Intake Coordinator, Expedited Case Processing (ECP)
Temporary 8-month Contract, Full-Time
This position is being posted to fill an existing vacancy
Hiring Range: $62,094 - $65,745.90
The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 70,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.
We are seeking an Intake Coordinator to join our Expedited Case Processing Team. Reporting to the Manager, Expedited Case Processing, the incumbent is responsible for the intake and triage of complaints and reports related to professional regulation matters. The role involves gathering and assessing information, identifying key issues, and conducting initial risk assessments to support the timely and effective processing of cases.
The key areas of responsibility are to:
- Review information in accordance with Unit protocols. Identify regulatory issues and risk, and matters for possible informal resolution.
- Follow-up with employers, complainants, the Ministry of Education, Police, Children’s Aid Societies, courts and other parties to obtain necessary information.
- Prepare concise summaries of the initiating documents for the Manager’s review and consideration. Follow next steps as directed by the Manager.
- Draft required correspondence and notifications (e.g. notice of delay letters, notifications to employers). Ensure all personal information included in notifications is redacted as appropriate/required to maintain confidentiality
- Perform case management activities including: closing files, managing receipt of case documents, creating and organizing electronic files, updating the case management system and assisting with preparing reports on trends and emerging issues.
- Keep up-to-date with applicable legislation, trends and practices.
- Other duties as assigned.
Qualifications
- Two-year college program.
- 1 to 3 years’ experience in a regulatory setting.
- Knowledge of the Early Childhood Educators Act, 2007, the Ontario Childcare system, and/or education.
- Flexibility to work well independently and in a team in an environment with changing priorities.
- Written communication skills to prepare detailed and accurate case summaries and documentation (e.g. disclosure, notifications).
- Listening, verbal communication and relationship building skills to communicate with a variety of parties (e.g. courts, Police, complainants, employers) to collect and provide information related to professional regulation matters.
- Resilience, tact and diplomacy to communicate with occasionally irate and frustrated individuals (e.g. members, complainants) on sensitive matters (e.g. complaints, licensing issues) in a respectful and culturally appropriate manner.
- Professional judgment to ensure that information disclosed is appropriate and to maintain neutrality towards all cases/ issues encountered in the role.
- Time management and attention to detail to prepare accurate summaries of case files and ensure that all disclosure/case documentation is completed within required timelines.
The College encourages applications from members of equity deserving groups.
The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.
We have a remote work environment and we offer a competitive compensation package.
Please submit your cover letter and resume on our website by August 10, 2026. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.
French version to follow below.
Coordonnateur(trice) de réception, Traitement accéléré des dossiers
Contrat temporaire de 8 mois, à temps plein
Ce poste est affiché afin de pourvoir un poste vacant existant
Échelle salariale : 62 094 $ - 65 745,90 $
Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 70 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres - et de nos employés - reflète celle des enfants et des familles dont ils ont la charge. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un milieu de travail favorisant l’inclusion et l’appartenance.
Nous sommes à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de réception pour rejoindre notre équipe du traitement accéléré des dossiers. Relevant du chef, Traitement accéléré des dossiers, la personne titulaire du poste est responsable de la réception et du triage des plaintes et des signalements liés aux questions de réglementation professionnelle. À ce titre, elle recueille et évalue l'information, cerne les principaux enjeux et réalise des évaluations initiales des risques afin de favoriser un traitement des dossiers efficace et en temps opportun.
Les principales responsabilités sont les suivantes:
-
Examiner l’information conformément aux protocoles de l’unité. Cerner les enjeux réglementaires et les risques, ainsi que les dossiers pouvant faire l’objet d’une résolution informelle.
- Effectuer des suivis auprès des employeurs, des plaignants, du ministère de l’Éducation, des services de police, des sociétés d’aide à l’enfance, des tribunaux et d’autres parties prenantes afin d’obtenir les renseignements nécessaires.
- Préparer des résumés concis des documents initiaux aux fins d’examen et d’évaluation par le ou la chef(fe). Effectuer les étapes suivantes selon les directives données.
- Rédiger la correspondance et les avis requis (p. ex., lettres d’avis de retard, notifications aux employeurs). S’assurer que tous les renseignements personnels inclus dans les avis sont caviardés de manière appropriée, conformément aux exigences, afin de préserver la confidentialité.
- Effectuer des activités de gestion de dossiers, notamment : clôturer les dossiers, gérer la réception des documents liés aux dossiers, créer et organiser les fichiers électroniques, mettre à jour le système de gestion des dossiers et contribuer à la préparation de rapports sur les tendances et les enjeux émergents.
- Se tenir informé(e) des lois, des tendances et des pratiques applicables.
- Effectuer toute autre tâche connexe assignée.
Qualifications
- Programme d’études collégiales de deux ans.
- D’une à trois années d’expérience dans le secteur de la réglementation professionnelle.
- Connaissance de la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, du système de garde d’enfants de l’Ontario ou du secteur de l’éducation.
- Flexibilité pour bien travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement aux priorités changeantes.
- Aptitudes à la communication écrite pour préparer des résumés de cas et des documents détaillés et exacts (par ex., divulgation, avis). Aptitudes à l'écoute, à la communication orale, et compétences relationnelles pour communiquer avec diverses parties (p. ex., tribunaux, police, plaignants, employeurs) afin de recueillir et fournir des renseignements relatifs aux questions de réglementation professionnelle.
- Résilience, tact et diplomatie pour communiquer avec des personnes parfois en colère ou frustrées (p. ex., membres, plaignants) de manière respectueuse et culturellement appropriée sur des questions délicates (p. ex., plaintes, problèmes de délivrance de permis).
- Jugement professionnel pour s'assurer que l'information divulguée est appropriée et pour respecter la neutralité de tous les dossiers et questions traités dans l'exercice de ses fonctions.
- Gestion du temps et sens du détail pour préparer des résumés précis des dossiers et s'assurer que toute la documentation à l’appui des dossiers est prête dans les délais requis.
L’Ordre encourage les membres des groupes dignes d’équité à présenter leur candidature.
L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.
Nous offrons un environnement de travail à distance et une rémunération compétitive.
Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web,
Cette offre d’emploi demeurera affichée jusqu’à ce que le poste soit pourvu. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature; toutefois, seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.
