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AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Le Partenariat de l'Est de la Montérégie pour la communauté d'expression anglaise (MEPEC) est un organisme à but non lucratif dont la mission est de servir les intérêts de la communauté d'expression anglaise de la Montérégie-Est. Chez MEPEC, nous nous engageons à faire une différence dans la vie des personnes qui nous entourent, qu'il s'agisse de nos employés, de nos membres ou de la communauté en général. Nous croyons que notre communauté anglophone diversifiée contribue à la vitalité de la Montérégie-Est en tant que membres actifs, engagés et épanouis. C'est pourquoi nous travaillons chaque jour à créer un environnement inclusif, bienveillant, collaboratif, éducatif et accueillant.
MEPEC est actuellement à la recherche d'un(e) agent(e) administratif(ve) à raison de 20 heures par semaine afin d'offrir un soutien administratif à l'équipe de direction et aux coordonnateurs. L'agent(e) administratif(ve) veille au bon fonctionnement des activités quotidiennes du bureau, accueille les membres et les visiteurs et assure un soutien administratif de qualité, une organisation efficace du bureau ainsi qu'un excellent service à la clientèle.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Tâches administratives
- Accueillir les membres et les visiteurs en personne, répondre aux appels téléphoniques, déterminer le motif de leur visite et les diriger vers la personne ou la ressource externe appropriée.
- Gérer les boîtes courriel partagées de MEPEC (Info et Bibliothèque) en répondant aux courriels, en les redirigeant et en assurant le tri et la distribution du courrier.
- Maintenir l'inventaire et effectuer l'achat de fournitures de bureau ainsi que de matériel destiné aux projets.
- Effectuer diverses tâches financières, notamment le paiement des factures, la préparation des chèques, le traitement des demandes de remboursement de dépenses, la gestion de la petite caisse, les dépôts bancaires et la préparation des dossiers comptables mensuels.
- Veiller au bon déroulement des activités dans l'Espace communautaire en collaborant étroitement avec les autres coordonnateurs, les bénévoles et les contractuels :
- Saisir les données relatives aux activités et aux participants dans la base de données opérationnelle à des fins de reddition de comptes;
- Appuyer les coordonnateurs, les bénévoles et les contractuels en offrant une aide sur le terrain lors des activités, au besoin;
- Soutenir les bénévoles et les contractuels dans les tâches administratives liées à leurs responsabilités.
- Effectuer diverses tâches générales de soutien administratif.
- Coordonner les livraisons et les cueillettes.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Tâches administratives
- Accueillir les membres et les visiteurs en personne, répondre aux appels téléphoniques, déterminer le motif de leur visite et les diriger vers la personne ou la ressource externe appropriée.
- Gérer les boîtes courriel partagées de MEPEC (Info et Bibliothèque) en répondant aux courriels, en les redirigeant et en assurant le tri et la distribution du courrier.
- Maintenir l'inventaire et effectuer l'achat de fournitures de bureau ainsi que de matériel destiné aux projets.
- Effectuer diverses tâches financières, notamment le paiement des factures, la préparation des chèques, le traitement des demandes de remboursement de dépenses, la gestion de la petite caisse, les dépôts bancaires et la préparation des dossiers comptables mensuels.
- Veiller au bon déroulement des activités dans l'Espace communautaire en collaborant étroitement avec les autres coordonnateurs, les bénévoles et les contractuels :
- Saisir les données relatives aux activités et aux participants dans la base de données opérationnelle à des fins de reddition de comptes;
- Appuyer les coordonnateurs, les bénévoles et les contractuels en offrant une aide sur le terrain lors des activités, au besoin;
- Soutenir les bénévoles et les contractuels dans les tâches administratives liées à leurs responsabilités.
- Effectuer diverses tâches générales de soutien administratif.
- Coordonner les livraisons et les cueillettes.
Autres taches
- Participer à des activités de représentation et de réseautage, au besoin.
- Participer aux réunions d'équipe ainsi qu'à la planification et à la réalisation des événements et initiatives de l'organisme.
- Effectuer toute autre tâche connexe confiée par la gestionnaire de bureau.
EXIGENCES PROFESSIONNELLES
- Détenir une formation équivalente à un diplôme d'études secondaires, complétée par une formation professionnelle (AEC) en administration de bureau ou dans un domaine connexe.
- Une expérience significative en communication et/ou en administration de bureau pourra être considérée en remplacement de la formation académique exigée.
- Posséder d'une (1) à moins de trois (3) années d'expérience pertinente, incluant la période nécessaire à la maîtrise des fonctions.
- Maîtriser les logiciels pertinents, notamment Microsoft Office 365, Airtable et Canva.
- Posséder une bonne connaissance des procédures administratives et de bureau.
- Détenir de l'expérience en gestion de l'information.
- Détenir de l'expérience en comptabilité et en obligations de reddition de comptes.
- Démontrer une excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et en communication.
- Grande autonomie professionnelle et capacité à travailler de façon indépendante ainsi qu'au sein d'une équipe interdisciplinaire.
- Excellentes aptitudes en rédaction et en documentation, avec un grand souci du détail.
- Forte orientation vers le service à la clientèle.
- Flexibilité, capacité d'adaptation et esprit de collaboration.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et en communication.
- Grande autonomie professionnelle et capacité à travailler de façon indépendante ainsi qu'au sein d'une équipe interdisciplinaire.
- Excellentes aptitudes en rédaction et en documentation, avec un grand souci du détail.
- Forte orientation vers le service à la clientèle.
- Flexibilité, capacité d'adaptation et esprit de collaboration.
CONDITIONS D'EMPLOI
- Poste de 20 heures par semaine, réparties du lundi au jeudi ainsi qu'une demi-journée le vendredi.
- Date d'entrée en fonction : 28 juillet 2026.
- Taux horaire : 22,40 $ à 25,20 $.
En vous joignant à notre équipe à titre d'agent(e) administratif(ve), vous aurez l'occasion d'avoir un impact concret au sein de la communauté d'expression anglaise tout en développant des compétences précieuses en administration, en organisation et en leadership.
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ADMINISTRATIVE AGENT
Monteregie East Partnership for the English-speaking Community (MEPEC) is a not-for-profit organization whose mission is to serve the interests of the English-speaking community of the Montérégie-Est. At MEPEC, we’re committed to making a difference in the lives of those around us, whether it’s our employees, members, or the greater community. We believe that our diverse English-speaking community contributes to the Montérégie-Est region as active, vibrant, engaged and thriving members. We therefore work every day in building an inclusive, supportive, collaborative, educational and friendly environment.
MEPEC is currently recruiting a 20 hours per week Administrative Agent to be responsible for providing administrative support to the management team and coordinators. The Administrative Agent ensures the smooth running of the office's day-to-day operations, welcoming members and visitors and ensuring appropriate administrative support, efficient office organization, and exceptional customer service
KEY RESPONSIBILITIES
Administrative Tasks
· Welcome in-person members and visitors and answer telephone calls, determine the purpose of their visit and redirect them to the appropriate person or external resource.
· Manage MEPEC’s shared email boxes (Info and Library), by answering, redirecting messages and emails, and sorting and distributing mail.
· Maintain the inventory, and purchase office and project materials and supplies.
· Carry out various financial tasks such as paying bills, preparing cheques, processing expense claims, managing petty cash, making bank deposits and preparing monthly accounting records.
· Oversee the smooth running of the activities in the Community Space by collaborating closely with the other coordinators, volunteers and contractors:
o Enter activities and participants data in the operational database for reporting purposes;
o Support the other coordinators, volunteers and contractors in providing hands-on help during activities, when necessary;
o Support volunteers and contractors with administrative tasks related to their responsibilities.
· Perform general office support duties
· Coordinate deliveries and pickup
Other Tasks
· Attend outreach and networking events as requested.
· Participate in team meetings and in the development and execution of organizational events or initiatives.
· Any other related task assigned by the Office Manager
PROFESSIONAL REQUIREMENTS
· Theoretical knowledge equivalent to a high school level plus a vocational training program (AEC) in office administration, or related field.
· Great experience in communication and/or office administration is considered in lieu of the required academic diploma.
· From one (1) year to less than three (3) years of previous experience, including the time required to familiarize yourself with the tasks.
· Great experience and proficiency with relevant software (Microsoft Office 365, AirTable and Canva).
· Knowledge of administrative and clerical procedures.
· Experience in information management.
· Experience in accounting cycle and reporting obligations
· Demonstrate excellent English and French language (written and spoken).
KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
· Strong interpersonal and communication skills
· Strong professional autonomy and ability to work independently as well as part of an interdisciplinary team
· Strong writing and documentation skills, with a meticulous approach to detail
· Customer service oriented
· Flexible, adaptable and cooperative
CONDITIONS OF EMPLOYMENT
· This position is based on a 20 hours per week work schedule, during the week Monday to Thursday and half-days on Friday.
· Starting date: July 28th, 2026
· The hourly salary is from $22.40-$25.20.
By joining our team as an Administrative Agent, you will have the opportunity to make a meaningful impact in the English-speaking community while developing valuable skills in, administration, and leadership.
Pay: $22.40-$25.20 per hour
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Flexible schedule
- Mileage reimbursement
- On-site parking
Work Location: In person
