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Promotex Productions
Montréal, QC (H2N) | 100% On-site | Full-time, Permanent $57,000 – $68,000 / year · based on experience
Promotex is a full-service branded merchandise company with offices in Montréal, Florida, and Zhejiang, China. Our clients include Air Canada, Lamborghini, the Montreal Canadiens, Cirque du Soleil, Bell Media, Bombardier, and Dell. We manage everything from the first client RFQ through overseas and domestic factory sourcing, sample approval, production handoff, and delivery.
We are hiring an experienced Sourcing Specialist to join our team. This is a senior individual contributor role for someone who can independently manage client files.
About the Role
You are the point of contact between the client and the factory. When a client sends a request for a quote, you take it from brief to vendor pricing to a polished product presentation, and you are the person who communicates with the client throughout to make sure the spec is right before anything goes to production.
You will source from our network of domestic suppliers across Canada and the US, as well as overseas factories, including direct relationships through our Zhejiang, China office. You will build product selection decks to present options to clients, refine briefs based on their feedback, and manage the file from first contact through to a confirmed order, all within a defined order management process.
This is not a creative role. It is a precision role. The person who thrives here gets satisfaction from a complete, accurate file, moves quickly without cutting corners, and treats a missing spec as a problem worth fixing before it becomes someone else's emergency. After a structured onboarding on our systems and workflow, you will be expected to own your files with minimal supervision.
What You'll Do
- Receive and act on client RFQs. Communicate directly with clients by phone and email to gather and refine project requirements: product type, quantities, in-hand dates, branding details, budget, and delivery destination.
- Build structured product spec sheets covering materials, dimensions, quantities, decoration methods, branding details, packaging, and logistics.
- Source product options from our network of domestic suppliers and overseas factories, including our Zhejiang, China sourcing office, identifying the best fit for each client brief based on quality, price, and lead time.
- Send coordinated quote requests to 5–8 approved vendors simultaneously and track all replies: pricing, lead times, MOQs, and tooling charges.
- Build client-facing product presentation decks, curating the best options with specs, images, and pricing, and present them to clients for review and selection.
- Refine presentations based on client feedback, adjusting specs, quantities, or product direction until the client is aligned and ready to move forward.
- Draft client-facing communication that is correct the first time. Order confirmations, recaps, and presentations go out with the client's name, company name, specifications, and pricing, all exactly right. A misspelled client or company name is not acceptable in this role.
- Enter all vendor quote data accurately into our systems so the sales team can compare options and make vendor selections without digging through email.
- Keep each project moving through our defined order management process, flagging blockers early rather than waiting for them to escalate.
- Coordinate with finance on new client credit status and deposit requirements.
- Prepare complete project files for production handoff once pricing, artwork, and approvals are confirmed.
- Maintain organized records of all supplier communication, spec revisions, client correspondence, and approval history in our systems, not in your inbox.
How We Work
We run on a defined process, and we expect the person in this seat to do the same. A few principles that shape the day-to-day:
- The system is the source of truth. Client, vendor, and order communication lives in our ERP, not in a personal inbox. If it is not in the system, it did not happen.
- Under-promise and over-deliver on timing. We build a buffer into every lead time and protect the client's in-hand date. We never quote a raw factory date and hope.
- The original request is the contract. Whatever the client asked for at the start gets re-verified at every step: sample, quote, confirmation, so nothing drifts.
- We are a precision shop, and we use modern tools to stay precise. AI-assisted drafting and proofing are part of how we work; every client-facing message gets a polish pass before it goes out. We expect you to use the tools and still own the final read yourself.
- You are the stage manager. When the order reaches the client, every detail is already in place. Leadership makes decisions on your work; they do not fix clerical errors in it.
You will get a documented workflow and proper onboarding. After that, the expectation is that you own it.
What We're Looking For
- 5+ years in sourcing, purchasing support, sales coordination, import/export operations, or a detail-heavy B2B role with direct client contact. We will consider strong 4-year candidates who can demonstrate clear ownership of independent files and the ability to run a client from RFQ through to a confirmed order without supervision.
- Demonstrated independent ownership of files from RFQ to confirmed order. After onboarding, you will run your files with minimal supervision. You should be able to point to roles where you did exactly that.
- Exceptional written English. This is a core requirement, not a preference. You will draft client-facing presentations, order confirmations, and vendor communications, where a single misspelled client or company name can damage a relationship that took years to build. Your writing must be clean, professional, and accurate without needing a second person to correct it. Candidates will complete a short written exercise as part of the interview process.
- Demonstrated ability to manage multiple active projects simultaneously without losing accuracy.
- Comfortable reading and interpreting technical product information: materials, construction specs, decoration methods, artwork requirements.
- Confident communicating directly with clients in a professional, personable way, both to gather information and to present product options.
- Sound judgment under direction. You can take an instruction, execute it precisely, and flag a problem rather than improvising around it. When a client gives a spec or a deadline, that spec or deadline appears in your work exactly as given.
- Experience communicating with overseas suppliers in writing; familiarity with factory sourcing from Asia is an asset.
- French is an asset in our Montréal office.
- Experience building product or sales presentation decks (PowerPoint or Google Slides).
- Experience with ERP, CRM, or structured order-entry systems.
We want someone who follows a process reliably and flags when the process is not working, not someone who improvises around it. We want someone who, after training, does not need to be retrained on the same thing twice.
You'll Fit Here If You
- Read a spec sheet the way other people read a contract: carefully, looking for what is missing.
- Are comfortable being the point of contact for a client from their first RFQ through to their approved product selection.
- Treat correct spelling of a client's name and company as non-negotiable, every single time.
- Get genuinely bothered when information lives in someone's email rather than in the system.
- Can handle a day where three projects need attention at once and still close each one clean.
- Want to understand why the workflow exists, not just follow it blindly.
- Are comfortable communicating directly with overseas factories in writing and following up without being asked.
- Take pride in a presentation deck that makes the client's decision easy: clear, accurate, and complete.
- Bring a positive, professional, drama-free attitude to a small team.
What We Offer
- $57,000 – $68,000 / year based on experience
- 2 weeks vacation
- 13 paid Quebec statutory holidays
- Weekly company lunch
- Employee merchandise allowance: you will work with premium branded products every day and get access to them
- Direct exposure to major brand accounts across Canada and the US
- A small, stable team where good process is taken seriously, and your work has direct, visible impact on real orders
- Structured onboarding: the workflow is documented, and the team will train you on it properly
To Apply
Send your resume to [email protected] with a short note on your most relevant experience.
- Specifically, describe a role where you managed client communication, sourced products or vendors, and kept multiple active projects moving at once.
- Tell us what your process looked like and give one example of a file you owned end-to-end.
Applications without context will be reviewed after those that include one.
Full-time · Permanent · On-site — Montréal · Client-Facing · Overseas Sourcing · Import · B2B
Promotex Productions is an equal opportunity employer. We comply with CNESST and Quebec employment standards.
**FRANCAIS**
Spécialiste en approvisionnement et projets (soutien aux ventes)Promotex Productions
Montréal, QC (H2N) | 100 % en présentiel | Temps plein, permanent | 57 000 $ – 68 000 $ par année, selon l'expérience
Promotex est une entreprise de marchandise promotionnelle à service complet, avec des bureaux à Montréal, en Floride et à Zhejiang, en Chine. Nos clients incluent Air Canada, Lamborghini, les Canadiens de Montréal, le Cirque du Soleil, Bell Media, Bombardier et Dell. Nous gérons l'ensemble du processus, de la première demande de soumission du client jusqu'à la livraison, en passant par l'approvisionnement auprès d'usines outre-mer et nationales, l'approbation des échantillons et le transfert à la production.
Nous embauchons un(e) spécialiste en approvisionnement expérimenté(e) pour se joindre à notre équipe. Il s'agit d'un poste senior à contribution individuelle pour une personne capable de gérer des dossiers clients de manière autonome.
À propos du poste
Vous êtes le point de contact entre le client et l'usine. Lorsqu'un client envoie une demande de soumission, vous prenez le dossier en main, du brief à la tarification fournisseur, jusqu'à une présentation produit soignée. Vous êtes la personne qui communique avec le client tout au long du processus pour vous assurer que les spécifications sont exactes avant que quoi que ce soit n'aille en production.
Vous vous approvisionnerez auprès de notre réseau de fournisseurs canadiens et américains, ainsi que d'usines outre-mer, y compris des relations directes par l'entremise de notre bureau de Zhejiang, en Chine. Vous construirez des présentations de sélection de produits, raffinerez les briefs en fonction des retours clients, et gérerez le dossier du premier contact jusqu'à la commande confirmée, selon un processus de gestion de commande défini.
Ce n'est pas un poste créatif. C'est un poste de précision. La personne qui s'épanouira ici tire satisfaction d'un dossier complet et exact, avance rapidement sans couper les coins, et traite une spécification manquante comme un problème à régler avant qu'il ne devienne l'urgence de quelqu'un d'autre. Après une intégration structurée à nos systèmes et flux de travail, vous serez attendu(e) à gérer vos dossiers avec une supervision minimale.
Ce que vous ferez
Recevoir et traiter les demandes de soumission des clients. Communiquer directement avec les clients par téléphone et courriel pour recueillir et préciser les exigences du projet : type de produit, quantités, dates de livraison, détails de personnalisation, budget et destination.
Construire des fiches techniques structurées couvrant matériaux, dimensions, quantités, méthodes de décoration, détails de personnalisation, emballage et logistique.
Sourcer des options de produits auprès de notre réseau de fournisseurs nationaux et d'usines outre-mer, y compris notre bureau de sourcing de Zhejiang, en Chine, en identifiant la meilleure correspondance pour chaque brief client selon la qualité, le prix et les délais.
Envoyer des demandes de soumission coordonnées à 5–8 fournisseurs approuvés simultanément et suivre toutes les réponses : prix, délais, quantités minimales, frais d'outillage.
Construire des présentations produits destinées aux clients, en sélectionnant les meilleures options avec spécifications, images et prix, et les présenter aux clients pour révision et sélection.
Raffiner les présentations selon les retours clients, en ajustant les spécifications, quantités ou orientations produit jusqu'à ce que le client soit aligné et prêt à passer à l'étape suivante.
Saisir toutes les données de soumission fournisseur avec exactitude dans nos systèmes pour que l'équipe des ventes puisse comparer les options sans avoir à fouiller dans les courriels.
Faire avancer chaque projet à travers notre processus de gestion de commande défini, en signalant les blocages tôt plutôt que d'attendre qu'ils s'aggravent.
Coordonner avec les finances pour le statut de crédit des nouveaux clients et les exigences de dépôt.
Préparer des dossiers de projet complets pour le transfert à la production une fois que les prix, les artworks et les approbations sont confirmés.
Maintenir des registres organisés de toute communication fournisseur, révisions de spécifications, correspondance client et historique d'approbations, dans nos systèmes, pas dans votre boîte de réception.
Comment nous travaillons
Nous fonctionnons selon un processus défini, et nous attendons de la personne dans ce poste qu'elle en fasse autant. Quelques principes qui guident le quotidien :
Le système est la source de vérité. Les communications client, fournisseur et de commande vivent dans notre ERP, pas dans une boîte de réception personnelle. Si ce n'est pas dans le système, ça n'a pas eu lieu.
Sous-promettre et sur-livrer sur les délais. Nous construisons une marge dans chaque délai et nous protégeons la date de livraison du client. Nous ne quotons jamais un délai d'usine brut en espérant que ça passe.
La demande initiale est le contrat. Ce que le client a demandé au départ est revérifié à chaque étape : échantillon, soumission, confirmation, pour que rien ne dérive.
Nous sommes une boutique de précision et nous utilisons des outils modernes pour le rester. La rédaction et la relecture assistées par IA font partie de notre façon de travailler ; chaque message destiné au client reçoit une passe de polissage avant l'envoi. Nous nous attendons à ce que vous utilisiez les outils tout en assumant la lecture finale.
Vous êtes le régisseur de la scène. Quand la commande atteint le client, chaque détail est déjà en place. La direction prend les décisions sur votre travail ; elle ne corrige pas vos erreurs cléricales.
Vous recevrez un flux de travail documenté et une intégration appropriée. Après cela, l'attente est que vous en assumiez la pleine responsabilité.
Ce que nous recherchons
5+ années d'expérience en approvisionnement, soutien aux achats, coordination des ventes, opérations import/export, ou un rôle B2B axé sur le détail avec contact client direct. Nous considérerons les candidat(e)s forts à 4 ans qui peuvent démontrer une prise en charge claire et autonome de dossiers, de la demande de soumission jusqu'à la commande confirmée, sans supervision.
Anglais écrit exceptionnel. C'est une exigence centrale, pas une préférence. Vous rédigerez des présentations clients, des confirmations de commande et des communications fournisseurs où un seul nom de client ou d'entreprise mal orthographié peut endommager une relation qui a pris des années à construire. Votre écriture doit être propre, professionnelle et exacte, sans qu'une seconde personne ait à la corriger. Les candidat(e)s compléteront un court exercice écrit dans le cadre du processus d'entrevue.
Capacité démontrée à gérer plusieurs projets actifs simultanément sans perte d'exactitude.
À l'aise pour lire et interpréter des informations techniques de produit : matériaux, spécifications de construction, méthodes de décoration, exigences d'artwork.
Confiant(e) pour communiquer directement avec les clients de manière professionnelle et personnelle, à la fois pour recueillir des informations et pour présenter des options.
Bon jugement sous direction. Vous prenez une instruction, l'exécutez avec précision, et vous signalez un problème plutôt que d'improviser autour. Quand un client donne une spécification ou une date, cette spécification ou cette date apparaît dans votre travail exactement comme donnée.
Expérience en communication écrite avec des fournisseurs outre-mer ; familiarité avec le sourcing en Asie est un atout.
Le français est un atout dans notre bureau de Montréal.
Expérience en construction de présentations produits ou ventes (PowerPoint ou Google Slides).
Expérience avec ERP, CRM ou systèmes structurés de gestion de commandes.
Nous voulons quelqu'un qui suit un processus de manière fiable et qui signale quand le processus ne fonctionne pas, pas quelqu'un qui improvise autour. Nous voulons quelqu'un qui, après formation, n'a pas besoin d'être reformé sur la même chose deux fois.
Vous vous épanouirez ici si vous
Lisez une fiche technique comme d'autres lisent un contrat : avec attention, en cherchant ce qui manque.
Êtes à l'aise d'être le point de contact d'un client depuis sa première demande de soumission jusqu'à la sélection produit approuvée.
Traitez la bonne orthographe du nom du client et de l'entreprise comme non négociable, à chaque fois.
Êtes sincèrement dérangé(e) quand l'information vit dans le courriel de quelqu'un plutôt que dans le système.
Pouvez gérer une journée où trois projets nécessitent de l'attention en même temps et toujours clôturer chacun proprement.
Voulez comprendre pourquoi le flux de travail existe, pas seulement le suivre aveuglément.
Êtes à l'aise de communiquer directement avec des usines outre-mer à l'écrit et de faire des suivis sans qu'on vous le demande.
Êtes fier(e) d'une présentation qui rend la décision du client facile : claire, exacte et complète.
Apportez une attitude positive, professionnelle et sans drame à une petite équipe.
Ce que nous offrons
57 000 $ – 68 000 $ par année selon l'expérience
2 semaines de vacances
13 jours fériés statutaires du Québec
Dîner d'équipe hebdomadaire
Allocation de marchandise pour employés : vous travaillerez avec des produits promotionnels haut de gamme tous les jours et y aurez accès
Exposition directe à des comptes de marques majeures à travers le Canada et les États-Unis
Une petite équipe stable où le bon processus est pris au sérieux, et où votre travail a un impact direct et visible sur de vraies commandes
Intégration structurée : le flux de travail est documenté, et l'équipe vous formera correctement
Pour postuler
Envoyez votre CV à [email protected] avec une courte note sur votre expérience la plus pertinente.
Décrivez spécifiquement un poste où vous avez géré la communication client, sourcé des produits ou des fournisseurs, et fait avancer plusieurs projets actifs en même temps.
Dites-nous à quoi ressemblait votre processus et donnez un exemple d'un dossier que vous avez géré de bout en bout.
Les candidatures sans contexte seront examinées après celles qui en incluent un.
Temps plein · Permanent · En présentiel — Montréal · Contact client · Sourcing outre-mer · Import · B2B
Promotex Productions est un employeur qui souscrit au principe d'égalité des chances. Nous nous conformons à la CNESST et aux normes du travail du Québec.
Pay: $57,000.00-$68,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- On-site parking
Application question(s):
- Briefly describe one client file you owned end-to-end, from initial RFQ through to confirmed order. In two or three sentences, tell us what the client wanted, how you sourced it, and how you closed it.
- Are you able to reliably commute to our office at 9500 Rue Meilleur, Montréal QC H2N 2B7 for a 100% on-site role, Monday through Friday?
Experience:
- B2B sourcing, coordination, client-facing order management: 5 years (required)
Language:
- Fluent, Professional English (required)
Work Location: In person
