Sommaire des responsabilités
Nous recherchons une personne proactive et minutieuse pour gérer les soumissions, les réservations, les communications avec la clientèle et la saisie de données dans plusieurs systèmes au sein d’une entreprise d’inspection de maisons très active. Ce poste en après-midi est axé sur le service à la clientèle, le soutien à la planification et le suivi opérationnel. La personne relèvera du coordonnateur des opérations.
Pourquoi rejoindre Services d'inspection de maison Mose
Chez Services d'inspection de maison Mose, chaque demande client devient une inspection réalisée avec harmonie. Comme coordonnateur central, vous orchestrez les horaires, assurez des confirmations claires, gérez les changements de dernière minute avec calme et améliorez les opérations au quotidien — tout en contribuant à d’autres volets de l’entreprise, tels que le marketing (messages, publications, suivis) et les technologies utilisées (Google Workspace, LOCUS/CRM, Enzo/Horizon/Axiome3, Square). Ici, vous aidez nos inspecteurs à se concentrer sur l’essentiel et maintenez toute l’équipe en mouvement.
Responsabilités spécifiques
1. Service à la clientèle & réservations
- Répondre aux appels et courriels entrants; qualifier les besoins; fournir des soumissions et réserver les inspections
- Envoyer les ententes de service; obtenir les signatures; émettre les bons de travail aux inspecteurs
- Appuyer le coordonnateur des opérations dans les mises à jour d’horaire et les suivis quotidiens auprès des clients
2. Saisie multi-systèmes & coordination
- Saisir et mettre à jour les informations clients et inspections dans le CRM, Google Agenda, Square et les plateformes de rapports
- S’assurer que les réservations sont correctement répliquées dans tous les systèmes : Soumissions → Agenda → CRM/Rapports → Paiements
- Maintenir des notes et statuts précis afin que le coordonnateur des opérations ait une visibilité claire sur les dossiers actifs
3. Paiements & documentation
- Créer les transactions et reçus dans Square; suivre les espèces/chèques non déposés et signaler les suivis requis
- Préparer de courts suivis ou sommaires de fin de journée lorsque requis
- Signaler les anomalies, informations manquantes, enjeux de paiement ou cas particuliers au coordonnateur des opérations
4. Suivis avec les inspecteurs & les clients
- Coordonner la disponibilité et les confirmations des inspecteurs sous la supervision du coordonnateur des opérations
- Communiquer rapidement les changements d’horaire aux clients et aux inspecteurs
- Envoyer les courriels de courtoisie/satisfaction après inspection, incluant le lien Google Reviews lorsque pertinent
5. Qualité & exceptions
- Suivre les cas particuliers tels que les clients à distance, la facturation manuelle, les ajouts ou les documents incomplets
- Escalader rapidement et clairement les exceptions au coordonnateur des opérations
Exigences
- 3+ années en service à la clientèle ou administration; expérience en planification ou dans un milieu avec équipes sur la route : un atout
- Bilingue français/anglais, oral et écrit; entregent professionnel et empathique au téléphone
- À l’aise avec plusieurs outils, notamment Google Workspace/Agenda, Square, systèmes CRM et processus de base liés à QuickBooks
- Grand sens du détail, excellent suivi et capacité à gérer plusieurs priorités dans un contexte dynamique
- Discrétion et fiabilité dans la gestion des données clients, des paiements et des informations confidentielles
Compétences recherchées
- Autonomie et professionnalisme.
- Aisance relationnelle (orientation client)
- Capacité à gérer des situations problématiques (gestion de conflits)
Atouts
- Expérience en inspection de maisons, immobilier, métiers spécialisés ou coordination de techniciens sur la route
Pour postuler
Veuillez envoyer votre CV et un bref message sur votre expérience en planification/service à la clientèle à : Lionel Nzita — [email protected]
Au plaisir de vous lire !
Note 1 : L’emploi du masculin a pour seul but d’alléger le texte.
Summary of Responsibilities (2)
We are looking for a proactive, detail-oriented Customer Service Representative to handle quotes, bookings, client communications, and multi-system data entry for a busy home inspection firm. This afternoon role is focused on client service, scheduling support, and operational follow-through. The position reports to the Operations Coordinator.
Why Join Mose Home Inspection Services
At Mose Home Inspection Services, every client request becomes a completed inspection in harmony. As thecentral coordinator, you orchestrate schedules, ensure clear confirmations, handle last-minute changes calmly, and improve operations day-to-day—while also contributing to other parts of the business, such as marketing (messages, posts, follow-ups) and the technologies we use (Google Workspace, CRM,Enzo/Horizon/Axiome3, Square). Here, you help our inspectors focus on what matters and keep the whole team moving forward.
Specific Responsibilities
1. Frontline Client Service & Booking
- Answer inbound calls and emails; qualify client needs; provide quotes and book inspections
- Send service agreements; obtain signatures; issue work orders to inspectors
- Support the Operations Coordinator with scheduling updates and day-to-day client follow-ups
2. Multi-System Entry & Coordination
- Enter and update client and inspection information across CRM, Google Calendar, Square, and report platforms
- Ensure bookings are mirrored correctly across systems: Quotes → Calendar → CRM/Reports → Payments
- Maintain accurate notes and statuses so the Operations Coordinator has clear visibility on active files
3. Payments & Documentation
- Create Square transactions and receipts; track undeposited cash/cheques and flag follow-ups
- Prepare simple end-of-day notes or summaries when required
- Flag anomalies, missing information, payment issues, or special cases to the Operations Coordinator
4. Inspector & Client Follow-ups
- Coordinate inspector availability and confirmations under the supervision of the Operations Coordinator
- Communicate schedule changes promptly to clients and inspectors
- Send post-inspection courtesy/satisfaction emails, including Google Reviews links when applicable
5. Quality & Exceptions
- Track special cases such as remote clients, manual billing, add-ons, or incomplete documentation
- Escalate exceptions quickly and clearly to the Operations Coordinator
Requirements
- 3+ years in customer service or administration; scheduling or field-service experience is an asset
- Bilingual French/English, spoken and written; professional, empathetic phone manner
- Comfortable working across multiple tools, including Google Workspace/Calendar, Square, CRM systems, and basic QuickBooks-related processes
- High attention to detail, strong follow-through, and ability to manage priorities in a fast-moving context
- Discretion and reliability when handling client data, payments, and confidential information
Desired Competencies
- Autonomous and professional,
- Interpersonal skills (customer focus)
- Ability to manage problematic situations (conflict management)
Nice to Have
- Experience in home inspection, real estate, trades, or coordinating field technicians
To Apply
Please email your résumé and a brief note about your scheduling/client-service experience to: Lionel Nzita — [email protected]
We look forward to hearing from you!
Note 2: The masculine form is used solely to simplify the text.
Avantages :
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : Télétravail hybride à Saint-Laurent, QC H4S 2A4
