Villa Maria est une école privée d’enseignement secondaire mixte francophone et anglophone qui accueille plus de 1 600 élèves. Dans un monde en constante évolution, notre école prône un accompagnement personnalisé, jumelé à un environnement stimulant. Les élèves des deux langues d’enseignement jouissent d’une cohabitation bilingue et harmonieuse. En choisissant d’intégrer la technologie au service de l’enseignement, nous développons pour nos élèves une pédagogie innovante, efficace et humaine.
Notre mission
Nous accompagnons nos élèves dans le développement et la réalisation de leur plein potentiel, afin qu’ils deviennent des citoyens responsables du monde aptes à relever les défis du marché du travail de demain.
L’opportunité
Faites partie d’une équipe qui évolue et collabore dans un environnement bilingue et innovateur où l’humain reste au centre de nos préoccupations et où les efforts de chacun sont mis en commun afin de créer un lieu d’apprentissage de qualité pour notre communauté d’élèves. Faire carrière à Villa Maria, c’est travailler dans une école de renom, qui accorde une grande importance à la diversité, à l’inclusion et à la réalisation de soi
Description des tâches principales
Sous la supervision de la Conseillère principale en ressources humaines, le titulaire du poste assure le soutien technique et administratif aux activités quotidiennes du Service des ressources humaines. Il contribue à l’application rigoureuse des processus RH, au maintien des dossiers employés et au bon fonctionnement des opérations, dans un environnement scolaire syndiqué.
Responsabilités principales
Administration des dossiers employés
- Créer, tenir à jour et fermer les dossiers employés (enseignants et non enseignants).
- Produire les confirmations d’emploi, attestations et documents administratifs.
- Assurer la conformité et l’intégrité des données RH.
- Gérer les banques de congés, absences, vacances et suivis administratif.
Soutien à la dotation et à l’accueil
- Publier les affichages de postes et assurer la gestion des candidatures.
- Effectuer la présélection administrative et la coordination des entrevues.
- Assurer l’accueil administratif et l’intégration du nouveau personnel.
Soutien à la paie et aux avantages sociaux
- Préparer et vérifier les données nécessaires à la paie.
- Effectuer les suivis auprès des assurances collectives et régimes de retraite.
- Collaborer étroitement avec le service de la paie et la conseillère RH.
Application des conventions collectives
- Appliquer les dispositions administratives des conventions collectives.
- Calculer la reconnaissance de scolarité et d’expérience à l’embauche.
- Effectuer les avancements d’échelons et autres mouvements administratifs.
- Respecter les échéanciers et obligations contractuelles.
Soutien administrative et amélioration continue
- Produire des rapports et tableaux de suivi RH.
- Participer à l’amélioration des outils et procédures RH.
- Assurer un service courtois et rigoureux auprès des employés.
- Effectuer toute autre tâche connexe liée aux opérations RH.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
- DEC en techniques administratives, ressources humaines ou formation équivalente.
- Minimum de 2 à 4 ans d’expérience dans un rôle RH ou administratif.
- Expérience en milieu syndiqué ou scolaire (atout important).
- Bonne connaissance des conventions collectives et des normes du travail.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel requis).
Compétences comportementales
- Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.
- Grande discrétion et respect de la confidentialité.
- Autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Sens du service à la clientèle interne.
- Esprit d’équipe et collaboration étroite avec la conseillère RH.
Langues
Français obligatoire; bilinguisme français/anglais est un atout important.
DATE D’ENTRÉE EN FONCTION
POURQUOI NOUS CHOISIR COMME EMPLOYEUR ?
- Régime d’assurances collectives adapté aux besoins des employés
- Régime de retraite RREGOP
- Programme d’aide aux employés
- Ambiance de travail humaine et chaleureuse
- Possibilité de collaborer avec une équipe multidisciplinaire dans divers comités
- Site extérieur historique et enchanteur
- À proximité d’une station de métro
- Stationnement gratuit
- Programme d’insertion professionnelle
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Reporting to the Senior Human Resources Advisor, the incumbent provides technical and administrative support to the day-to-day operations of the Human Resources Department. They contribute to the rigorous application of HR processes, the maintenance of employee records, and the smooth functioning of operations within a unionized school environment.
Key Responsibilities
Employee Records Administration
- Create, maintain, and close employee files (teaching and non-teaching staff).
- Prepare employment confirmations, attestations, and administrative documents.
- Ensure the accuracy and integrity of HR data.
- Manage leave banks, absences, vacation, and administrative follow-ups.
Recruitment and Onboarding Support
- Post job openings and manage candidate applications.
- Conduct administrative pre-screening and coordinate interviews.
- Support the administrative onboarding and integration of new employees.
Payroll and Benefits Support
- Prepare and verify data required for payroll.
- Follow up with group insurance and pension plans.
- Collaborate with the Payroll Department and the Human Resources Advisor.
Collective Agreement Administration
- Apply the administrative provisions of collective agreements.
- Calculate recognition of education and experience upon hiring.
- Process salary scale step progression and other administrative changes.
- Ensure compliance with deadlines and contractual obligations.
Administrative Support and Continuous Improvement
- Produce HR reports and tracking tables.
- Contribute to the improvement of HR tools and procedures.
- Provide courteous and thorough service to employees.
- Perform any other related duties associated with HR operations.
Qualifications and Key Competencies
Qualifications
- College diploma in administrative techniques, human resources, or equivalent training.
- Minimum of 2 to 4 years of experience in an HR or administrative role.
- Experience in a unionized or school environment (strong asset).
- Good knowledge of collective agreements and labour standards.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel required).
Behavioural Competencies
- Thoroughness, organizational skills, and attention to detail.
- Strong discretion and respect for confidentiality.
- Autonomy and ability to manage multiple files simultaneously.
- Strong sense of internal client service.
- Team spirit and close collaboration with the Human Resources Advisor.
Language Requirements
- French required; bilingualism in French and English is a strong asset
Start date:
WHY CHOOSE US AS AN EMPLOYER?
- Group insurance plan adapted to employee needs
- Pension plan (RREGOP)
- Employee Assistance Program
- Friendly and welcoming work environment
- Opportunity to collaborate with a multidisciplinary team on various committees
- Historic and enchanting outdoor site
- Close to a metro station
- Free parking
- Professional integration program
Type d'emploi : Temps plein
Lieu du poste : En présentiel
