Sabina Brietzke
Recruteur technique
[email protected]
Cadre s’engage à offrir un traitement équitable et des chances égales à toutes et à tous. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour les candidats qui participent à toutes les étapes du processus de sélection. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Summary of Position
Join our dynamic team as
Project Controls Manager and play a key role in overseeing the full lifecycle of project controls for large-scale industrial or infrastructure projects. In this position, you will ensure that all planning, scheduling, cost control, progress measurement, change management, and reporting activities are properly structured, monitored, and maintained in accordance with project standards. You will also develop and implement project controls procedures, maintain performance tracking systems, and provide strategic, data-driven insights to support decision-making across the project organization.
Additional responsibilities include but are not limited to:
- Project Controls System Setup & Oversight
- Establish and implement the full project controls system (schedule, cost, progress, and reporting) for the project.
- Develop project‑specific procedures, templates, coding structures (WBS, CBS), and reporting standards.
- Ensure alignment with contract requirements, project execution plans, and governance processes.
Planning & Scheduling
- Lead development of the baseline schedule including EPC breakdown, sequencing, and critical path analysis.
- Track schedule performance and recommend recovery actions.
- Coordinate with engineering, procurement, and construction for progress updates.
Cost Control & Forecasting
- Develop cost control systems for budgets, commitments, expenditures, and earned value.
- Validate contractor cost reports, variations, and forecasts.
- Prepare monthly forecasts and variance analysis.
Progress Measurement & Analytics
- Implement progress measurement methods for EPC.
- Produce earned value analytics and dashboards.
- Monitor productivity trends and provide early warnings.
Change & Risk Management Support
- Manage change control workflow with impact analysis.
- Maintain change logs and integrate approved changes.
- Support cost/schedule risk management.
Reporting & Communication
- Prepare weekly and monthly project reports for the Project Director.
- Support governance reviews, audits, and client reporting.
- Present findings clearly to support decisions.
Leadership & Team Management
- Lead the project controls team.
- Ensure data accuracy and consistency.
- Mentor junior staff.
Requirements:
- Bachelor’s degree in Engineering.
- Minimum 10 years experience and 5 years in a project controls manager role.
- Demonstrated experience implementing full project controls systems.
- Proficiency with Primavera P6 and project control systems (PRISM, Ecosys, etc.).
- Strong analytical and communication skills.
- Deep understanding of EPC lifecycles and construction execution.
Nice‑to‑Have Qualifications:
- Experience on mega‑projects.
- Knowledge of BIM planning or advanced analytics.
- Experience with risk analysis.
- Certifications such as PMP, PMI‑SP, CCP, EVP.
- Experience in JV or international project structures.
For further information or to apply directly, please contact:
Sabina Brietzke
Technical Recruiter
[email protected]
Cadre is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. We thank all those who apply; however, only those candidates selected for interviews will be contacted.
INDONA
