Coordonnateur(trice) administration
Comptabilité · Approvisionnement · Devis et appels d’offres · Expédition · Ressources humaines et paie · Administration
QUI NOUS SOMMES
AquaTech BM (Gestion & Location Aquatech inc.) conçoit et fabrique des équipements industriels de nettoyage et de stérilisation de bouteilles et de contenants. Reconnus pour leur performance et leur durabilité, nos appareils sont déployés dans plus de 90 pays et servent des clients des secteurs pharmaceutique, hôtelier et agroalimentaire (microbrasseries, vignobles, fermes laitières, etc.).
Notre équipe développe des solutions concrètes en lien avec l’économie circulaire : réutiliser plutôt que jeter. Vous avez envie de voir vos idées reconnues et mises en œuvre rapidement ? Travailler en étroite collaboration avec la direction vous motive ? Cette opportunité est peut-être faite pour vous.
VOTRE RÔLE
Sous la supervision du Président et en collaboration avec le bureau comptable externe, vous êtes la personne pivot du bureau. Vous tenez les livres au quotidien, gérez les achats et les devis, coordonnez l’expédition de nos équipements, administrez la paie et les vacances, et assurez le bon fonctionnement administratif de l’entreprise.
C’est un poste polyvalent, où les tâches sont variées et non routinières, et qui offre une grande autonomie. Nous recherchons une personne responsable, fiable, discrète et engagée envers la croissance de notre entreprise.
MAÎTRISE DE NOS PROCESSUS : LA CLÉ DU POSTE
À lire attentivement. Chez AquaTech BM, nos façons de faire sont documentées, et le poste repose entièrement sur leur maîtrise. La personne retenue devra étudier nos processus, les apprendre et les applique.
▪ Étudier et mémoriser les procédures documentées de chacun de vos volets comptabilité, achats, devis, expédition, paie et administration dès votre entrée en fonction.
▪ Appliquer les processus intégralement et systématiquement, dans le bon ordre et avec les bons outils, sans improvisation ni raccourcis.
▪ Atteindre l’autonomie complète sur les tâches récurrentes au terme de la période d’intégration, sans supervision au quotidien.
▪ Poser vos questions au bon moment : pendant la formation, plutôt que de deviner par la suite.
▪ Contribuer à l’amélioration et à la mise à jour de la documentation une fois les processus maîtrisés — vos idées seront écoutées et mises en œuvre rapidement.
Une période de formation structurée et rémunérée est prévue à l’embauche, avec le Président et les personnes en poste.
VOS RESPONSABILITÉS
Volet comptabilité
▪ Assurer la tenue de livres au quotidien : saisie des écritures, classement des pièces justificatives et suivi du cycle comptable.
▪ Traiter les comptes payables et recevables : réception et vérification des factures fournisseurs, préparation des paiements, facturation clients.
▪ Effectuer les conciliations bancaires régulièrement afin que les enregistrements demeurent exacts et à jour.
▪ Suivre les comptes à recevoir, faire les relances, établir les ententes de paiement et traiter les rapports de dépenses.
▪ Préparer les documents de fin de mois et de fin d’exercice à l’intention du bureau comptable et des auditeurs externes.
▪ Assurer le suivi des remises gouvernementales (TPS/TVQ, DAS) en collaboration avec le bureau comptable.
▪ Participer à l’inventaire annuel et contribuer à l’exactitude des stocks.
▪ Maintenir le système d’archivage et de classement conformément aux normes comptables reconnues.
Volet approvisionnement et achats
▪ Créer et émettre les bons de commande (PO) dans Zoho Books, conformément aux processus et aux autorisations en vigueur.
▪ Effectuer les demandes de prix auprès des fournisseurs, comparer les offres (prix, délais, transport) et formuler une recommandation.
▪ Assurer le suivi des commandes en cours : confirmations, dates de livraison, relances, ruptures et substitutions.
▪ Effectuer le rapprochement à trois voies : bon de commande, bon de réception et facture fournisseur.
▪ Surveiller les niveaux de stock des composantes et déclencher les réapprovisionnements selon les points de commande.
▪ Tenir à jour les fiches fournisseurs et les listes de prix dans les systèmes de l’entreprise.
Volet devis, soumissions et appels d’offres
▪ Créer les devis clients dans Zoho à partir des grilles de prix et des configurations d’équipement, puis les acheminer aux clients.
▪ Valider chaque devis avant l’envoi : prix, options, taxes, incoterms, frais de transport et délais de livraison.
▪ Assurer le suivi des devis : relances, réponses aux questions, conversion des devis acceptés en commandes.
▪ Repérer et suivre les appels d’offres pertinents sur les plateformes publiques et privées, au Québec comme à l’international.
▪ Analyser les cahiers des charges : relever les exigences administratives, les documents demandés et les dates de tombée.
▪ Monter les dossiers de soumission : formulaires, attestations (Revenu Québec, CNESST), preuves d’assurance, références et documents corporatifs.
▪ Coordonner les contributions internes (technique, ventes, direction) et respecter rigoureusement les délais de dépôt.
▪ Tenir le registre des devis et des soumissions et faire le suivi des résultats.
Volet expédition
▪ Coordonner les expéditions de nos équipements avec la production et les ventes : planifier les dates, confirmer les délais et suivre les envois jusqu’à la livraison.
▪ Préparer les documents d’expédition : bons de livraison, connaissements, listes de colisage, factures commerciales, certificats d’origine et documents douaniers requis à l’exportation.
▪ Obtenir les cotations de fret auprès des transporteurs et courtiers, comparer les options et réserver le transport (routier, aérien, maritime, messagerie).
▪ Faire le lien avec les transporteurs et le courtier en douane et régler les problèmes de livraison, de retard ou de dommage.
▪ Vérifier et rapprocher les factures de transport et refacturer le fret aux clients lorsque applicable.
▪ Assurer la réception des marchandises : vérifier la conformité des livraisons entrantes avec les bons de commande et signaler les écarts.
▪ Tenir à jour les registres d’expédition et fournir à la direction le suivi des envois en cours.
Volet ressources humaines et paie
▪ Traiter la paie : recueillir et valider les feuilles de temps, vérifier les heures, les taux et le temps supplémentaire, préparer et transmettre la paie selon le calendrier établi.
▪ Assurer le suivi des retenues à la source et la production des relevés de fin d’année (T4, Relevé 1) en collaboration avec le bureau comptable.
▪ Gérer les vacances et les congés : calculer les indemnités, tenir à jour les banques et les soldes, coordonner le calendrier des vacances et le faire approuver.
▪ Tenir à jour les dossiers d’employés : contrats, fiches d’employé, coordonnées, personnes-ressources en cas d’urgence, attestations d’emploi et relevés d’emploi (RE).
▪ Soutenir l’accueil et l’intégration des nouveaux employés : documents d’embauche, accès aux outils et suivi de la période de probation.
▪ Assurer le suivi administratif en santé et sécurité (CNESST) et des dossiers d’assurance collective.
▪ Traiter tous les renseignements personnels avec une confidentialité absolue, conformément aux politiques de l’entreprise et à la Loi 25.
Volet administration
▪ Gérer les appels téléphoniques : réceptionner et transférer les appels, prendre les messages, répondre aux demandes d’information de base.
▪ Accueillir les visiteurs — clients, fournisseurs et autres — et les orienter vers la bonne personne.
▪ Gérer le courrier : réception, tri et distribution du courrier entrant, préparation et envoi du courrier sortant.
▪ Tenir l’agenda : planifier les rendez-vous, réunions et déplacements, et maintenir les calendriers à jour.
▪ Saisir et mettre à jour les données dans les systèmes de l’entreprise (Zoho Books, Zoho CRM, Google Workspace) et veiller à leur exactitude.
▪ Rédiger et mettre en forme les documents : lettres, rapports, présentations et autres documents administratifs.
▪ Gérer les fournitures de bureau : suivre l’inventaire, passer les commandes et maintenir un stock suffisant.
▪ Coordonner les réunions : préparer la salle, l’ordre du jour et les documents nécessaires.
▪ Appuyer les différents départements pour des tâches administratives variées, selon les besoins.
PROFIL RECHERCHÉ
▪ Formation en comptabilité, en administration ou en bureautique (DEP, AEC ou DEC), ou expérience équivalente.
▪ De 2 à 4 ans d’expérience en tenue de livres et en soutien administratif, idéalement en milieu manufacturier.
▪ Expérience en traitement de la paie : un atout important.
▪ Expérience en achats, en expédition ou en documentation d’exportation : un atout important.
▪ Expérience en préparation de soumissions ou de réponses à des appels d’offres : un atout.
▪ Aisance informatique : Excel, suite Google Workspace; la connaissance de Zoho Books ou Zoho CRM est un atout.
▪ Bilinguisme français / anglais excellent atout, à l’oral comme à l’écrit (nos clients sont répartis dans plus de 90 pays); l'anglais et l’espagnol est un gros atout.
▪ Rigueur dans l’application des procédures : capacité démontrée à apprendre un processus, à le retenir et à l’exécuter de la même façon, chaque fois.
▪ Souci du détail : porter une attention particulière aux détails dans l’exécution des tâches.
▪ Discrétion et confidentialité absolue dans le traitement des données de paie et des dossiers d’employés.
▪ Autonomie : être capable de compter sur soi-même pour accomplir son travail une fois les processus maîtrisés.
▪ Fiabilité : être digne de confiance et responsable envers ses obligations.
▪ Coopération : être agréable avec ses collègues et garder une bonne attitude.
▪ Être stimulé(e) par un environnement en constante évolution où les tâches sont variées et non routinières.
CONDITIONS D’EMPLOI ET AVANTAGES
▪ Type d’emploi : permanent, temps plein, en présentiel, au 71, rue J.-A.-Bombardier à Boucherville.
▪ Horaire : heures d’arrivée et de départ flexibles.
▪ Rémunération : concurrentielle, selon l’expérience.
▪ Vacances : semaines de vacances concurrentielles.
▪ Formation : période d’intégration structurée et rémunérée sur l’ensemble de nos processus.
▪ Régime de retraite et programme d’aide aux employés.
▪ Outils de travail à la fine pointe de la technologie et grande autonomie dans le poste.
▪ Formation linguistique offerte, gym sur place et stationnement sur place.
▪ Événements d’entreprise, environnement de travail agréable et… pet friendly.
▪ Un rôle clé dans une PME québécoise en expansion internationale, qui contribue concrètement à l’économie circulaire.
Type d'emploi : Temps Plein, Permanent
Rémunération : 55 000,00$ à 75 000,00$ par an
Avantages :
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : En présentiel
