Gestionnaire de bureau et coordination exécutive / Office Manager & Executive Coordinator
Lieu / Location: St Laurent, Québec — poste en présentiel / in-office position
Type de poste / Job Type: Permanent, temps plein / Permanent, full-time
Relève de / Reports to: Vice-président et directeur général / Vice-President & General Manager
À propos du poste
PinAcle recherche une personne organisée, proactive et fiable pour assurer le bon fonctionnement quotidien de son bureau de Montréal. Cette personne offrira également un soutien exécutif au vice-président et directeur général ainsi qu’aux autres membres de la direction, au besoin.
Il s’agit d’un poste concret et diversifié pour une personne qui aime résoudre des problèmes, prendre des initiatives et mener ses dossiers à terme. Une journée pourrait être consacrée à l’organisation d’un événement d’entreprise, et la suivante à la coordination de travaux dans l’immeuble, à la préparation de documents pour la SAAQ ou à la création d’une présentation pour la direction.
Si vous aimez garder les choses bien organisées et vous assurer que rien n’est oublié, nous aimerions vous rencontrer.
Vos responsabilitésSoutien exécutif et administratif
- Soutenir le vice-président et directeur général ainsi que les autres gestionnaires, au besoin.
- Coordonner les agendas, les réunions, les déplacements, les présentations, les rapports et la correspondance.
- Préparer des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des communications professionnelles.
- Traiter les renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme.
Gestion du bureau et des installations
- Superviser les activités administratives quotidiennes du bureau de Montréal.
- Coordonner l’entretien, les réparations, les rénovations, les entrepreneurs et les fournisseurs de services.
- Gérer les fournitures, l’équipement, les fournisseurs et les bons de commande connexes.
- Coordonner les projets liés au bureau et en assurer le suivi jusqu’à leur réalisation.
Administration de la flotte et conformité
- Tenir à jour les dossiers relatifs aux véhicules de l’entreprise.
- Coordonner les immatriculations, les renouvellements, les transferts, les inspections et la documentation auprès de la SAAQ.
- Obtenir et vérifier les dossiers de conduite des employés autorisés à conduire des véhicules de l’entreprise.
- Gérer les exigences de l’OQLF ainsi que les communications gouvernementales et réglementaires.
- Veiller à ce que les dossiers administratifs et de conformité soient exacts et à jour.
Administration financière et générale
- Traiter les factures, les comptes de dépenses et les conciliations de cartes de crédit d’entreprise.
- Gérer la petite caisse, les bons de commande et les dossiers administratifs.
- Soutenir certaines tâches de comptabilité et d’administration générale.
Coordination des employés et des événements
- Organiser les réunions, repas, BBQ, activités pour les employés et autres événements d’entreprise.
- Coordonner les entrevues, l’accueil des nouveaux employés, les formations et les séminaires.
- Réserver les salles, le service de traiteur, les déplacements et l’hébergement.
Réception et coordination du bureau
- Assurer la réception lorsque nécessaire.
- Aider à coordonner le travail de la réceptionniste et de l’adjointe administrative afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.
- Agir comme principale personne-ressource pour les questions administratives liées au bureau.
Santé et sécurité
- Participer au comité de santé et de sécurité.
- Tenir à jour la documentation et les dossiers administratifs liés à la santé, à la sécurité et à la conformité.
Autres responsabilités
- Effectuer occasionnellement des déplacements professionnels, notamment à la banque ou pour des achats de bureau.
- Coordonner des projets spéciaux et diverses initiatives administratives.
- Prendre en charge les dossiers du début à la fin avec un minimum de supervision.
- Effectuer toute autre tâche connexe.
Profil recherché
- Bilinguisme requis : excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit. L’anglais est nécessaire pour communiquer avec des employés, des gestionnaires et des fournisseurs situés ailleurs au Canada et pour préparer de la documentation dans les deux langues.
- Au moins cinq ans d’expérience comme gestionnaire de bureau, coordonnateur ou coordonnatrice exécutive, adjoint ou adjointe de direction, ou dans un poste similaire.
- Excellentes compétences en organisation, en planification et en gestion du temps.
- Maîtrise avancée de Microsoft Outlook, Excel, Word et PowerPoint.
- Bon jugement et excellentes aptitudes en résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de façon autonome et à gérer des priorités changeantes.
- Grand souci du détail et excellent sens du suivi.
- Expérience dans la coordination de fournisseurs, d’entrepreneurs et de prestataires de services.
- Permis de conduire valide.
La personne que nous recherchons
Vous êtes une personne proactive, débrouillarde et fiable. Vous remarquez ce qui doit être fait, prenez les choses en main et assurez un suivi jusqu’à ce que le travail soit terminé. Vous savez gérer plusieurs priorités et aimez contribuer au succès des autres en veillant à ce que le bureau demeure organisé, professionnel et efficace.
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About the Role
PinAcle is looking for a highly organized, proactive, and dependable individual to oversee the daily administrative operations of our Montréal office. This role also provides executive support to the Vice-President & General Manager and assistance to other members of the leadership team as needed.
This is a hands-on and varied role for someone who enjoys solving problems, taking initiative, and following through. You could be organizing a company event one day, coordinating a building repair the next, and then preparing SAAQ documentation or an executive presentation.
If you take pride in keeping things organized and making sure nothing falls through the cracks, we would like to hear from you.
What You’ll DoExecutive and Administrative Support
- Support the Vice-President & General Manager and other senior managers as required.
- Coordinate calendars, meetings, travel, presentations, reports, and correspondence.
- Prepare professional documents, spreadsheets, presentations, and communications.
- Handle confidential information with discretion and professionalism.
Office and Facilities Management
- Oversee the daily administrative operations of the Montréal office.
- Coordinate maintenance, repairs, renovations, contractors, and service providers.
- Manage office supplies, equipment, vendors, and related purchase orders.
- Coordinate office projects and follow through to ensure they are properly completed.
Fleet and Compliance Administration
- Maintain accurate records for company vehicles.
- Coordinate SAAQ registrations, renewals, transfers, inspections, and documentation.
- Obtain and review driver abstracts for employees authorized to operate company vehicles.
- Manage OQLF requirements and other government or regulatory correspondence.
- Keep administrative and compliance records accurate and up to date.
Financial and Office Administration
- Process invoices, expense reports, and corporate credit card reconciliations.
- Manage petty cash, purchase orders, and administrative records.
- Assist with general accounting and office administration.
Employee and Event Coordination
- Organize meetings, lunches, BBQs, employee events, and other company functions.
- Coordinate interviews, onboarding logistics, training sessions, and seminars.
- Arrange meeting rooms, catering, travel, and accommodations.
Reception and Office Coordination
- Provide reception coverage when required.
- Help coordinate the Receptionist and Administrative Assistant to support smooth office operations.
- Act as the main point of contact for office-related administrative matters.
Health and Safety
- Participate on the Joint Health and Safety Committee.
- Maintain health and safety documentation and administrative compliance records.
Additional Responsibilities
- Run occasional business-related errands, including banking and office purchases.
- Coordinate special projects and administrative initiatives.
- Take ownership of assignments from start to finish with minimal supervision.
- Perform other related duties as required.
What You Bring
- Fluency in both French and English, written and spoken, is required. English is necessary to communicate with employees, managers, and vendors located elsewhere in Canada and to prepare documentation in both languages.
- At least five years of experience as an Office Manager, Executive Coordinator, Executive Assistant, or in a similar role.
- Excellent organizational, planning, and time-management skills.
- Advanced proficiency in Microsoft Outlook, Excel, Word, and PowerPoint.
- Strong judgment and problem-solving skills.
- The ability to work independently and manage changing priorities.
- Excellent attention to detail and follow-through.
- Experience coordinating vendors, contractors, and service providers.
- A valid driver’s licence.
The Person We’re Looking For
You are proactive, resourceful, and dependable. You notice what needs attention, take ownership, and follow through until the work is completed. You are comfortable managing multiple priorities and helping others succeed by keeping the office organized, professional, and running smoothly.
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: From $65,000.00 per year
Benefits:
- Extended health care
- On-site parking
- Paid time off
Application question(s):
- Êtes-vous légalement autorisé(e) à travailler au Canada maintenant et dans le futur sans nécessiter de parrainage de l’employeur ? | Are you legally authorized to work in Canada now and in the future without requiring employer sponsorship?
- Quelles sont vos attentes salariales ? | What is your salary expectation?
Experience:
- Administrative: 2 years (required)
- Office management: 2 years (required)
Language:
- French (required)
- English (required)
Licence/Certification:
- Class 5 Licence (required)
Work Location: In person
