Relevant du directeur général, le directeur adjoint aux opérations et locations de salles assure une démarche efficace dans la gestion des affaires courantes de l’organisation et mesure l’efficacité des nouveaux processus mis en place par les différents verticaux. Il sera responsable de développer, implanter et effectuer le suivi de certains projets relevant des opérations et de l’administration. Il assistera le directeur général et/ou le Président du CA dans leurs responsabilités administratives. Le tout sera effectué en tenant compte de la mission et des valeurs de l'organisme.
ORGANISATION ET SOUCI DU DÉTAIL : Avoir de la rigueur, de la précision et le souci du détail dans le respect des priorités et des échéanciers serrés. Savoir planifier et démontrer un sens de l’organisation. Sait utiliser son temps et celui des autres judicieusement et avec efficacité
DYNAMISME : Avoir du dynamisme et aimer travailler en équipe
ATTITUDE POSITIVE ET FLEXIBILITÉ : Approche positive et constructive auprès des équipes de l’organisme, résistance au stress et une bonne maîtrise de soi
AUTONOMIE ET INITIATIVE : Bon sens de l’organisation et de l’initiative
ESPRIT D’ÉQUIPE : Capacité à travailler en collaboration avec les autres membres et équipes de l’organisme dans le but d’accomplir la mission. Elle inspire le respect ; Établit et entretient de bonnes relations de travail avec ses supérieurs, les autres départements, ses collègues, fournisseurs et sous- traitant
LEADERSHIP : Capacité à développer de nouvelles approches, à encourager la participation des équipes, savoir donner l’exemple. Adhère aux décisions prises par la haute direction
APTITUDE DE SERVICE AUX MEMBRES : Capacité et aptitude de service aux membres et offrir une expérience client hors pair en tout temps
CONFIDENTIALITÉ : Doit reconnaître l’importance de la confidentialité et de la notion de professionnalisme. Fait preuve de discrétion dans la communication et le transfert d’informations
INTÉGRITÉ : Se conforme aux règles fondamentales d’intégrité et de crédibilité dans l’accomplissement de ses tâches ; Capacité à assumer les conséquences de ses actes ;
Fait preuve de transparence et bâtit des relations professionnelles basées sur l’honnêteté.
SAVOIR - FAIRE DIPLÔMES / ATTESTATIONS : Diplôme d’études professionnelles D.E.P. ou Attestation d’études collégiales A.E.C. Diplôme d’études professionnelles D.E.P. ou Attestation d’études collégiales A.E.C.
CONNAISSANCES TECHNIQUES : Un minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire.
CONNAISSANCES INFORMATIQUES : Bien maîtriser les logiciels courant de la suite Office
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES : S’exprime clairement de façon verbale et écrite en français et en anglais
Tâches clés
SUPERVISER ET ENCADRER :
Assurer l’efficience du soutien administratif pour les équipes internes
Coordonne les demandes de congés et d’absences des employés et fait remonter jusqu’à la D.G.
Accueil des nouveaux employés et ouverture de leur dossier – fournir la trousse de documents à signer (code d’éthique, politique de rabais employés, politique contre le harcèlement et formulaire de vérification des antécédents.)
Stimuler le(s) employé(s) à participer à la croissance et la vision de l’organisme
Supporter le(s) employé(s) avec la distribution des tâches demandées
Responsable de l'équipe de conciergerie, incluant les contrats d'entretien externe; assure le suivi des congés, les évaluations annuelles, le suivi des tâches, une saine gestion d'équipe.
SOUTIEN OPÉRATIONNEL :
Assister les exécutifs afin de supporter et faire avancer la mission
Participer et mettre en place les modifications aux processus opérationnels ;
Responsable de suivre les objectifs établis pour les projets de chaque vertical
Coordonner des tables de travail et initier des projets spéciaux
Suivre régulièrement les programmes de soutien et nouveautés en lien avec les organismes reliés aux gens de 50 ans +;
Analyser les programmes de subventions et assurer le suivi et dates de tombées des dossiers pour demandes de subventions (PSAB, PSOC, Bingo en salle, Ville de Laval, programme nouveaux horizons, Farr,etc)
En collaboration avec le D.G. renouvellements des ententes avec les partenaires financiers,
Organiser et participer, au besoin, à des sessions de travail reliées aux projets ciblés ;
Collaborer au plan stratégique lié aux opérations ;
Assurer un support professionnel au Directeur Général et au Président lors d’évènements ou projets spéciaux
Organiser différentes rencontres en fonction des besoins et de l’agenda des divers participants ; Élaborer des procédures et des outils de suivi des différents dossiers actifs
Effectuer la révision de textes et correction d’épreuves des documents destinés aux membres Assure la gestion du dossier des plaintes et des lettres au directeur général par la réception, le traitement et le suivi de ceux-ci ainsi que la transmission d’informations à qui de droit.
Responsable de la location des salles, répondre aux courriels, faire visiter la salle visée, faire signer et payer le contrat de location et effectuer des relances d’impayés au besoin ;
S’occupe de faire des bons de travail pour l’entretien de la bâtisse et le déneigement du stationnement et du toit avec la ville de Laval et d’effectuer des suivis au besoin
GESTION ADMINISTRATIVE :
Assurer une conformité et une standardisation des procédures administratives
Assister le directeur général et/ou le Président du CA dans leurs responsabilités administratives Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, règle les problèmes selon son champ de compétence, diriger les appels à la personne concernée ou prendre les messages ;
Recevoir, traiter et effectuer le suivi du courrier et des courriels
Tenir les agendas à jour, directeur général, le CA et les comités du CA
Rédiger et envoyer la correspondance interne et externe ;
Procéder à la réservation de salle lors de colloques ou d’évènements particuliers ;
Selon les besoins, créer des outils de travail tels que graphiques et tableaux ;
Participer, sur demande, à la révision linguistique de certains documents ;
Rédiger et distribuer les ordres du jour, les comptes rendus des réunions et les plans d’action qui en découlent ;
Remettre au DG et le Président du CA les documents soumis pour signature et s’assure du respect des échéances ;
Tenir à jour divers systèmes de classement ;
Assurer la sauvegarde des documents produits conformément au plan de classement en vigueur Rédiger et faire la mise en page de lettres, d’ententes, de tableaux et autres documents connexes pour les directeurs
Assurer la gestion des commandes et le maintien d'un inventaire adéquat des fournitures de bureaux
Effectuer les tâches administratives reliées au bon fonctionnement de l’organisme
SOUTIEN AUX ÉVÈNEMENTS :
Assurer un support afin de faire avancer la mission
Gérer certaines activités corporatives telles des activités de levées de fonds pour l’organisme ou foire dans le but d’amasser des fonds
Assister et participer aux évènements représentés par la direction
Assister le Directeur général à la préparation de discours et de procédures lors de participation à des évènements
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 27,00$ à 31,00$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Réductions Tarifaires
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)
Expérience:
- administration: 3 ans (Souhaité)
- gestion: 3 ans (Souhaité)
Lieu du poste : En présentiel
